Menunggu hari terakhir proyek panjang berarti mendanai tenaga dan bahan selama berbulan-bulan. Tagihan kemajuan membagi pembayaran, tetapi dasar perhitungannya harus terlihat.
Pisahkan nilai pekerjaan sampai saat ini, yang pernah ditagih dan yang diminta sekarang. Ketiganya juga berbeda dari uang yang sudah masuk.
Apa saja yang harus ada dalam catatan tagihan progres?
Mulailah dari jumlah kontrak awal. Tambahkan atau kurangi hanya perubahan pekerjaan yang telah disetujui untuk mendapatkan jumlah kontrak yang direvisi. Kemudian bagi total tersebut ke dalam item pekerjaan yang jelas, seperti beton, rangka, pekerjaan mekanis, penyelesaian, dan serah terima.
Untuk setiap item, catat pekerjaan sebelumnya, pekerjaan saat ini, dan bahan yang disimpan yang memenuhi syarat. Terapkan aturan retensi dalam kontrak. Selanjutnya, kurangi pembayaran yang telah disertifikasi sebelumnya. Peninjau harus dapat melacak setiap angka ke bukti di lokasi, invoice, catatan pengiriman, atau perubahan yang disetujui.
- Jumlah kontrak awal dan total perubahan pekerjaan yang disetujui
- Jadwal nilai yang terkait dengan jumlah kontrak yang direvisi
- Pekerjaan selesai dan material yang disimpan yang memenuhi syarat hingga saat ini
- Retensi, pembayaran sebelumnya, permintaan saat ini, dan saldo
Contoh perhitungan tagihan progres
Asumsikan kontrak awal sebesar 250.000. Perubahan pesanan yang disetujui menambah 15.000, sehingga total kontrak yang direvisi menjadi 265.000. Pekerjaan yang disetujui total 106.000, dan bahan yang disimpan yang memenuhi syarat total 12.000. Jumlah yang diperoleh sebelum retensi adalah 118.000.
Retensi sebesar sepuluh persen dari $118,000 adalah $11,800. Nilai yang telah diperoleh setelah retensi menjadi $106,200. Kurangi $80,000 dalam pembayaran terdahulu yang telah disahkan, sehingga jumlah pengajuan saat ini adalah $26,200. Ganti setiap angka contoh dengan catatan proyek yang telah disetujui.
- Kontrak yang direvisi: $250.000 + $15.000 = $265.000
- Pekerjaan selesai dan material disimpan: 106.000 + 12.000 = 118.000
- Retensi: $118.000 × 10% = $11.800
- Permintaan saat ini: 118.000 − 11.800 − 80.000 = 26.200
Bagaimana pekerjaan selesai dan material harus didukung?
Perbarui setiap baris jadwal nilai berdasarkan kemajuan yang terukur. Jangan menerapkan satu persentase yang tidak didukung untuk seluruh proyek. Bukti dapat mencakup laporan lapangan, pengukuran, foto, invoice pemasok, tiket pengiriman, hasil inspeksi, atau persetujuan tertulis.
Bahan yang disimpan memerlukan tinjauan tambahan karena pembayaran dapat terjadi sebelum pemasangan. Konfirmasikan bahwa kontrak mengizinkan permintaan tersebut. Periksa identitas, jumlah, lokasi, perlindungan, asuransi, kepemilikan, dan penagihan sebelumnya dari bahan tersebut. Jangan menagih bahan yang sama dua kali.
- Ukur progres terhadap setiap item pekerjaan yang dijadwalkan
- Lampirkan bukti yang diwajibkan oleh kontrak
- Konfirmasi kepemilikan dan perlindungan material yang disimpan
- Cegah penagihan ganda ketika material dipasang
Bagaimana cara meninjau dan memperbaiki tagihan progres?
Sebelum pengiriman, rekonsiliasi kontrak yang direvisi, jadwal nilai, perubahan yang disetujui, entri saat ini, retensi, dan sertifikat sebelumnya. Nilai sebelumnya harus sesuai dengan aplikasi yang disetujui terakhir. Jelaskan setiap koreksi daripada menimpa angka sebelumnya secara diam-diam.
