Cara Melacak Pengeluaran Bisnis

Pisahkan transaksi bisnis.

Gunakan rekening bank bisnis dan kartu pembayaran khusus yang sesuai dengan entitas dan lokasi Anda. Pemisahan ini mengurangi jumlah transaksi pribadi yang perlu ditinjau dan memudahkan rekonsiliasi. Hal ini juga memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai arus kas operasional.

Ketika pembelian campuran tidak dapat dihindari, catat bagian bisnis dan pribadi secara eksplisit. Jangan masukkan seluruh transaksi sebagai bisnis dan berharap dapat mengingat pemisahan tersebut nanti. Untuk transfer, kontribusi pemilik, penggantian, atau penarikan, gunakan kategori yang membedakannya dari pendapatan dan pengeluaran.

• Gunakan rekening pembayaran bisnis khusus.
• Catat alokasi penggunaan campuran saat transaksi terjadi.
• Pisahkan transfer dari pendapatan dan pengeluaran.
• Batasi pembelian tunai yang sulit dilacak.

Buat kategori pengeluaran yang berguna.

Kategori harus mendukung manajemen dan persiapan pajak. Mulailah dengan daftar akun yang direkomendasikan untuk jenis bisnis Anda, lalu pertahankan label yang konsisten. Kelompok umum meliputi periklanan, biaya, asuransi, biaya kantor, jasa profesional, sewa, perbaikan, perangkat lunak, persediaan, perjalanan, utilitas, dan biaya kendaraan.

Hindari membuat kategori baru untuk setiap vendor. Kategori harus menjelaskan sifat biaya, sementara bidang vendor mencatat siapa yang dibayar. Tanyakan kepada pembukuan atau profesional pajak Anda bagaimana persyaratan pelaporan saat ini dipetakan ke akun Anda, bukan mengatur ulang semuanya hanya saat pengembalian pajak disiapkan.

• Gunakan kategori berdasarkan tujuan biaya.
• Catat vendor secara terpisah dari kategori.
• Pisahkan biaya pekerjaan langsung dari biaya overhead.
• Dokumentasikan definisi kategori khusus apa pun.

Kumpulkan dokumen pendukung yang lengkap.

IRS mengidentifikasi invoice, tanda terima, laporan, cek yang dibatalkan, dan dokumen lainnya sebagai bukti untuk entri bisnis. Bukti harus mengidentifikasi penerima pembayaran, jumlah, bukti pembayaran, tanggal, dan deskripsi yang menunjukkan sifat bisnis dari barang atau jasa tersebut.

Buat proses digital yang konsisten. Pindai atau foto tanda terima, gunakan nama file dengan tanggal dan vendor, dan simpan file tersebut di tahun dan kategori yang sama dengan entri buku besar. Lindungi catatan sensitif dengan keamanan akun dan pencadangan yang sesuai. Simpan dokumen asli jika aturan lain atau kebutuhan praktis mengharuskannya.

• Penerima pembayaran dan tanggal transaksi
• Deskripsi barang atau jasa
• Jumlah dan bukti pembayaran.
• Tujuan bisnis dan proyek atau klien.

Rekonsiliasi dan tinjau setiap bulan.

Rekonsiliasi membandingkan buku besar dengan laporan bank dan kartu. Cocokkan setiap saldo dan selidiki duplikat, kelalaian, pengembalian dana, transfer, atau item yang belum dikategorikan. Lakukan ini segera setelah akhir bulan sementara tanda terima yang hilang dan biaya yang tidak biasa masih dapat diselesaikan.

Kemudian tinjau totalnya sebagai pemilik bisnis. Bandingkan pengeluaran dengan anggaran, bulan sebelumnya, dan pendapatan. Cari perpanjangan, kenaikan harga, layanan yang tidak digunakan, biaya proyek yang meningkat, dan pembayaran klien yang terlambat. Catatan yang baik menciptakan sistem peringatan dini, bukan arsip historis yang dibuka setahun sekali.

• Samakan rekening dengan laporan.
• Selesaikan transaksi yang hilang dan duplikat.
• Tinjau total kategori dan posisi kas.
• Kirim catatan terorganisir kepada akuntan sesuai jadwal.

Simpan transaksi beserta tujuannya

Catat tanggal, pemasok, jumlah, mata uang, cara bayar, kategori dan tujuan usaha. Hubungkan kuitansi serta proyek bila relevan.

Mutasi bank bisa membuktikan pembayaran tanpa menjelaskan barang. Dokumen pembelian mungkin belum membuktikan pelunasan; gunakan catatan yang saling melengkapi.

Pisahkan jenis biaya, proyek dan status

Perjalanan dapat menjadi biaya proyek yang dibayar pribadi dan menunggu penggantian. Itu beberapa fakta tentang satu transaksi, bukan beberapa biaya terpisah.

Label “dapat diganti” tidak menggantikan kategori perjalanan. Pemisahan informasi membantu menghitung biaya, proyek dan saldo penggantian tanpa duplikasi.

Gunakan rekening yang memudahkan pemeriksaan

Rekening usaha khusus dapat memisahkan transaksi, tetapi tujuan tetap perlu dicatat. Pembayaran pribadi juga tidak otomatis membuat pembelian usaha tidak relevan.

Untuk penggunaan campuran, simpan dasar alokasi. Kartu yang digunakan bukan penentu tunggal perlakuan pajak.

Masukkan biaya selain kuitansi kecil

Gaji, kontraktor, asuransi, sewa, langganan dan peralatan memerlukan bukti terkait. Jangan menambahkan ringkasan di atas transaksi yang sudah dicatat.

Persediaan dan peralatan dapat diperlakukan berbeda dari biaya rutin. Simpan faktanya dan tanyakan pengelola pembukuan saat klasifikasi belum jelas.

Cocokkan secara berkala

Bandingkan daftar dengan bank, kartu dan platform. Cari bukti hilang, catatan ganda, pengembalian tidak jelas atau periode salah.

Pilih ritme mingguan atau bulanan menurut kegiatan. Manfaat utamanya menyelesaikan pertanyaan selagi orang masih mengingat pembelian.

Gunakan data untuk memperbaiki pengeluaran

Cari langganan tidak digunakan, biaya mendadak berulang atau pos yang terus melampaui estimasi. Bedakan pembelian sekali dari pengeluaran bulanan.

Laporan berguna bila membantu mempertahankan, menegosiasikan atau mengubah biaya. Jangan membuat kategori yang lebih rumit daripada manfaat informasinya.