Permintaan “tambahkan sedikit saja” dapat mengubah bahan, tenaga dan jadwal. Jika baru dibicarakan saat invoice, kedua pihak mungkin mengingat kesepakatan secara berbeda.
Change order merekam keputusan ketika pekerjaan masih bisa dipilih. Tampilkan perubahan, harga dan waktu secara mudah diperiksa.
Detail apa yang harus ada dalam surat perintah perubahan?
Identifikasi proyek, kontrak awal, nomor perubahan, tanggal penerbitan, gambar atau spesifikasi yang terpengaruh, serta alasan perubahan. Deskripsikan pekerjaan yang direvisi secara tepat agar dapat dibedakan dari ruang lingkup awal. Lampirkan sketsa, laporan lapangan, penawaran, atau dokumen pendukung lainnya daripada mengandalkan deskripsi satu baris yang ambigu.
Tampilkan jumlah kontrak awal, perubahan bersih dari pesanan yang disetujui sebelumnya, jumlah kontrak sebelum perubahan saat ini, jumlah yang ditambahkan atau dikurangi sekarang, dan jumlah kontrak baru. Nyatakan setiap peningkatan atau penurunan waktu kontrak serta tanggal penyelesaian yang direvisi. Catat persetujuan yang diperlukan sesuai perjanjian yang berlaku.
- Proyek, kontrak, nomor perubahan, tanggal, dan alasan
- Ruang lingkup yang ditambahkan, dihapus, atau direvisi secara rinci
- Jumlah kontrak saat ini dan yang direvisi
- Penyesuaian jadwal, lampiran, dan persetujuan
Contoh perhitungan surat perintah perubahan
Misalkan nilai kontrak awal sebesar $180.000 ditambah $12.000 dari perubahan yang telah disetujui sebelumnya, menghasilkan nilai kontrak $192.000 sebelum pesanan saat ini. Pekerjaan yang diusulkan mencakup $4.800 untuk pembongkaran, $9.200 untuk material, $6.400 untuk tenaga kerja, dan $1.600 untuk peralatan, total penambahan $22.000. Menghapus alokasi penyelesaian awal sebesar $3.000 menghasilkan kenaikan bersih saat ini sebesar $19.000.
Nilai kontrak baru adalah $211.000: $180.000 dari kontrak awal ditambah $12.000 dari perubahan sebelumnya ditambah $19.000 dari perubahan saat ini. Jika pekerjaan yang direvisi menambah lima hari kalender dan perjanjian menyetujui dampak tersebut, catat kenaikan lima hari tersebut serta tanggal penyelesaian baru. Contoh ini tidak termasuk pajak, aturan markup, jaminan, asuransi, dan perlakuan biaya spesifik proyek lainnya.
- Penambahan: $4,800 + $9,200 + $6,400 + $1,600 = $22,000
- Perubahan bersih: $22,000 − $3,000 alokasi yang dihilangkan = $19,000
- Kontrak baru: $180.000 + $12.000 + $19.000 = $211.000
- Perubahan waktu: +5 hari kalender dengan tanggal penyelesaian yang direvisi
Bagaimana biaya dan waktu harus didukung?
Hargai perubahan dengan metode yang disyaratkan oleh kontrak, seperti jumlah yang disepakati, harga satuan yang diverifikasi, waktu dan material, atau dasar terdefinisi lainnya. Pisahkan jam kerja dan tarif, kuantitas material dan penawaran, peralatan, biaya subkontraktor, kredit, overhead, serta markup yang diizinkan agar peninjau dapat melihat bagaimana angka bersih dicapai.
Dampak jadwal memerlukan lebih dari sekadar jumlah hari yang sewenang-wenang. Identifikasi aktivitas yang terpengaruh, kapan informasi atau akses diterima, apakah pekerjaan mengubah jalur kritis, dan bagaimana mitigasi dipertimbangkan. Perubahan bernilai nol dolar masih dapat memerlukan penyesuaian waktu, dan perubahan yang sudah dihargai tidak otomatis membenarkan tambahan waktu.
- Metode harga kontrak dan rincian biaya
- Kredit untuk pekerjaan atau alokasi yang dihapus
- Aktivitas jadwal yang terpengaruh dan tanggal pendukung
- Kesimpulan harga dan waktu yang terpisah
Bagaimana perubahan mencapai tagihan progres?
