Cara Membuat Templat Pesanan Pembelian

Desain header pesanan pembelian

Berlabelkan dokumen sebagai Pesanan Pembelian dan tambahkan nomor PO unik, tanggal penerbitan, detail pembeli, detail pemasok, alamat tagihan, alamat pengiriman, dan pemohon. Sertakan kode kontrak, proyek, departemen, atau anggaran yang digunakan oleh organisasi.

Gunakan bidang data daripada penempatan bebas agar informasi penting tidak terlewat. Nama pemasok harus sesuai dengan catatan vendor yang disetujui. Bedakan lokasi pengiriman dengan alamat tempat pemasok mengirimkan faktur.

• Nomor PO unik dan tanggal penerbitan
• Detail pembeli dan pemasok yang disetujui
• Alamat penagihan dan pengiriman
• Pemohon, penyetuju, proyek, dan departemen

Buat bidang item dan total

Gunakan baris item untuk deskripsi, kode item pemasok jika relevan, jumlah, satuan, harga satuan, perlakuan pajak, dan total. Deskripsikan jasa dengan ruang lingkup atau tonggak pencapaian, bukan label yang tidak jelas. Lampirkan spesifikasi atau pernyataan pekerjaan jika tabel tidak dapat memuat detail yang cukup.

Tampilkan subtotal, diskon, biaya pengiriman, pajak, dan total yang diotorisasi. Jika harga merupakan estimasi atau batas maksimal, nyatakan hal tersebut dengan jelas. Pemasok tidak boleh harus menebak apakah jumlah atau harga dapat berubah.

• Deskripsi barang atau jasa
• Kuantitas, satuan, dan harga yang disepakati
• Pengiriman, diskon, pajak, dan total
• Mata uang dan batasan harga

Tambahkan ketentuan pengiriman dan komersial

Nyatakan tanggal pengiriman yang diminta, lokasi, metode pengiriman, atau istilah perdagangan yang disepakati jika berlaku, kontak, dan persyaratan penerimaan. Untuk jasa, gunakan tanggal mulai dan penyelesaian, tahapan, atau jam yang dijadwalkan.

Sebutkan syarat pembayaran yang disetujui pemasok, informasi faktur yang diperlukan, dan proses perubahan. Pesanan pembelian tidak boleh secara diam-diam mengesampingkan kontrak yang telah dinegosiasikan. Jika ada perjanjian induk, identifikasi dan jelaskan hierarki dokumen tersebut.

• Tanggal, tempat, dan instruksi pengiriman
• Persyaratan penerimaan atau inspeksi
• Syarat pembayaran yang disepakati
• Referensi kontrak dan perubahan

Kontrol persetujuan dan pencocokan

Buat area persetujuan yang mencantumkan nama, peran, tanggal, dan bukti. Jangan biarkan pengguna menyalin nomor PO atau persetujuan lama ke dalam pesanan baru. Simpan versi revisi dan komunikasikan perubahan kepada pemasok sebelum pengiriman.

Ketika invoice tiba, cocokkan pemasok, pesanan pembelian, tanda terima atau persetujuan jasa, jumlah, harga, pajak, dan total. Perbedaan harus diselesaikan, bukan disembunyikan. Hubungan tiga arah antara pesanan, tanda terima, dan invoice ini mendukung pembayaran yang akurat.

• Penyetuju berwenang dan tanggal
• Rangkaian nomor terkontrol
• Riwayat revisi
• Pencocokan pesanan pembelian, tanda terima, dan invoice

Mulai dari keputusan pembelian

Isi pembeli, pemasok, nomor, tanggal serta alamat kirim dan tagihan. Bedakan kontak penerima barang dari pihak yang menyetujui pembayaran.

Periksa pilihan dan kuantitas sebelum menyalin penawaran pemasok. Dokumen harus mencerminkan apa yang benar-benar ingin dibeli.

Gunakan rincian yang bisa diperiksa

Sepuluh kursi seharga 120 masing-masing ditambah ongkir 80 menghasilkan 1.280 sebelum pajak. Model, spesifikasi dan pemasangan perlu disebut bila berpengaruh.

Bedakan satu kotak berisi sepuluh barang dari sepuluh kotak. Gunakan satuan sama sampai invoice.

Tulis kebutuhan pengiriman

Cantumkan tanggal atau rentang kedatangan, lokasi serta akses penting. Pemasok mungkin membutuhkan pemberitahuan atau kontak bongkar muat.

Tentukan siapa menyetujui penggantian dan pengiriman sebagian. Tim penerimaan tidak perlu menebak apakah barang berbeda dapat diterima.

Minta konfirmasi dan tandai revisi

Pemasok perlu mengonfirmasi harga, ketersediaan dan jadwal. Pesanan terkirim belum selalu diterima; akibat hukumnya mengikuti kesepakatan serta aturan terkait.

Simpan versi sebelumnya dan jelaskan revisi. Beberapa berkas tanpa penanda dengan jumlah berbeda dapat memicu pengiriman ganda.

Catat yang benar-benar diterima

Rekam tanggal, kuantitas dan kondisi, lalu laporkan kekurangan sesuai proses. Untuk jasa, catat hasil atau tahap diterima.

Jika delapan dari sepuluh kursi tiba, gunakan fakta itu saat memeriksa invoice. Nilai pesanan tidak membuktikan seluruh barang sudah diserahkan.

Tutup setelah urusan terbuka selesai

Hubungkan invoice, kredit dan pembayaran dengan pesanan. Nomor purchase order tidak menggantikan nomor invoice pemasok.

Pantau sisa kiriman, sengketa atau pengembalian dana. Satu invoice dibayar belum tentu menyelesaikan seluruh pembelian.