Laporan biaya seharusnya membantu orang yang mendahulukan uang dan orang yang memeriksa klaim. Jika setiap rincian memerlukan pertanyaan, templat belum memberikan konteks cukup.
Pisahkan yang dibelanjakan dari yang layak diganti, dengan bukti dan tujuan yang mudah ditemukan.
Kolom header laporan pengeluaran
Mulailah dengan nama pengaju, unit bisnis atau peran, periode laporan, proyek, klien bila relevan, dan tanggal pengajuan. Beri setiap laporan nomor rujukan unik agar pertanyaan dan pembayaran mengacu pada versi yang sama.
Sertakan metode penggantian yang disukai hanya melalui proses aman yang disetujui. Jangan kumpulkan informasi bank atau identitas yang tidak perlu di dalam laporan yang dibagikan secara luas.
- Pembuat laporan dan periode pelaporan
- Proyek, klien, atau departemen
- Identifikasi laporan unik
- Tanggal pengajuan dan persetujuan
Contoh laporan pengeluaran siap salin
Salin kolom dan baris ini ke dalam spreadsheet, lalu ganti nilai contoh. Pertahankan mata uang transaksi dan jumlah yang dapat diganti secara eksplisit; tambahkan bidang kurs terpisah jika mata uang pelaporan berbeda.
Total tiga baris contoh adalah $88,15. Lampirkan setiap tanda terima pada referensinya, pastikan setiap item sesuai kebijakan, dan catat bagian pribadi atau yang tidak dapat diganti dalam kolom tersendiri tanpa mengubah jumlah sumber.
- Kolom: Tanggal | Vendor | Tujuan bisnis | Kategori | Jumlah | Mata uang | Tanda terima
- 2026-07-03 | Metro Rail | Perjalanan ke lokasi klien | Transportasi lokal | 48.00 | USD | R-104
- 2026-07-04 | Paper Supply Co. | Bahan lokakarya | Perlengkapan kantor | 23.40 | USD | R-105
- 2026-07-05 | City Parking | Rapat klien | Parkir | 16.75 | USD | R-106
- Total laporan: $88.15 | Pengecualian kebijakan: tidak ada | Status persetujuan: menunggu
Kontrol persetujuan dan pengecualian
Nyatakan apakah pengeluaran sesuai kebijakan, memerlukan penjelasan, atau membutuhkan persetujuan khusus. Pengecualian umum meliputi tanda terima yang hilang, biaya melebihi batas, bagian pribadi, pengajuan terlambat, dan perjalanan yang tidak disetujui.
Persetujuan harus memverifikasi tujuan bisnis, bukti, perhitungan aritmatika, dan penugasan proyek. Persetujuan mengonfirmasi tinjauan; hal ini tidak secara otomatis menentukan perlakuan pajak atau membuat biaya yang tidak diizinkan menjadi valid.
- Status kepatuhan kebijakan
- Alasan pengecualian dan bukti
- Nama penyetuju dan keputusan
- Riwayat koreksi yang terlihat
Rekonsiliasi dan simpan laporan pengeluaran
Setelah persetujuan, catat pengeluaran dan penggantian dengan referensi ke laporan. Jika klien akan membayar kembali biaya, tandai juga apakah biaya tersebut telah ditambahkan ke invoice yang benar.
Simpan laporan, tanda terima, persetujuan, dan bukti pembayaran bersama. Batasi akses berdasarkan peran dan ikuti periode retensi yang disyaratkan untuk catatan dan yurisdiksi yang terlibat.
- Catat entri akuntansi yang disetujui
- Catat pembayaran penggantian
- Lacak biaya yang dapat ditagih ke klien
- Arsipkan laporan dan bukti bersama-sama
Satu baris untuk biaya yang dapat dikenali
Gunakan tanggal, pemasok, uraian, kategori, mata uang, jumlah, metode bayar dan referensi bukti. Tambahkan pemohon, periode serta proyek di tempat yang sesuai.
Jika satu kuitansi perlu dibagi, jelaskan pembagiannya sambil menyimpan asal. Jangan memasukkan total kuitansi dan tiap item sebagai klaim terpisah.
Bedakan uang pribadi dan pembayaran perusahaan
Belanja kartu perusahaan bisa perlu dilaporkan tanpa diganti kepada pekerja. Uang muka juga harus diperhitungkan.
Contoh biaya pribadi layak 420 dikurangi uang muka 150 menyisakan 270. Belanja yang sudah dibayar perusahaan tidak ditambahkan lagi.
| Perhitungan contoh | Jumlah |
|---|---|
| Biaya pribadi layak | 420 |
| Uang muka | −150 |
| Penggantian tersisa | 270 |
Berikan tujuan yang cukup jelas
“Perjalanan” adalah kategori, bukan penjelasan lengkap. Sebutkan rapat, kunjungan atau proyek; untuk biaya pelanggan, sertakan persetujuan terkait.
Gunakan uraian faktual singkat. Nama atau informasi sensitif hanya disertakan bila diperlukan dan ditangani sesuai proses.
Gunakan dasar kurs serta jarak konsisten
Simpan mata uang awal, nilai, dasar konversi dan hasil klaim. Ikuti kebijakan, bukan memilih kurs yang meningkatkan penggantian.
Untuk jarak, catat perjalanan layak, unit dan tarif. Periksa sebelum menambahkan bahan bakar untuk biaya yang sudah diwakili tarif kilometer.
Jelaskan penyesuaian saat pemeriksaan
Bedakan diajukan, disetujui, disesuaikan dan dibayar. Penolakan sebagian perlu alasan serta informasi yang dapat menyelesaikannya.
Hubungkan versi awal dan revisi agar pemohon memahami selisih. Pembayaran kurang tanpa keterangan hanya memindahkan pertanyaan ke tahap berikutnya.
Tutup setelah pembayaran dicatat
Cocokkan penggantian dengan laporan disetujui serta tanggal dan jumlah diterima. Periksa rincian tertunda yang masih terbuka.
Setelah beberapa periode, perbaiki kolom membingungkan. Proses konsisten tidak memerlukan pekerjaan administratif yang tidak membantu keputusan.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Apakah setiap pengeluaran memerlukan laporan terpisah?
Satu laporan dapat mencakup periode atau perjalanan tertentu, dengan satu baris dan referensi tanda terima untuk setiap transaksi.
Bagaimana biaya mata uang asing harus ditampilkan?
Catat jumlah dan mata uang asli, metode konversi atau jumlah yang dicatat kartu, serta mata uang penggantian sehingga perhitungan dapat ditinjau.
Apa yang terjadi setelah laporan pengeluaran disetujui?
Catat entri akuntansi, lakukan penggantian yang telah disetujui, hubungkan biaya yang dapat ditagih ke klien dengan invoice, dan simpan bukti yang telah disetujui.