Jaga perubahan yang masih pending terpisah dari nilai kontrak yang disetujui. Setelah pihak yang diperlukan menandatangani atau mengotorisasi perubahan tersebut sesuai perjanjian, perbarui log perubahan yang disetujui dan nilai kontrak yang direvisi. Tambahkan pekerjaan ke jadwal nilai atau lembar kelanjutan sesuai metode yang disyaratkan untuk proyek.
Jangan menagih perubahan yang sama dalam baris asli sekaligus sebagai baris pesanan perubahan terpisah. Tautkan pesanan yang disetujui, dokumen pendukung, jadwal yang diperbarui, aplikasi pembayaran, invoice, dan pembayaran. Catatan ini menunjukkan mengapa jumlah masuk ke kontrak dan berapa banyak yang telah diperoleh.
- Perubahan yang tertunda tetap di luar nilai kontrak yang disetujui
- Perubahan yang dieksekusi memperbarui log perubahan yang disetujui
- Jadwal nilai mencatat pekerjaan yang berubah satu kali
- Tagihan dikembalikan ke ruang lingkup, harga, waktu, dan persetujuan
Jelaskan perbedaan dari pekerjaan awal
Rujuk kontrak, proyek serta rincian awal. Sebutkan tambahan, pengurangan atau penggantian, termasuk alasan, lokasi dan kuantitas.
“Pekerjaan tambahan” terlalu umum. Jelaskan kewajiban yang tetap dan yang berubah, dengan gambar atau foto bila membantu.
Hitung tambahan sekaligus pengurangan
Enam unit × 200 menambah 1.200, tenaga 500 dan pekerjaan dihapus memberi kredit 300. Perubahan bersih 1.400 sebelum pajak atau penyesuaian.
Tampilkan urutannya karena penggantian tidak boleh membuat pekerjaan lama dan baru ditagih bersamaan.
| Contoh perubahan | Jumlah |
|---|---|
| 6 unit × 200 | 1.200 |
| Tenaga tambahan | 500 |
| Kredit pekerjaan dihapus | −300 |
| Perubahan bersih | 1.400 |
Jelaskan pengaruh pada jadwal
Bahan baru mungkin perlu waktu pengadaan, kunjungan tambahan atau penundaan pekerjaan berikutnya. Catat perkiraan serta asumsi.
Pertimbangkan izin, subkontraktor dan pembelian yang terkait. Masukkan konsekuensi untuk keputusan pelanggan tanpa seluruh rincian internal.
Minta persetujuan pihak berwenang
Ikuti otoritas dalam kontrak. Permintaan di lapangan belum tentu merupakan persetujuan yang diperlukan; simpan versi, tanggal dan pelulus.
Pekerjaan keselamatan mendesak perlu proses kontrak serta hukum terkait. Tidak semua permintaan segera menjadi pengecualian otomatis.
Perbarui catatan setelah diterima
Selaraskan ruang lingkup, anggaran, jadwal, pesanan dan penagihan. Pisahkan perubahan tertunda dari nilai yang sudah disetujui.
Untuk termin kemajuan, masukkan perubahan pada struktur nilai kontrak yang tepat dan pertahankan referensinya.
Kembali ke bukti keputusan saat berselisih
Bandingkan permintaan, persetujuan dan hasil. Bedakan masalah harga, cakupan serta kewenangan menggunakan komunikasi yang relevan.
Ikuti proses penyelesaian kontrak. Perbaiki pencatatan permintaan berikutnya agar invoice bukan bukti lengkap pertama tentang tambahan.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Apakah perubahan sama dengan estimasi?
Tidak. Estimasi memprediksi biaya yang mungkin terjadi. Perubahan pesanan mencatat modifikasi kontrak ketika pihak yang berkepentingan atau proses yang berwenang telah menyetujui perubahan tersebut sesuai perjanjian.
Apakah surat perintah perubahan konstruksi dapat mengurangi harga?
Ya. Perubahan pesanan dapat menambahkan, mengurangi, atau membuat jumlah kontrak tetap tidak berubah. Kredit dan pekerjaan yang dihilangkan harus dijelaskan dan dihitung dengan jelas seperti halnya penambahan.
Apakah pekerjaan perubahan yang tertunda harus muncul dalam tagihan progres?
Hanya sesuai yang diizinkan kontrak. Jaga nilai yang sedang ditunggu dan nilai yang disetujui tetap terpisah agar jumlah kontrak yang direvisi dan permintaan pembayaran tidak mengimplikasikan persetujuan yang belum terjadi.