Laporan pengeluaran berguna bagi karyawan, kontraktor, pemilik, dan tim proyek ketika satu orang membayar biaya yang perlu ditinjau oleh bisnis atau klien. Templat harus menangkap bukti yang cukup tanpa mengubah setiap pengajuan menjadi formulir yang panjang.
Desainkan kolom sesuai kebijakan organisasi dan kewajiban pelaporan. Persetujuan pengeluaran, perlakuan pajak, penggantian biaya pekerja, dan penagihan ke klien adalah keputusan terpisah, sehingga templat harus mencatat setiap status dengan jelas. Laporan juga harus mengidentifikasi apakah biaya dibayar secara pribadi, menggunakan kartu perusahaan, atau langsung oleh klien. Perbedaan ini mencegah transaksi yang sama diganti, dicatat, atau ditagih lebih dari satu kali.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Kolom header laporan pengeluaran | Pembuat laporan dan periode pelaporan |
| Contoh laporan pengeluaran siap salin | Kolom: Tanggal | Vendor | Tujuan bisnis | Kategori | Jumlah | Mata uang | Tanda terima |
| Kontrol persetujuan dan pengecualian | Status kepatuhan kebijakan |
| Rekonsiliasi dan simpan laporan pengeluaran | Catat entri akuntansi yang disetujui |
Kolom header laporan pengeluaran
Mulailah dengan nama pengaju, unit bisnis atau peran, periode laporan, proyek, klien bila relevan, dan tanggal pengajuan. Beri setiap laporan nomor rujukan unik agar pertanyaan dan pembayaran mengacu pada versi yang sama.
Sertakan metode penggantian yang disukai hanya melalui proses aman yang disetujui. Jangan kumpulkan informasi bank atau identitas yang tidak perlu di dalam laporan yang dibagikan secara luas.
- Pembuat laporan dan periode pelaporan
- Proyek, klien, atau departemen
- Identifikasi laporan unik
- Tanggal pengajuan dan persetujuan
Contoh laporan pengeluaran siap salin
Salin kolom dan baris ini ke dalam spreadsheet, lalu ganti nilai contoh. Pertahankan mata uang transaksi dan jumlah yang dapat diganti secara eksplisit; tambahkan bidang kurs terpisah jika mata uang pelaporan berbeda.
Total tiga baris contoh adalah $88,15. Lampirkan setiap tanda terima pada referensinya, pastikan setiap item sesuai kebijakan, dan catat bagian pribadi atau yang tidak dapat diganti dalam kolom tersendiri tanpa mengubah jumlah sumber.
- Kolom: Tanggal | Vendor | Tujuan bisnis | Kategori | Jumlah | Mata uang | Tanda terima
- 2026-07-03 | Metro Rail | Perjalanan ke lokasi klien | Transportasi lokal | 48.00 | USD | R-104
- 2026-07-04 | Paper Supply Co. | Bahan lokakarya | Perlengkapan kantor | 23.40 | USD | R-105
- 2026-07-05 | City Parking | Rapat klien | Parkir | 16.75 | USD | R-106
- Total laporan: $88.15 | Pengecualian kebijakan: tidak ada | Status persetujuan: menunggu
Kontrol persetujuan dan pengecualian
Nyatakan apakah pengeluaran sesuai kebijakan, memerlukan penjelasan, atau membutuhkan persetujuan khusus. Pengecualian umum meliputi tanda terima yang hilang, biaya melebihi batas, bagian pribadi, pengajuan terlambat, dan perjalanan yang tidak disetujui.
Persetujuan harus memverifikasi tujuan bisnis, bukti, perhitungan aritmatika, dan penugasan proyek. Persetujuan mengonfirmasi tinjauan; hal ini tidak secara otomatis menentukan perlakuan pajak atau membuat biaya yang tidak diizinkan menjadi valid.
- Status kepatuhan kebijakan
- Alasan pengecualian dan bukti
- Nama penyetuju dan keputusan
- Riwayat koreksi yang terlihat
Rekonsiliasi dan simpan laporan pengeluaran
Setelah persetujuan, catat pengeluaran dan penggantian dengan referensi ke laporan. Jika klien akan membayar kembali biaya, tandai juga apakah biaya tersebut telah ditambahkan ke invoice yang benar.
Simpan laporan, tanda terima, persetujuan, dan bukti pembayaran bersama. Batasi akses berdasarkan peran dan ikuti periode retensi yang disyaratkan untuk catatan dan yurisdiksi yang terlibat.
- Catat entri akuntansi yang disetujui
- Catat pembayaran penggantian
- Lacak biaya yang dapat ditagih ke klien
- Arsipkan laporan dan bukti bersama-sama
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- Penyimpanan Catatan IRS untuk Bisnis Kecil.Menjelaskan catatan pendapatan, pengeluaran, penggajian, dan dokumen pendukung yang dapat membantu organisasi laporan pengeluaran.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang contoh dan template laporan pengeluaran
Apakah setiap pengeluaran memerlukan laporan terpisah?
Satu laporan dapat mencakup periode atau perjalanan tertentu, dengan satu baris dan referensi tanda terima untuk setiap transaksi.
Bagaimana biaya mata uang asing harus ditampilkan?
Catat jumlah dan mata uang asli, metode konversi atau jumlah yang dicatat kartu, serta mata uang penggantian sehingga perhitungan dapat ditinjau.
Apa yang terjadi setelah laporan pengeluaran disetujui?
Catat entri akuntansi, lakukan penggantian yang telah disetujui, hubungkan biaya yang dapat ditagih ke klien dengan invoice, dan simpan bukti yang telah disetujui.