Estimasi digunakan ketika klien perlu memahami pekerjaan yang akan dilakukan dan kemungkinan biayanya. Semakin banyak ketidakpastian, semakin jelas asumsi, rentang, dan ketentuan revisi harus ditulis.

Jangan batasi dokumen pada satu angka. Data pihak, ruang lingkup, kuantitas, tarif, pajak, jadwal, pengecualian, dan cara persetujuan memberikan konteks bagi harga.

Tentukan ruang lingkup dan asumsi

Jelaskan hasil kerja yang dapat diperiksa, seperti jumlah, lokasi, format, fase, atau hasil akhir. Cantumkan juga informasi dan akses yang perlu disediakan klien.

Jika suatu hal belum diketahui, catat asumsi yang digunakan untuk menghitung harga dan jelaskan kapan estimasi harus diperbarui.

  • Hasil dan batas pekerjaan
  • Tanggung jawab setiap pihak
  • Asumsi jumlah atau durasi
  • Hal yang secara khusus dikecualikan

Tampilkan harga yang dapat dipahami

Gunakan tarif per item, harga tetap, rentang, atau pos sementara sesuai kebutuhan proyek. Pisahkan komponen utama bila hal itu membantu klien memeriksa perhitungan.

Tuliskan mata uang, pajak, diskon, uang muka, dan masa berlaku. Jangan menyebut jumlah sebagai harga tetap ketika biaya penting masih belum diketahui.

  • Harga per item atau fase
  • Pajak dan diskon terpisah
  • Uang muka serta jadwal pembayaran
  • Tanggal kedaluwarsa estimasi

Atur persetujuan dan pembuatan invoice

Berikan cara penerimaan yang jelas dan simpan versi yang disetujui. Perubahan besar pada ruang lingkup, harga, atau waktu perlu dijelaskan dan disetujui sebelum pekerjaan tambahan dilakukan.

Ketika pekerjaan dapat ditagih, gunakan baris yang telah disetujui dan cantumkan nomor estimasi pada invoice agar total akhir mudah diverifikasi.

  • Nomor unik dan tanggal versi
  • Catatan persetujuan tertulis
  • Perubahan ruang lingkup dan harga
  • Rujukan estimasi pada invoice

Pertanyaan umum

Pertanyaan umum

Apa perbedaan estimasi dan invoice?

Estimasi menjelaskan pekerjaan dan harga sebelum atau selama persetujuan, sedangkan invoice meminta atau mencatat pembayaran transaksi.

Bolehkah estimasi menggunakan rentang harga?

Boleh jika memang ada ketidakpastian. Jelaskan asumsi, batas rentang, dan hal yang dapat mengubahnya.

Apa yang harus dilakukan jika klien meminta pekerjaan tambahan?

Jelaskan ruang lingkup tambahan, harga, dan dampaknya terhadap jadwal, lalu dapatkan persetujuan sebelum melanjutkan.