Dalam perbandingan pesanan pembelian versus invoice, pembeli mengirimkan pesanan pembelian sebelum transaksi terjadi, sedangkan penjual mengirimkan invoice pada momen penagihan yang disepakati. Keduanya mungkin mencantumkan item dan harga yang sama, namun pesanan pembelian mencatat apa yang disetujui pembeli, sementara invoice mencatat apa yang disetorkan oleh penjual sebagai tagihan.
Sebagai contoh, PO-104 dapat menyetujui 12 unit seharga $75, atau total $900 sebelum pajak. Invoice dari pemasok INV-208 harus merujuk pada PO-104 dan menampilkan 12 unit yang benar-benar disuplai, harga satuan $75 yang sama, pajak yang berlaku, serta tanggal jatuh tempo pembayaran. Mencocokkan bidang-bidang tersebut membantu mendeteksi pembelian yang tidak sah, pembayaran ganda, serta kesalahan harga atau jumlah.
Pesanan pembelian versus invoice
Apa perbedaan antara pesanan pembelian dan invoice?
Dokumen tersebut mungkin menampilkan item yang sama, namun pembeli dan penjual menggunakannya pada tahap berbeda dalam transaksi.
| Pertanyaan | Pesanan pembelian | Invoice |
|---|---|---|
| Siapa yang mengirimkannya? | Dikirimkan oleh pembeli kepada pemasok. | Dikirimkan oleh penjual kepada pembeli. |
| Kapan dokumen ini digunakan? | Sebelum pekerjaan, pengiriman, atau komitmen pembelian. | Setelah pengiriman, milestone, atau peristiwa penagihan yang disepakati lainnya. |
| Apa tujuannya? | Mengotorisasi dan menentukan rencana pembelian. | Meminta pembayaran untuk barang atau jasa yang telah disediakan. |
| Apa yang dicocokkan? | Pemasok yang disetujui, item, jumlah, harga, dan ketentuan pengiriman. | Item aktual, pajak, total, dan referensi PO atau tanda terima. |
| Apakah ini membuktikan pembayaran? | Tidak. | Tidak. Tanda terima atau catatan pembayaran mengonfirmasi pembayaran. |
Siapa yang mengirim pesanan pembelian dan siapa yang mengirim invoice?
Pembeli membuat dan menyetujui pesanan pembelian, lalu mengirimkannya ke pemasok. Dokumen ini mengidentifikasi pemasok, barang atau jasa yang diminta, jumlah, harga, pengiriman, dan syarat. Pesanan ini dapat ditarik dari anggaran departemen atau proyek.
Pemasok membuat invoice untuk pembeli setelah momen penagihan yang disepakati. Dokumen ini mengidentifikasi transaksi, jumlah yang harus dibayar, pajak, syarat pembayaran, dan instruksi pembayaran. Pemasok harus merujuk pada pesanan pembelian pembeli jika diperlukan.
- Pesanan pembelian: dikirim oleh pembeli kepada pemasok
- Invoice: dikirimkan oleh penjual kepada pembeli
- PO mengontrol otorisasi
- Invoice meminta pembayaran
Kapan setiap dokumen muncul?
PO biasanya diterbitkan sebelum barang dikirim atau pekerjaan dimulai. Dokumen ini memberikan bukti pesanan yang telah disetujui kepada pemasok. Perubahan harus didokumentasikan dengan PO yang direvisi atau proses perubahan yang disetujui.
Invoice diterbitkan setelah barang dikirim, pekerjaan selesai, periode berulang, atau pencapaian milestone yang disepakati. Uang muka atau pembayaran di muka dapat ditagih lebih awal jika kontrak mengizinkan. Waktu penagihan harus mengikuti kesepakatan komersial.
- Pesanan pembelian: sebelum komitmen, pekerjaan, atau pengiriman
- Tanda terima atau persetujuan layanan setelah pengiriman
- Invoice pada peristiwa penagihan yang disepakati
- Pembayaran setelah pencocokan dan persetujuan
Bagaimana cara mencocokkan pesanan pembelian dan invoice?
