Anda ingin mengurangi tumpukan arsip, tetapi satu sumber menyebut tiga tahun dan sumber lain tujuh. Keduanya dapat benar untuk kondisi yang berbeda.
Artikel ini menjelaskan panduan pajak federal AS dari IRS. Wilayah lain, aturan negara bagian dan tujuan selain pajak dapat meminta waktu berbeda.
Periode pembatasan umum IRS
Panduan IRS menyatakan bahwa catatan harus disimpan selama tiga tahun jika pengecualian yang tercantum tidak berlaku. Untuk klaim kredit atau pengembalian dana yang diajukan setelah pelaporan, periode tersebut dapat menjadi tiga tahun sejak pengajuan awal atau dua tahun sejak pembayaran, mana yang lebih lama.
Aturan ini menyebutkan tujuh tahun untuk klaim yang melibatkan sekuritas yang tidak bernilai atau pengurangan utang tak tertagih, enam tahun ketika lebih dari 25 persen dari pendapatan kotor diabaikan, dan penyimpanan tanpa batas jika tidak ada laporan pajak yang diajukan atau jika laporan pajak palsu diajukan. Ini adalah periode pembatasan, bukan kebijakan dokumen yang lengkap.
- Tiga tahun dalam banyak situasi biasa
- Dua tahun setelah pembayaran mungkin berlaku untuk klaim pengembalian dana
- Enam atau tujuh tahun untuk pengecualian tertentu
- Selamanya untuk laporan tanpa pengajuan atau laporan palsu
Catatan yang mungkin memerlukan retensi lebih lama
Catatan properti umumnya harus disimpan hingga periode berakhir untuk tahun di mana properti tersebut dialihkan. Catatan tersebut mungkin diperlukan untuk menetapkan basis, penyusutan, amortisasi, pengurasan, keuntungan, atau kerugian. Catatan tersebut dapat mencakup perolehan, perbaikan, penggunaan, dan penjualan.
Catatan pajak tenaga kerja harus disimpan selama setidaknya empat tahun setelah pajak jatuh tempo atau dibayar, mana yang terjadi kemudian, sesuai dengan panduan IRS. Catatan rencana pensiun mungkin mencakup banyak tahun dan harus tetap tersedia selama dapat memengaruhi manfaat atau pemeriksaan.
- Catatan akuisisi dan peningkatan properti
- Bukti depresiasi dan disposisi
- Catatan pajak ketenagakerjaan setidaknya selama empat tahun
- Catatan rencana pensiun dan peserta
Dokumen pendukung apa yang harus disimpan
Simpan dokumen yang mendukung pendapatan, pembelian, pengeluaran, aset, penggajian, pengurangan, dan kredit. IRS mencantumkan invoice, tanda terima, laporan akun, cek yang dibatalkan, atau bukti pembayaran lainnya, informasi setoran, catatan penjualan, dan formulir yang relevan sebagai catatan pendukung yang umum.
Catatan harus menunjukkan siapa yang dibayar, jumlah, bukti pembayaran, tanggal, dan deskripsi yang menetapkan tujuan bisnis. Simpan laporan pajak yang telah diajukan dan kertas kerja yang menghubungkan dokumen sumber dengan jumlah yang dilaporkan. Transaksi bank yang tidak dapat dijelaskan mungkin tidak memberikan bukti yang sama dengan invoice yang terperinci dan catatan tujuan bisnis.
- Laporan pajak yang telah diajukan dan jadwal pendukung
- Invoice, tanda terima, dan bukti pembayaran
- Catatan pendapatan, setoran, dan bank
- Dokumentasi penggajian, aset, dan pengurangan
Buat proses retensi yang dapat dipertanggungjawabkan
Organisasi catatan berdasarkan entitas, tahun pajak, dan kategori. Gunakan nama file yang mudah dibaca dan pertahankan konteks. Lindungi data sensitif dengan kontrol akses, cadangan, dan proses penghancuran yang didokumentasikan. Catatan elektronik harus tetap dapat diakses dalam format yang dapat digunakan meskipun terjadi perubahan perangkat lunak.
Tetapkan tanggal penghancuran hanya setelah memeriksa kebutuhan federal, negara bagian, kontrak, asuransi, kreditor, dan kebutuhan lainnya. Hentikan penghancuran rutin selama audit, sengketa, penyelidikan, laporan yang diubah, atau penahanan profesional. Tinjau kebijakan tersebut setiap tahun karena aturan dan aktivitas bisnis berubah.
