Pelacakan pengeluaran bukan hanya tugas saat musim pajak. Ini menunjukkan berapa biaya operasional bisnis, klien atau layanan mana yang menguntungkan, kapan kas mulai menipis, dan apakah harga masih mencerminkan realitas. Prosesnya dapat sederhana ketika transaksi dipisahkan dan ditinjau secara teratur.
Pajak penghasilan (IRS) menyatakan bahwa sistem pencatatan harus jelas menunjukkan pendapatan dan pengeluaran, serta catatan elektronik mengikuti prinsip dasar yang sama dengan catatan kertas. Pilih sistem yang dapat Anda pertahankan. Spreadsheet, platform pembukuan, atau buku besar yang dikelola akuntan dapat berfungsi ketika dokumen sumber dan tujuan bisnis tetap jelas.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Pisahkan transaksi bisnis. | Gunakan rekening pembayaran bisnis khusus. |
| Buat kategori pengeluaran yang berguna. | Gunakan kategori berdasarkan tujuan biaya. |
| Kumpulkan dokumen pendukung yang lengkap. | Penerima pembayaran dan tanggal transaksi |
| Rekonsiliasi dan tinjau setiap bulan. | Samakan rekening dengan laporan. |
Pisahkan transaksi bisnis.
Gunakan rekening bank bisnis dan kartu pembayaran khusus yang sesuai dengan entitas dan lokasi Anda. Pemisahan ini mengurangi jumlah transaksi pribadi yang perlu ditinjau dan memudahkan rekonsiliasi. Hal ini juga memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai arus kas operasional.
Ketika pembelian campuran tidak dapat dihindari, catat bagian bisnis dan pribadi secara eksplisit. Jangan masukkan seluruh transaksi sebagai bisnis dan berharap dapat mengingat pemisahan tersebut nanti. Untuk transfer, kontribusi pemilik, penggantian, atau penarikan, gunakan kategori yang membedakannya dari pendapatan dan pengeluaran.
- Gunakan rekening pembayaran bisnis khusus.
- Catat alokasi penggunaan campuran saat transaksi terjadi.
- Pisahkan transfer dari pendapatan dan pengeluaran.
- Batasi pembelian tunai yang sulit dilacak.
Buat kategori pengeluaran yang berguna.
Kategori harus mendukung manajemen dan persiapan pajak. Mulailah dengan daftar akun yang direkomendasikan untuk jenis bisnis Anda, lalu pertahankan label yang konsisten. Kelompok umum meliputi periklanan, biaya, asuransi, biaya kantor, jasa profesional, sewa, perbaikan, perangkat lunak, persediaan, perjalanan, utilitas, dan biaya kendaraan.
Hindari membuat kategori baru untuk setiap vendor. Kategori harus menjelaskan sifat biaya, sementara bidang vendor mencatat siapa yang dibayar. Tanyakan kepada pembukuan atau profesional pajak Anda bagaimana persyaratan pelaporan saat ini dipetakan ke akun Anda, bukan mengatur ulang semuanya hanya saat pengembalian pajak disiapkan.
- Gunakan kategori berdasarkan tujuan biaya.
- Catat vendor secara terpisah dari kategori.
- Pisahkan biaya pekerjaan langsung dari biaya overhead.
- Dokumentasikan definisi kategori khusus apa pun.
Kumpulkan dokumen pendukung yang lengkap.
IRS mengidentifikasi invoice, tanda terima, laporan, cek yang dibatalkan, dan dokumen lainnya sebagai bukti untuk entri bisnis. Bukti harus mengidentifikasi penerima pembayaran, jumlah, bukti pembayaran, tanggal, dan deskripsi yang menunjukkan sifat bisnis dari barang atau jasa tersebut.
Buat proses digital yang konsisten. Pindai atau foto tanda terima, gunakan nama file dengan tanggal dan vendor, dan simpan file tersebut di tahun dan kategori yang sama dengan entri buku besar. Lindungi catatan sensitif dengan keamanan akun dan pencadangan yang sesuai. Simpan dokumen asli jika aturan lain atau kebutuhan praktis mengharuskannya.
- Penerima pembayaran dan tanggal transaksi
- Deskripsi barang atau jasa
- Jumlah dan bukti pembayaran.
- Tujuan bisnis dan proyek atau klien.
Rekonsiliasi dan tinjau setiap bulan.
Rekonsiliasi membandingkan buku besar dengan laporan bank dan kartu. Cocokkan setiap saldo dan selidiki duplikat, kelalaian, pengembalian dana, transfer, atau item yang belum dikategorikan. Lakukan ini segera setelah akhir bulan sementara tanda terima yang hilang dan biaya yang tidak biasa masih dapat diselesaikan.
Kemudian tinjau totalnya sebagai pemilik bisnis. Bandingkan pengeluaran dengan anggaran, bulan sebelumnya, dan pendapatan. Cari perpanjangan, kenaikan harga, layanan yang tidak digunakan, biaya proyek yang meningkat, dan pembayaran klien yang terlambat. Catatan yang baik menciptakan sistem peringatan dini, bukan arsip historis yang dibuka setahun sekali.
- Samakan rekening dengan laporan.
- Selesaikan transaksi yang hilang dan duplikat.
- Tinjau total kategori dan posisi kas.
- Kirim catatan terorganisir kepada akuntan sesuai jadwal.
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- IRS: Penyimpanan catatanMenjelaskan bahwa catatan bisnis harus jelas menunjukkan pendapatan dan pengeluaran serta menyimpan dokumen transaksi pendukung.
- IRS: Catatan apa yang harus saya simpan?Mengidentifikasi tanda terima, invoice, catatan pembayaran, dan dokumen lain yang digunakan untuk mendukung entri pembukuan.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang cara melacak pengeluaran bisnis
Bisakah saya melacak pengeluaran bisnis di spreadsheet?
Ya, ketika spreadsheet mencatat tanggal, vendor, jumlah, kategori, tujuan bisnis, akun pembayaran, dan tautan atau referensi ke bukti pendukung dengan jelas.
Seberapa sering pengeluaran harus dicatat?
Kumpulkan bukti segera dan tinjau transaksi setidaknya setiap minggu. Rekonsiliasi setiap rekening bank dan kartu bisnis setiap bulan.
Apakah tanda terima elektronik dihitung sebagai catatan?
IRS menyatakan bahwa sistem elektronik mengikuti prinsip pencatatan yang sama dengan catatan salinan keras. Simpan catatan agar mudah dibaca, lengkap, aman, dan tersedia selama periode yang ditentukan.