Pesanan Pembelian vs. Invoice: Perbedaan Utama

Siapa yang mengirim pesanan pembelian dan siapa yang mengirim invoice?

Pembeli membuat dan menyetujui pesanan pembelian, lalu mengirimkannya ke pemasok. Dokumen ini mengidentifikasi pemasok, barang atau jasa yang diminta, jumlah, harga, pengiriman, dan syarat. Pesanan ini dapat ditarik dari anggaran departemen atau proyek.

Pemasok membuat invoice untuk pembeli setelah momen penagihan yang disepakati. Dokumen ini mengidentifikasi transaksi, jumlah yang harus dibayar, pajak, syarat pembayaran, dan instruksi pembayaran. Pemasok harus merujuk pada pesanan pembelian pembeli jika diperlukan.

• Pesanan pembelian: dikirim oleh pembeli kepada pemasok
• Invoice: dikirimkan oleh penjual kepada pembeli
• PO mengontrol otorisasi
• Invoice meminta pembayaran

Kapan setiap dokumen muncul?

PO biasanya diterbitkan sebelum barang dikirim atau pekerjaan dimulai. Dokumen ini memberikan bukti pesanan yang telah disetujui kepada pemasok. Perubahan harus didokumentasikan dengan PO yang direvisi atau proses perubahan yang disetujui.

Invoice diterbitkan setelah barang dikirim, pekerjaan selesai, periode berulang, atau pencapaian milestone yang disepakati. Uang muka atau pembayaran di muka dapat ditagih lebih awal jika kontrak mengizinkan. Waktu penagihan harus mengikuti kesepakatan komersial.

• Pesanan pembelian: sebelum komitmen, pekerjaan, atau pengiriman
• Tanda terima atau persetujuan layanan setelah pengiriman
• Invoice pada peristiwa penagihan yang disepakati
• Pembayaran setelah pencocokan dan persetujuan

Bagaimana cara mencocokkan pesanan pembelian dan invoice?

Pencocokan dua arah membandingkan invoice dengan pesanan pembelian. Pencocokan tiga arah juga menggunakan bukti bahwa barang telah diterima atau jasa telah disetujui. Peninjau memeriksa pemasok, item, jumlah, harga, pajak, ongkos kirim, total, dan referensi.

Perbedaan dapat bersifat sah, seperti perubahan yang disetujui atau pengiriman sebagian, namun harus didokumentasikan. Pemasok tidak boleh mengubah PO; pembeli yang mengendalikan catatan otorisasinya sendiri.

• Cocokkan pemasok dan referensi pesanan pembelian terlebih dahulu
• Kuantitas dan harga cocok
• Pencocokan tanda terima atau persetujuan
• Toleransi atau pengecualian yang didokumentasikan

Apakah invoice pembelian berbeda dari pesanan pembelian?

Ya. Invoice pembelian adalah catatan pembeli atas invoice yang diterima dari pemasok untuk suatu pembelian. Ini tetap merupakan invoice, bukan pesanan pembelian. Pemasok mengirimkan invoice; pembeli mencatatnya sebagai invoice pembelian atau tagihan vendor di akun hutang.

Pesanan pembelian dibuat lebih awal dan menunjukkan apa yang disetujui pembeli. Invoice pembelian menunjukkan apa yang ditagih oleh pemasok. Pembeli membandingkan invoice yang masuk dengan pesanan pembelian dan bukti penerimaan barang sebelum menyetujui pembayaran. Baca panduan terpisah tentang invoice pembelian untuk memahami bidang dan alur kerja yang digunakan setelah barang diterima.

• Pesanan pembelian: otorisasi pembeli sebelum pengiriman
• Invoice pemasok: permintaan pembayaran dari penjual
• Invoice pembelian: catatan pembeli atas invoice yang masuk tersebut
• Cocokkan semua catatan sebelum persetujuan

Bagaimana cara menghubungkan catatan tersebut?

Gunakan nomor pesanan pembelian dan invoice yang berbeda. Simpan pesanan yang disetujui, revisi, bukti penerimaan, invoice, pembayaran, dan korespondensi bersama-sama atau hubungkan melalui referensi. Hal ini menciptakan catatan pembelian hingga pembayaran yang dapat ditelusuri.

Tidak setiap pembelian kecil memerlukan pesanan pembelian formal, namun bisnis harus menentukan kapan satu diperlukan. Pemasok harus menanyakan persyaratan pesanan pembelian kepada klien bisnis baru sebelum memulai pekerjaan untuk menghindari penolakan invoice yang dapat dicegah.

• Pertahankan urutan nomor pesanan pembelian dan invoice yang terpisah dan terkontrol.
• Batas atau kebijakan PO yang diperlukan
• Invoice merujuk pada PO yang disetujui
• Pesanan terkait, tanda terima, invoice, dan pembayaran

Lihat urutan pembelian

Pembeli menyetujui pesanan, pemasok menyerahkan pekerjaan dan menerbitkan invoice. Pembeli kemudian membandingkan pesanan, penerimaan dan tagihan.

Hubungkan penawaran serta referensi agar keuangan tidak perlu meminta penjelasan proyek dari awal.

Pahami pencocokan tiga dokumen

Sepuluh kursi dipesan, delapan diterima dan sepuluh ditagih: periksa apakah pengiriman belum lengkap, invoice salah atau ada aturan lain.

Untuk jasa, tahap diterima atau catatan pekerjaan dapat menjadi bukti. Tidak perlu menciptakan surat jalan barang untuk layanan yang tidak memilikinya.

Satu pesanan dapat ditagih beberapa kali

Proyek panjang atau pengiriman bertahap mungkin memerlukan beberapa invoice. Setiap dokumen perlu menyebut pesanan dan kuantitas, periode atau tahapnya.

Pantau nilai yang sudah ditagih dan sisa otorisasi. Ketahui referensi baris yang diperlukan sistem pelanggan.

Perbarui persetujuan pembelian untuk perubahan

Persetujuan kontak proyek mungkin masih memerlukan revisi purchase order. Tanyakan proses pelanggan dan jangan menganggap satu email memenuhi semua syarat internal.

Tampilkan tambahan serta bukti persetujuannya. Jangan menyembunyikannya dalam rincian lama hanya agar terlihat cocok dengan pesanan awal.

Tanyakan proses sebelum mulai

Cari tahu siapa menerbitkan dan menyetujui pesanan, kapan tersedia, serta apakah ada portal atau pendaftaran pemasok.

Untuk pekerjaan mendesak, perjelas persetujuan pihak berwenang dan tindak lanjut dokumen. Peminta pekerjaan tidak selalu memiliki kewenangan pembelian tanpa batas.

Selesaikan sebab invoice dikembalikan

Minta alasan spesifik: referensi, jumlah, harga, penerimaan atau batas persetujuan. Berikan bukti atau koreksi kesalahan yang nyata.

Jika pesanan tidak pernah diwajibkan, jelaskan kesepakatan dan cari jalur pemrosesan sah bersama pelanggan. Jangan mengarang nomor untuk mengisi kolom.