Pesanan pembelian, sering disebut PO, mencatat apa yang diotorisasi oleh pembeli: pemasok, barang atau jasa, jumlah, harga, pengiriman, dan syarat. Dokumen ini memberikan referensi bagi pemasok dan membantu pembeli mengendalikan pengeluaran serta mencocokkan faktur di kemudian hari.
Templat harus mendukung proses persetujuan, bukan sekadar terlihat formal. Tentukan siapa yang dapat membuat dan menyetujui pesanan pembelian, bagaimana nomor ditetapkan, kapan perubahan memerlukan revisi, dan bagaimana dokumen akhir disimpan.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Desain header pesanan pembelian | Nomor PO unik dan tanggal penerbitan |
| Buat bidang item dan total | Deskripsi barang atau jasa |
| Tambahkan ketentuan pengiriman dan komersial | Tanggal, tempat, dan instruksi pengiriman |
| Kontrol persetujuan dan pencocokan | Penyetuju berwenang dan tanggal |
Desain header pesanan pembelian
Berlabelkan dokumen sebagai Pesanan Pembelian dan tambahkan nomor PO unik, tanggal penerbitan, detail pembeli, detail pemasok, alamat tagihan, alamat pengiriman, dan pemohon. Sertakan kode kontrak, proyek, departemen, atau anggaran yang digunakan oleh organisasi.
Gunakan bidang data daripada penempatan bebas agar informasi penting tidak terlewat. Nama pemasok harus sesuai dengan catatan vendor yang disetujui. Bedakan lokasi pengiriman dengan alamat tempat pemasok mengirimkan faktur.
- Nomor PO unik dan tanggal penerbitan
- Detail pembeli dan pemasok yang disetujui
- Alamat penagihan dan pengiriman
- Pemohon, penyetuju, proyek, dan departemen
Buat bidang item dan total
Gunakan baris item untuk deskripsi, kode item pemasok jika relevan, jumlah, satuan, harga satuan, perlakuan pajak, dan total. Deskripsikan jasa dengan ruang lingkup atau tonggak pencapaian, bukan label yang tidak jelas. Lampirkan spesifikasi atau pernyataan pekerjaan jika tabel tidak dapat memuat detail yang cukup.
Tampilkan subtotal, diskon, biaya pengiriman, pajak, dan total yang diotorisasi. Jika harga merupakan estimasi atau batas maksimal, nyatakan hal tersebut dengan jelas. Pemasok tidak boleh harus menebak apakah jumlah atau harga dapat berubah.
- Deskripsi barang atau jasa
- Kuantitas, satuan, dan harga yang disepakati
- Pengiriman, diskon, pajak, dan total
- Mata uang dan batasan harga
Tambahkan ketentuan pengiriman dan komersial
Nyatakan tanggal pengiriman yang diminta, lokasi, metode pengiriman, atau istilah perdagangan yang disepakati jika berlaku, kontak, dan persyaratan penerimaan. Untuk jasa, gunakan tanggal mulai dan penyelesaian, tahapan, atau jam yang dijadwalkan.
Sebutkan syarat pembayaran yang disetujui pemasok, informasi faktur yang diperlukan, dan proses perubahan. Pesanan pembelian tidak boleh secara diam-diam mengesampingkan kontrak yang telah dinegosiasikan. Jika ada perjanjian induk, identifikasi dan jelaskan hierarki dokumen tersebut.
- Tanggal, tempat, dan instruksi pengiriman
- Persyaratan penerimaan atau inspeksi
- Syarat pembayaran yang disepakati
- Referensi kontrak dan perubahan
Kontrol persetujuan dan pencocokan
Buat area persetujuan yang mencantumkan nama, peran, tanggal, dan bukti. Jangan biarkan pengguna menyalin nomor PO atau persetujuan lama ke dalam pesanan baru. Simpan versi revisi dan komunikasikan perubahan kepada pemasok sebelum pengiriman.
Ketika invoice tiba, cocokkan pemasok, pesanan pembelian, tanda terima atau persetujuan jasa, jumlah, harga, pajak, dan total. Perbedaan harus diselesaikan, bukan disembunyikan. Hubungan tiga arah antara pesanan, tanda terima, dan invoice ini mendukung pembayaran yang akurat.
- Penyetuju berwenang dan tanggal
- Rangkaian nomor terkontrol
- Riwayat revisi
- Pencocokan pesanan pembelian, tanda terima, dan invoice
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- Regulasi Akuisisi Federal: Definisi Pesanan PembelianMenentukan pesanan pembelian sebagai penawaran untuk membeli persediaan atau jasa dengan syarat dan ketentuan yang ditetapkan.
- Regulasi Akuisisi Federal: Isi Pesanan PembelianMemerlukan pesanan pembelian untuk menentukan jumlah atau ruang lingkup, waktu pengiriman atau kinerja, dan pengaturan inspeksi.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang cara membuat templat pesanan pembelian
Siapa yang membuat pesanan pembelian?
Pembeli membuatnya untuk mengotorisasi pembelian. Pemasok kemudian merujuk PO tersebut pada dokumen pengiriman dan faktur jika diperlukan.
Apakah pesanan pembelian adalah invoice?
Tidak. Pesanan pembelian diterbitkan sebelum pembelian atau pengiriman untuk mengotorisasinya, sedangkan faktur diterbitkan oleh pemasok untuk meminta pembayaran.
Apakah spreadsheet dapat digunakan untuk pesanan pembelian?
Ya, jika penomoran, persetujuan, rumus, akses, revisi, dan catatan akhir dikendalikan. Tim yang lebih besar mungkin memerlukan sistem pembelian khusus.