Invoice umum mungkin menyertai penagihan progres. Invoice tersebut mungkin tidak menggantikan permohonan pembayaran yang diperlukan, lembar lanjutan, pelepasan hak, atau sertifikasi. Simpan paket yang dikirimkan, catatan tinjauan, jumlah yang disetujui, catatan pembayaran, dan pengajuan ulang bersama-sama.
- Lakukan rekonsiliasi nilai kumulatif saat ini dan sebelumnya
- Pisahkan perubahan yang masih ditunda dari perubahan yang telah disetujui
- Gunakan formulir, sertifikasi, dan pernyataan pembebasan yang diwajibkan
- Bawa hasil yang disetujui ke periode penagihan berikutnya
Ikuti aturan kontrak
Periksa daftar nilai pekerjaan, metode pengukuran, periode, persetujuan dan retensi. Bahan tersimpan serta perubahan dapat memiliki syarat khusus.
Sepakati siapa mengonfirmasi kemajuan dan tanggal batas. Kemajuan fisik, nilai disetujui serta penerimaan kas tidak saling menggantikan.
Hitung dari nilai kumulatif
Contoh kontrak 100.000 memiliki nilai diperoleh 40.000. Retensi ilustratif 5% adalah 2.000, sehingga 38.000 dikurangi tagihan terdahulu 24.000 menghasilkan 14.000.
Kadar 5% bukan aturan umum. Gunakan dasar konsisten dan pisahkan pembayaran terlambat agar pekerjaan lama tidak ditagih ulang.
| Perhitungan contoh | Jumlah |
|---|---|
| Nilai diperoleh | 40.000 |
| Retensi contoh | −2.000 |
| Setelah retensi | 38.000 |
| Tagihan sebelumnya pada dasar sama | −24.000 |
| Permintaan saat ini | 14.000 |
Dukung kemajuan dengan bukti tepat
Gunakan kuantitas disetujui, pemeriksaan atau penerimaan tahap. Identifikasi periode dan area pekerjaan agar bukti mudah dicocokkan.
Bahan dibeli tidak otomatis menjadi pekerjaan terpasang. Jika bahan tersimpan bisa ditagih, ikuti ketentuan kelayakan dan dokumennya.
Masukkan perubahan yang sudah disetujui
Perbarui nilai kontrak atau daftar pekerjaan melalui proses yang berlaku. Tampilkan usulan tertunda secara terpisah.
Jelaskan revisi antara permohonan, termasuk kuantitas dikoreksi atau perubahan baru. Pemeriksa tidak perlu membandingkan setiap angka tanpa panduan.
Pisahkan persetujuan dan penerimaan uang
Catat dikirim, dikembalikan, disetujui, disertifikasi dan dibayar sesuai proses. Nilai disetujui bisa tetap belum diterima.
Alokasikan transfer ke saldo terkait dan simpan retensi terpisah. Ini menunjukkan piutang sekarang serta uang yang menunggu pelepasan.
Akhiri dengan pencocokan menyeluruh
Cocokkan perubahan, tagihan lama, pembayaran, retensi dan penyesuaian. Periksa dokumen yang diperlukan untuk pembayaran akhir.
Penyelesaian fisik 100% tidak otomatis memenuhi semua syarat. Permintaan terakhir harus menjelaskan sisa, bukan menagih seluruh kontrak lagi.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Apakah penagihan progres sama dengan mengirim faktur biasa?
Tidak selalu. Faktur biasa mungkin hanya meminta jumlah yang disetujui, namun banyak kontrak konstruksi juga memerlukan permohonan pembayaran, jadwal nilai, sertifikasi, pelepasan hak, atau bukti pendukung.
Apakah material yang disimpan dapat dimasukkan dalam penagihan progres?
Hanya jika kontrak dan aturan yang berlaku mengizinkannya. Konfirmasi kelayakan, kepemilikan, penyimpanan, asuransi, dokumentasi, dan cara penerapan retensi sebelum memasukkannya.
Apa yang terjadi ketika peninjau menyetujui jumlah lebih sedikit dari yang diminta?
Catat jumlah yang disahkan atau disetujui serta alasan yang dinyatakan untuk selisihnya. Selesaikan pekerjaan yang tidak didukung, kuantitas yang diperdebatkan, atau dokumen yang hilang sebelum memasukkan angka ke periode berikutnya.