Permohonan pembayaran konstruksi: dokumen dan perhitungan

Apa saja yang termasuk dalam paket permohonan pembayaran?

Ringkasan mengidentifikasi proyek, kontraktor, pemilik, kontrak, nomor aplikasi, tanggal akhir periode, dan angka kontrak. Lembar lanjutan atau jadwal setara menampilkan setiap item pekerjaan, nilai jadwal, pekerjaan yang telah diselesaikan sebelumnya, pekerjaan yang diselesaikan saat ini, material yang disimpan, total yang diperoleh, retensi, dan saldo yang tersisa.

Paket juga mungkin memerlukan log perubahan yang disetujui, pernyataan subkontraktor, catatan gaji atau kepatuhan, invoice pemasok, bukti material yang disimpan, hasil inspeksi, foto, pelepasan lien, pernyataan bersumpah, bukti asuransi, atau sertifikasi. Lampiran yang diperlukan bergantung pada proyek dan harus dicantumkan sebelum batas waktu penagihan.

• Identitas aplikasi, periode penagihan, dan para pihak
• Jumlah kontrak yang disesuaikan dan jadwal nilai
• Pekerjaan yang telah diselesaikan, bahan yang disimpan, dan retensi
• Pembayaran sebelumnya, permintaan saat ini, saldo, dan lampiran

Contoh perhitungan permohonan pembayaran

Asumsikan jumlah kontrak yang disesuaikan adalah $325.000. Pekerjaan yang diselesaikan dan disetujui hingga saat ini total $140.000, dan bahan yang disimpan yang memenuhi syarat total $15.000, sehingga total yang diperoleh sebelum retensi adalah $155.000. Dengan tingkat retensi yang dikonfirmasi sebesar 5%, $7.750 disisihkan dan total yang diperoleh setelah dikurangi retensi adalah $147.250.

Total pembayaran yang disahkan sebelumnya adalah $102.000. Oleh karena itu, permintaan pembayaran saat ini adalah $45.250: $147.250 dikurangi $102.000. Saldo untuk menyelesaikan termasuk retensi adalah $177.750: $325.000 dikurangi $147.250. Contoh ini mengasumsikan semua pekerjaan dan material memenuhi syarat dan tidak termasuk nilai yang diperdebatkan serta pengurangan terpisah.

• Diperoleh sebelum retensi: $140.000 + $15.000 = $155.000
• Retensi: $155,000 × 5% = $7,750
• Permintaan saat ini: $147,250 − $102,000 = $45,250
• Saldo termasuk retensi: $325.000 − $147.250 = $177.750

Bagaimana cara memperbarui jadwal nilai?

Mulailah dari jadwal yang terakhir disetujui dan aplikasi sebelumnya. Masukkan nilai pekerjaan dan material untuk periode saat ini pada baris yang benar, lalu verifikasi bahwa nilai yang telah diselesaikan sebelumnya tidak berubah tanpa koreksi yang disetujui. Jumlah nilai jadwal harus sesuai dengan jumlah kontrak yang disesuaikan, termasuk perlakuan terhadap perubahan yang disetujui.

Persentase penyelesaian harus mengikuti dari dolar yang didukung atau kuantitas yang diukur, bukan menggantikannya. Hindari membebani aktivitas awal secara berlebihan, menggeser nilai antar baris untuk menyembunyikan tagihan berlebih, atau memasukkan perubahan yang tidak disetujui ke dalam total kontrak. Jelaskan perbedaan pembulatan dan retensi sebelum pengiriman.

• Mulai dengan nilai periode sebelumnya yang telah diterima
• Catat pekerjaan saat ini pada baris jadwal yang benar
• Rekonsiliasi nilai jadwal dengan jumlah kontrak yang disesuaikan
• Pisahkan perubahan yang sedang ditinjau dan yang telah disetujui

Apa yang terjadi setelah pengajuan?

Pemeriksa yang ditunjuk memeriksa kemajuan, kuantitas, kepatuhan kontrak, perubahan, retensi, pembayaran sebelumnya, dan lampiran yang diperlukan. Pemeriksa dapat mengesahkan seluruh permintaan, menyetujui jumlah berbeda dengan alasan, atau mengembalikan paket yang tidak lengkap. Catat jumlah yang disetujui daripada mengasumsikan total yang diajukan akan dibayarkan.

Ketika pembayaran diterima, cocokkan dengan aplikasi dan invoice yang menyertainya. Simpan versi yang diajukan, catatan pemeriksa, sertifikat, pemberitahuan pengurangan, pelepasan, dan transaksi. Gunakan angka kumulatif yang disahkan sebagai titik awal untuk aplikasi berikutnya agar sejarah proyek tetap dapat dilacak.

• Pemeriksa memverifikasi pekerjaan, perhitungan, dan dokumentasi
• Jumlah yang disetujui mungkin berbeda dari permintaan yang diajukan
• Pembayaran dicocokkan dengan catatan yang telah disertifikasi
• Aplikasi berikutnya dimulai dari nilai kumulatif yang terkontrol

Gunakan format dan proses kontrak

Sahkan formulir, daftar nilai, periode, tanggal kirim dan pemeriksa. Invoice umum belum tentu menggantikan formulir yang diwajibkan.

Periksa lampiran, tanda tangan serta persetujuan. Gunakan formulir yang tersedia secara sah dan asumsi proyek sendiri.

Siapkan perhitungan kumulatif

Mulai dari nilai kontrak disetujui dan pekerjaan diperoleh, lalu retensi serta penyesuaian. Kurangi permohonan atau sertifikasi terdahulu pada dasar konsisten.

Pisahkan penerimaan kas. Pernah ditagih tidak sama dengan pernah dibayar; mencampurnya dapat mengulang tagihan karena pembayaran lama terlambat.

Periksa dengan contoh kecil

Nilai diperoleh 40.000, retensi contoh 2.000 dan permohonan sebelumnya 24.000 menghasilkan 14.000 sekarang. Ini urutan hitung, bukan penetapan hak kontrak.

Cocokkan setiap rincian dengan total dan jelaskan kuantitas, persentase atau perubahan yang direvisi sejak periode terakhir.

Lampirkan bukti yang punya tujuan

Sertakan perubahan diterima, kemajuan, bahan tersimpan atau dokumen wajib lain. Beri nama yang menghubungkan lampiran dengan rincian.

Kumpulan berkas tanpa susunan memperlambat pemeriksaan. Nyatakan yang masih tertunda melalui proses disepakati dan singkirkan materi tidak terkait.

Kelola pengembalian sebagai revisi tertentu

Tanyakan referensi, jumlah, persetujuan atau hitungan yang perlu diperbaiki. Tandai versi baru dan simpan kiriman serta respons lama.

Jangan diam-diam menimpa permohonan disetujui. Koreksi bisa memengaruhi angka kumulatif dan penagihan berikutnya.

Pantau tahap sampai uang diterima

Catat dikirim, dikembalikan, disetujui dan dibayar. Alokasikan penerimaan serta jejak retensi secara terpisah.

Saat penutupan, cocokkan perubahan kontrak, permohonan, kas dan retensi. Permintaan akhir menjelaskan posisi sisa serta dokumen penutupan yang diwajibkan.