- Jadwal retensi berdasarkan jenis catatan
- Penyimpanan kertas dan elektronik yang aman
- Penahanan hukum atau audit yang didokumentasikan
- Penghancuran yang sah dan tercatat
Kenali laporan atau kejadian yang didukung
Dokumen dapat mendukung penghasilan, potongan, kredit atau dasar aset. Periode tidak selalu dihitung dari tanggal kuitansi; pelaporan, pembayaran serta pelepasan dapat berpengaruh.
Simpan laporan yang sudah diajukan dan periksa keterkaitan dokumen sebelum membuang. Ketentuan laporan diajukan lebih awal juga perlu diperhatikan.
Baca jangka waktu bersama kondisinya
IRS memberikan panduan umum tiga tahun dengan pengecualian. Klaim kredit atau pengembalian memiliki aturan tersendiri, dan keadaan tertentu memerlukan penyimpanan tanpa batas.
Ringkasan berikut tidak mencakup setiap kewajiban. Cocokkan fakta dengan sumber resmi.
| Kondisi menurut IRS | Jangka waktu umum |
|---|---|
| Kasus biasa tanpa pengecualian | 3 tahun |
| Klaim kredit/pengembalian setelah pelaporan | Yang lebih akhir: 3 tahun dari laporan awal atau 2 tahun dari pembayaran |
| Piutang tak tertagih atau sekuritas tak bernilai | 7 tahun |
| Penghasilan tidak dilaporkan melebihi 25% penghasilan bruto dilaporkan | 6 tahun |
| Tidak melapor atau laporan curang | Tanpa batas |
| Pajak ketenagakerjaan | Minimal 4 tahun setelah jatuh tempo atau dibayar, yang lebih akhir |
Aset bisa membutuhkan arsip lebih lama
Catatan pembelian serta perbaikan mendukung dasar, penyusutan dan laba atau rugi pelepasan. IRS umumnya mengaitkan penyimpanan dengan berakhirnya periode pembatasan tahun pelepasan.
Kuitansi peralatan lama dapat masih relevan sekarang. Simpan riwayat aset terhubung, bukan menghapus seluruh folder tahunan otomatis.
Susun supaya dapat ditemukan dan dibaca
Kelompokkan tahun serta tujuan, dengan aset atau urusan berkelanjutan tetap terhubung. Gunakan nama dan referensi transaksi yang bermakna.
Pastikan salinan lengkap, jelas serta dicadangkan. Pemindaian tidak selalu memberi izin membuang asli; periksa kebutuhan dokumennya.
Pertimbangkan kewajiban di luar pajak
Kontrak, asuransi, pemberi pinjaman dan sengketa bisa memerlukan waktu lebih lama. Audit atau banding terbuka perlu diperiksa sebelum pembersihan biasa.
Jika boleh dimusnahkan, tangani informasi sensitif pada kertas, perangkat dan cadangan. Menghapus satu berkas belum tentu menghapus semua salinan.
Cari bukti asli yang dapat dipulihkan
Minta salinan pemasok dan periksa email, pesanan, unduhan platform serta pembayaran. Setiap bukti menjelaskan bagian berbeda.
Nyatakan informasi yang tidak ditemukan. Jangan membuat kuitansi pemasok palsu; cari panduan bukti yang dapat diterima untuk keadaan tersebut.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Apakah saya harus menyimpan laporan pajak selamanya?
IRS merekomendasikan untuk menyimpan salinan laporan pajak yang telah diajukan karena membantu dalam pelaporan masa depan dan laporan yang diubah. Tanyakan kepada penasihat berapa lama catatan pendukung harus disimpan.
Bisakah saya hanya menyimpan catatan pajak digital?
Catatan elektronik dapat diterima jika memenuhi prinsip dasar yang sama, tetap lengkap dan dapat dibaca, serta tidak ada aturan lain yang mengharuskan dokumen asli.
Kapan saya dapat menghancurkan tanda terima bisnis?
Hanya setelah periode pembatasan pajak yang berlaku dan kebutuhan negara bagian, properti, ketenagakerjaan, kontrak, asuransi, kreditur, atau hukum lainnya yang lebih lama telah berakhir.