Biaya kerja belum diganti: catatan dan langkah berikutnya

Biaya karyawan dan biaya bisnis berbeda

Seorang karyawan membayar biaya saat bekerja untuk pemberi kerja. Seorang profesional independen membayar biaya saat menjalankan usaha atau perdagangan mereka sendiri. Pembelian yang sama dapat diperlakukan berbeda tergantung pada siapa yang menanggungnya, mengapa itu diperlukan, apakah kebijakan penggantian berlaku, dan aturan pajak mana yang mencakup orang tersebut.

IRS menjelaskan bahwa Formulir 2106 digunakan oleh karyawan dalam situasi yang memenuhi syarat untuk mengurangi biaya pekerjaan yang biasa dan perlu. IRS mendefinisikan biaya biasa sebagai hal yang umum dan diterima dalam bidang tersebut, serta biaya perlu sebagai hal yang membantu dan sesuai. Kelayakan tidak ditentukan hanya oleh apakah biaya tersebut terasa terkait pekerjaan.

• Identifikasi apakah Anda adalah karyawan atau pekerja mandiri.
• Catat tujuan bisnis pada saat pembelian.
• Periksa aturan penggantian pemberi kerja sebelum mengasumsikan adanya pengurangan pajak.
• Pisahkan bagian pribadi dan bisnis.

Ajukan penggantian segera

Karyawan harus terlebih dahulu menggunakan proses penggantian tertulis dari pemberi kerja. Ajukan tanda terima, tanggal, jumlah, tujuan bisnis, proyek atau klien, dan persetujuan yang diperlukan. Jika ada tenggat waktu, jangan menunggu hingga akhir tahun. Klaim yang ditolak harus menyimpan penolakan dan korespondensi pendukung.

Pemilik bisnis harus menetapkan kebijakan yang konsisten untuk karyawan dan pemilik. Nyatakan biaya mana yang diizinkan, siapa yang menyetujuinya, bukti apa yang diperlukan, dan seberapa cepat klaim harus diajukan. Konsistensi membuat pembukuan lebih jelas dan mengurangi kemungkinan biaya pribadi tercampur ke dalam catatan bisnis.

• Gunakan formulir atau sistem biaya yang ditunjuk.
• Lampirkan tanda terima rinci dan bukti pembayaran.
• Jelaskan tujuan bisnis dan para peserta.
• Simpan persetujuan atau penolakan bersama catatan.

Buat catatan pengeluaran lengkap

Pernyataan bank atau kartu membuktikan uang telah berpindah, namun mungkin tidak menjelaskan apa yang dibeli atau alasannya. Simpan tanda terima atau invoice yang rinci, bukti pembayaran, tanggal, vendor, jumlah, tujuan bisnis, serta alokasi antara penggunaan bisnis dan pribadi.

Foto tanda terima kertas sebelum memudar dan simpan dalam folder yang diorganisir berdasarkan tahun dan kategori. Gunakan nama file yang stabil daripada membiarkan gambar berada di galeri kamera. Rekonsiliasi catatan dengan rekening bank atau kartu yang relevan secara teratur sehingga dokumen yang hilang ditemukan sementara pembelian masih mudah diingat.

• Nota rinci atau faktur pemasok
• Bukti pembayaran dan tanggal transaksi
• Tujuan bisnis tertulis
• Permintaan penggantian dan hasilnya

Ketahuilah kapan nasihat profesional diperlukan

Minta nasihat jika jumlahnya signifikan, biaya mencakup penggunaan pribadi dan bisnis, pembelian menciptakan aset berumur panjang, pekerjaan melintasi batas negara bagian atau nasional, atau status pekerjaan tidak jelas. Fakta-fakta ini dapat memengaruhi siapa yang melaporkan biaya dan kapan biaya tersebut diakui.

Jangan mengubah invoice untuk menyembunyikan biaya atau membuat bukti setelah fakta. Simpan catatan yang akurat dan berikan dokumen asli kepada profesional pajak. Jejak yang jelas memungkinkan mereka menerapkan aturan yang berlaku saat ini tanpa harus merekonstruksi transaksi dari ingatan.

• Status campuran antara karyawan dan kontraktor
• Biaya kendaraan, kantor rumah, perjalanan, atau pendidikan
• Peralatan atau properti yang digunakan selama beberapa tahun
• Biaya yang diatur oleh lebih dari satu yurisdiksi.

Kenali posisi Anda terlebih dahulu

Karyawan yang membeli kebutuhan kerja berbeda dari pekerja mandiri yang membayar biaya usahanya. Kebijakan, perjanjian dan sistem pajak menentukan langkah berikutnya.

Untuk pajak federal AS, tidak semua biaya karyawan yang tidak diganti dapat dikurangkan. Form 2106 hanya berlaku bagi kategori tertentu.

Periksa kategori khusus Form 2106

Petunjuk IRS mencakup kategori terkait anggota cadangan militer, seniman pertunjukan memenuhi syarat, pejabat pemerintah negara bagian atau lokal berbasis imbalan jasa, serta karyawan dengan biaya kerja terkait disabilitas.

Kelayakan memiliki kondisi khusus. Ketentuan pendidik tertentu terpisah; gunakan petunjuk tahun dan wilayah relevan, bukan menyatukan semua belanja kerja dalam satu asumsi.

Buat klaim yang dapat diperiksa

Sertakan tanggal, jumlah, mata uang, pemasok, tujuan, persetujuan dan bukti. Jelaskan siapa meminta pembelian dan proyeknya.

Tanyakan alasan penolakan: bukti, batas waktu, persetujuan atau jenis biaya. Masing-masing membutuhkan jawaban berbeda, bukan mengulang kuitansi yang sama.

Jelaskan penggunaan sebenarnya

Perjalanan, alat, pelatihan dan komunikasi dapat berkaitan dengan pekerjaan, tetapi perlakuannya mengikuti fakta. Sesekali dipakai bekerja tidak mengubah seluruh barang pribadi menjadi biaya layak.

Untuk campuran, simpan dasar bagian usaha. Bukti pembayaran dan tujuan mendukung hal berbeda; jangan mengarang persentase setelah kejadian.

Hubungkan penggantian yang datang belakangan

Pisahkan jumlah diminta, disetujui, diterima dan sisanya. Tautkan pembayaran ke biaya awal agar tidak dihitung lagi sebagai transaksi tidak terkait.

Bila pelaporan pajak sudah dilakukan, periksa dampaknya sesuai aturan. Belum diganti saat dicatat tidak berarti selamanya tidak diganti.

Perjelas proses pembelian berikutnya

Sebelum biaya besar, tanyakan pelulus, bukti dan tenggat klaim. Batas serta proses pengecualian yang jelas membantu kedua pihak.

Simpan fakta dan kebijakan saat berselisih. Pertanyaan hak hukum atau pajak memerlukan panduan wilayah serta dukungan profesional yang sesuai.