Tidak ada instruksi universal yang aman untuk menyimpan setiap dokumen pajak selama tepat tiga atau tujuh tahun. IRS menyatakan bahwa periode tersebut bergantung pada tindakan, pengeluaran, atau peristiwa yang dicatat oleh dokumen tersebut. Properti, pajak tenaga kerja, laporan yang belum diajukan, penipuan, utang tak tertagih, dan pendapatan yang diabaikan dapat mengubah periode tersebut.
Artikel ini merangkum panduan federal AS yang ditinjau pada Juli 2026. Aturan negara bagian, lokal, asing, kontrak, asuransi, pinjaman, hibah, dan industri mungkin memerlukan retensi yang lebih lama. Simpan laporan pajak yang telah diajukan dan mintalah nasihat mengenai kondisi Anda sebelum menghancurkan catatan.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Periode pembatasan umum IRS | Tiga tahun dalam banyak situasi biasa |
| Catatan yang mungkin memerlukan retensi lebih lama | Catatan akuisisi dan peningkatan properti |
| Dokumen pendukung apa yang harus disimpan | Laporan pajak yang telah diajukan dan jadwal pendukung |
| Buat proses retensi yang dapat dipertanggungjawabkan | Jadwal retensi berdasarkan jenis catatan |
Periode pembatasan umum IRS
Panduan IRS menyatakan bahwa catatan harus disimpan selama tiga tahun jika pengecualian yang tercantum tidak berlaku. Untuk klaim kredit atau pengembalian dana yang diajukan setelah pelaporan, periode tersebut dapat menjadi tiga tahun sejak pengajuan awal atau dua tahun sejak pembayaran, mana yang lebih lama.
Aturan ini menyebutkan tujuh tahun untuk klaim yang melibatkan sekuritas yang tidak bernilai atau pengurangan utang tak tertagih, enam tahun ketika lebih dari 25 persen dari pendapatan kotor diabaikan, dan penyimpanan tanpa batas jika tidak ada laporan pajak yang diajukan atau jika laporan pajak palsu diajukan. Ini adalah periode pembatasan, bukan kebijakan dokumen yang lengkap.
- Tiga tahun dalam banyak situasi biasa
- Dua tahun setelah pembayaran mungkin berlaku untuk klaim pengembalian dana
- Enam atau tujuh tahun untuk pengecualian tertentu
- Selamanya untuk laporan tanpa pengajuan atau laporan palsu
Catatan yang mungkin memerlukan retensi lebih lama
Catatan properti umumnya harus disimpan hingga periode berakhir untuk tahun di mana properti tersebut dialihkan. Catatan tersebut mungkin diperlukan untuk menetapkan basis, penyusutan, amortisasi, pengurasan, keuntungan, atau kerugian. Catatan tersebut dapat mencakup perolehan, perbaikan, penggunaan, dan penjualan.
Catatan pajak tenaga kerja harus disimpan selama setidaknya empat tahun setelah pajak jatuh tempo atau dibayar, mana yang terjadi kemudian, sesuai dengan panduan IRS. Catatan rencana pensiun mungkin mencakup banyak tahun dan harus tetap tersedia selama dapat memengaruhi manfaat atau pemeriksaan.
- Catatan akuisisi dan peningkatan properti
- Bukti depresiasi dan disposisi
- Catatan pajak ketenagakerjaan setidaknya selama empat tahun
- Catatan rencana pensiun dan peserta
Dokumen pendukung apa yang harus disimpan
Simpan dokumen yang mendukung pendapatan, pembelian, pengeluaran, aset, penggajian, pengurangan, dan kredit. IRS mencantumkan invoice, tanda terima, laporan akun, cek yang dibatalkan, atau bukti pembayaran lainnya, informasi setoran, catatan penjualan, dan formulir yang relevan sebagai catatan pendukung yang umum.
Catatan harus menunjukkan siapa yang dibayar, jumlah, bukti pembayaran, tanggal, dan deskripsi yang menetapkan tujuan bisnis. Simpan laporan pajak yang telah diajukan dan kertas kerja yang menghubungkan dokumen sumber dengan jumlah yang dilaporkan. Transaksi bank yang tidak dapat dijelaskan mungkin tidak memberikan bukti yang sama dengan invoice yang terperinci dan catatan tujuan bisnis.
- Laporan pajak yang telah diajukan dan jadwal pendukung
- Invoice, tanda terima, dan bukti pembayaran
- Catatan pendapatan, setoran, dan bank
- Dokumentasi penggajian, aset, dan pengurangan
Buat proses retensi yang dapat dipertanggungjawabkan
Organisasi catatan berdasarkan entitas, tahun pajak, dan kategori. Gunakan nama file yang mudah dibaca dan pertahankan konteks. Lindungi data sensitif dengan kontrol akses, cadangan, dan proses penghancuran yang didokumentasikan. Catatan elektronik harus tetap dapat diakses dalam format yang dapat digunakan meskipun terjadi perubahan perangkat lunak.
Tetapkan tanggal penghancuran hanya setelah memeriksa kebutuhan federal, negara bagian, kontrak, asuransi, kreditor, dan kebutuhan lainnya. Hentikan penghancuran rutin selama audit, sengketa, penyelidikan, laporan yang diubah, atau penahanan profesional. Tinjau kebijakan tersebut setiap tahun karena aturan dan aktivitas bisnis berubah.
- Jadwal retensi berdasarkan jenis catatan
- Penyimpanan kertas dan elektronik yang aman
- Penahanan hukum atau audit yang didokumentasikan
- Penghancuran yang sah dan tercatat
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- IRS: Berapa lama saya harus menyimpan catatan?Menyediakan panduan periode pembatasan federal untuk menyimpan catatan pajak penghasilan, properti, dan pajak ketenagakerjaan.
- IRS: Penyimpanan catatanMenjelaskan bahwa catatan harus disimpan selama diperlukan untuk membuktikan pendapatan atau pengurangan dalam laporan pajak.
- IRS: Catatan apa yang harus saya simpan?Mengidentifikasi jenis dokumen pendukung yang disimpan bisnis untuk tanda terima, pembelian, pengeluaran, dan aset.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang berapa lama Anda harus menyimpan catatan pajak?
Apakah saya harus menyimpan laporan pajak selamanya?
IRS merekomendasikan untuk menyimpan salinan laporan pajak yang telah diajukan karena membantu dalam pelaporan masa depan dan laporan yang diubah. Tanyakan kepada penasihat berapa lama catatan pendukung harus disimpan.
Bisakah saya hanya menyimpan catatan pajak digital?
Catatan elektronik dapat diterima jika memenuhi prinsip dasar yang sama, tetap lengkap dan dapat dibaca, serta tidak ada aturan lain yang mengharuskan dokumen asli.
Kapan saya dapat menghancurkan tanda terima bisnis?
Hanya setelah periode pembatasan pajak yang berlaku dan kebutuhan negara bagian, properti, ketenagakerjaan, kontrak, asuransi, kreditur, atau hukum lainnya yang lebih lama telah berakhir.