Pencocokan dua arah membandingkan invoice dengan pesanan pembelian. Pencocokan tiga arah juga menggunakan bukti bahwa barang telah diterima atau jasa telah disetujui. Peninjau memeriksa pemasok, item, jumlah, harga, pajak, ongkos kirim, total, dan referensi.
Perbedaan dapat bersifat sah, seperti perubahan yang disetujui atau pengiriman sebagian, namun harus didokumentasikan. Pemasok tidak boleh mengubah PO; pembeli yang mengendalikan catatan otorisasinya sendiri.
- Cocokkan pemasok dan referensi pesanan pembelian terlebih dahulu
- Kuantitas dan harga cocok
- Pencocokan tanda terima atau persetujuan
- Toleransi atau pengecualian yang didokumentasikan
Apakah invoice pembelian berbeda dari pesanan pembelian?
Ya. Invoice pembelian adalah catatan pembeli atas invoice yang diterima dari pemasok untuk suatu pembelian. Ini tetap merupakan invoice, bukan pesanan pembelian. Pemasok mengirimkan invoice; pembeli mencatatnya sebagai invoice pembelian atau tagihan vendor di akun hutang.
Pesanan pembelian dibuat lebih awal dan menunjukkan apa yang disetujui pembeli. Invoice pembelian menunjukkan apa yang ditagih oleh pemasok. Pembeli membandingkan invoice yang masuk dengan pesanan pembelian dan bukti penerimaan barang sebelum menyetujui pembayaran. Baca panduan terpisah tentang invoice pembelian untuk memahami bidang dan alur kerja yang digunakan setelah barang diterima.
- Pesanan pembelian: otorisasi pembeli sebelum pengiriman
- Invoice pemasok: permintaan pembayaran dari penjual
- Invoice pembelian: catatan pembeli atas invoice yang masuk tersebut
- Cocokkan semua catatan sebelum persetujuan
Bagaimana cara menghubungkan catatan tersebut?
Gunakan nomor pesanan pembelian dan invoice yang berbeda. Simpan pesanan yang disetujui, revisi, bukti penerimaan, invoice, pembayaran, dan korespondensi bersama-sama atau hubungkan melalui referensi. Hal ini menciptakan catatan pembelian hingga pembayaran yang dapat ditelusuri.
Tidak setiap pembelian kecil memerlukan pesanan pembelian formal, namun bisnis harus menentukan kapan satu diperlukan. Pemasok harus menanyakan persyaratan pesanan pembelian kepada klien bisnis baru sebelum memulai pekerjaan untuk menghindari penolakan invoice yang dapat dicegah.
- Pertahankan urutan nomor pesanan pembelian dan invoice yang terpisah dan terkontrol.
- Batas atau kebijakan PO yang diperlukan
- Invoice merujuk pada PO yang disetujui
- Pesanan terkait, tanda terima, invoice, dan pembayaran
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- Federal Acquisition Regulation 13.302-1: Pesanan PembelianMenyatakan bahwa pesanan pembelian menentukan jumlah atau ruang lingkup yang dipesan, waktu pengiriman, dan pengaturan inspeksi.
- Federal Acquisition Regulation 32.905: Dokumentasi InvoiceMencantumkan elemen dokumentasi invoice yang digunakan untuk menetapkan permintaan pembayaran yang sah di bawah kontrak federal.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang pesanan pembelian vs invoice: perbedaan utama
Apakah invoice dapat diterbitkan tanpa pesanan pembelian?
Ya, kecuali jika pembeli atau kontrak mewajibkan PO. Pemasok harus memproses proses klien sebelum mengirimkan pekerjaan.
Apakah pesanan pembelian berarti pembayaran telah terjadi?
Tidak. Dokumen ini mengotorisasi pembelian yang direncanakan. Pembayaran biasanya mengikuti pengiriman, invoice, tinjauan, dan persetujuan.
Bagaimana jika invoice melebihi PO?
Hentikan dan selesaikan perbedaan tersebut. Pembeli mungkin memerlukan perubahan PO yang disetujui, dan pemasok harus memberikan bukti untuk penambahan yang sah.