Seorang desainer membeli lisensi perangkat lunak yang diperlukan, seorang teknisi berkendara ke lokasi kerja sementara, atau seorang karyawan membayar perjalanan yang disetujui. Ketika orang tersebut tidak menerima pembayaran kembali, biaya tersebut disebut tidak digantikan. Deskripsi ini sederhana; menentukan siapa yang mencatatnya dan apakah itu memengaruhi laporan pajak jauh lebih spesifik.
Panduan ini memberikan edukasi umum yang berfokus pada Amerika Serikat, bukan nasihat perpajakan atau hukum. Aturan dapat berubah dan pengecualian bisa sangat sempit. Pisahkan biaya karyawan dari biaya usaha profesional independen, simpan bukti, ikuti proses penggantian, dan konsultasikan dengan profesional pajak yang kompeten mengenai bagaimana aturan federal dan negara bagian yang berlaku saat ini diterapkan pada situasi Anda.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Biaya karyawan dan biaya bisnis berbeda | Identifikasi apakah Anda adalah karyawan atau pekerja mandiri. |
| Ajukan penggantian segera | Gunakan formulir atau sistem biaya yang ditunjuk. |
| Buat catatan pengeluaran lengkap | Nota rinci atau faktur pemasok |
| Ketahuilah kapan nasihat profesional diperlukan | Status campuran antara karyawan dan kontraktor |
Biaya karyawan dan biaya bisnis berbeda
Seorang karyawan membayar biaya saat bekerja untuk pemberi kerja. Seorang profesional independen membayar biaya saat menjalankan usaha atau perdagangan mereka sendiri. Pembelian yang sama dapat diperlakukan berbeda tergantung pada siapa yang menanggungnya, mengapa itu diperlukan, apakah kebijakan penggantian berlaku, dan aturan pajak mana yang mencakup orang tersebut.
IRS menjelaskan bahwa Formulir 2106 digunakan oleh karyawan dalam situasi yang memenuhi syarat untuk mengurangi biaya pekerjaan yang biasa dan perlu. IRS mendefinisikan biaya biasa sebagai hal yang umum dan diterima dalam bidang tersebut, serta biaya perlu sebagai hal yang membantu dan sesuai. Kelayakan tidak ditentukan hanya oleh apakah biaya tersebut terasa terkait pekerjaan.
- Identifikasi apakah Anda adalah karyawan atau pekerja mandiri.
- Catat tujuan bisnis pada saat pembelian.
- Periksa aturan penggantian pemberi kerja sebelum mengasumsikan adanya pengurangan pajak.
- Pisahkan bagian pribadi dan bisnis.
Ajukan penggantian segera
Karyawan harus terlebih dahulu menggunakan proses penggantian tertulis dari pemberi kerja. Ajukan tanda terima, tanggal, jumlah, tujuan bisnis, proyek atau klien, dan persetujuan yang diperlukan. Jika ada tenggat waktu, jangan menunggu hingga akhir tahun. Klaim yang ditolak harus menyimpan penolakan dan korespondensi pendukung.
Pemilik bisnis harus menetapkan kebijakan yang konsisten untuk karyawan dan pemilik. Nyatakan biaya mana yang diizinkan, siapa yang menyetujuinya, bukti apa yang diperlukan, dan seberapa cepat klaim harus diajukan. Konsistensi membuat pembukuan lebih jelas dan mengurangi kemungkinan biaya pribadi tercampur ke dalam catatan bisnis.
- Gunakan formulir atau sistem biaya yang ditunjuk.
- Lampirkan tanda terima rinci dan bukti pembayaran.
- Jelaskan tujuan bisnis dan para peserta.
- Simpan persetujuan atau penolakan bersama catatan.
Buat catatan pengeluaran lengkap
Pernyataan bank atau kartu membuktikan uang telah berpindah, namun mungkin tidak menjelaskan apa yang dibeli atau alasannya. Simpan tanda terima atau invoice yang rinci, bukti pembayaran, tanggal, vendor, jumlah, tujuan bisnis, serta alokasi antara penggunaan bisnis dan pribadi.
Foto tanda terima kertas sebelum memudar dan simpan dalam folder yang diorganisir berdasarkan tahun dan kategori. Gunakan nama file yang stabil daripada membiarkan gambar berada di galeri kamera. Rekonsiliasi catatan dengan rekening bank atau kartu yang relevan secara teratur sehingga dokumen yang hilang ditemukan sementara pembelian masih mudah diingat.
- Nota rinci atau faktur pemasok
- Bukti pembayaran dan tanggal transaksi
- Tujuan bisnis tertulis
- Permintaan penggantian dan hasilnya
Ketahuilah kapan nasihat profesional diperlukan
Minta nasihat jika jumlahnya signifikan, biaya mencakup penggunaan pribadi dan bisnis, pembelian menciptakan aset berumur panjang, pekerjaan melintasi batas negara bagian atau nasional, atau status pekerjaan tidak jelas. Fakta-fakta ini dapat memengaruhi siapa yang melaporkan biaya dan kapan biaya tersebut diakui.
Jangan mengubah invoice untuk menyembunyikan biaya atau membuat bukti setelah fakta. Simpan catatan yang akurat dan berikan dokumen asli kepada profesional pajak. Jejak yang jelas memungkinkan mereka menerapkan aturan yang berlaku saat ini tanpa harus merekonstruksi transaksi dari ingatan.
- Status campuran antara karyawan dan kontraktor
- Biaya kendaraan, kantor rumah, perjalanan, atau pendidikan
- Peralatan atau properti yang digunakan selama beberapa tahun
- Biaya yang diatur oleh lebih dari satu yurisdiksi.
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- IRS: Tentang Formulir 2106, Biaya Bisnis KaryawanMengidentifikasi Formulir 2106 dan kategori terbatas karyawan yang mungkin menggunakannya untuk mengklaim biaya bisnis yang memenuhi syarat.
- IRS: Catatan apa yang harus saya simpan?Daftar catatan bisnis pendukung seperti tanda terima, invoice, cek, dan pernyataan akun yang digunakan untuk membuktikan biaya.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang apa itu biaya bisnis yang tidak dikembalikan?
Apakah setiap biaya pekerjaan yang tidak dikembalikan dapat dikurangkan untuk pajak?
Tidak. Dapat dikurangkan atau tidaknya bergantung pada hukum yang berlaku saat ini, status pekerjaan, jenis biaya, dan fakta individu. Tujuan pekerjaan saja tidak menjamin pengurangan pajak.
Apakah pernyataan kartu kredit cukup sebagai bukti?
Pernyataan tersebut mungkin membuktikan pembayaran, namun sering kali tidak menampilkan item atau tujuan bisnis. Simpan tanda terima atau invoice yang rinci serta catatan yang menjelaskan transaksi tersebut.
Bagaimana jika pemberi kerja menolak penggantian?
Simpan klaim, bukti, kebijakan, dan penolakan. Minta pemberi kerja menjelaskan alasannya, lalu konsultasikan dengan profesional yang kompeten sebelum membuat keputusan pajak apa pun.