Bagaimana Cara Kerja Retensi Konstruksi?

Di mana retensi muncul dalam tagihan konstruksi?

Permohonan pembayaran biasanya melaporkan nilai pekerjaan yang telah selesai dan bahan yang disimpan sesuai syarat, kemudian mengurangi retensi untuk menampilkan pembayaran yang telah diperoleh setelah pemotongan. Aplikasi dapat menggunakan satu persentase untuk pekerjaan yang selesai dan persentase lain untuk bahan yang disimpan jika kontrak mengizinkan. Jumlah yang ditahan tetap terlihat sebagai bagian dari saldo proyek hingga dilepaskan atau disesuaikan.

Pemilik dapat menahan retensi dari kontraktor utama, dan kontraktor utama dapat menerapkan ketentuan yang sesuai kepada subkontraktor hanya sesuai dengan kesepakatan dan hukum mereka. Setiap tingkatan memerlukan buku besar terkontrol yang menunjukkan nilai yang diperoleh secara bruto, retensi yang ditahan, retensi yang dilepaskan, pemotongan lain yang diizinkan, dan pembayaran bersih.

• Nilai pekerjaan yang telah diselesaikan dan material yang disimpan
• Persentase retensi kontraktual dan basis perhitungan
• Retensi yang ditahan dan dilepaskan secara kumulatif
• Jumlah yang disertifikasi bersih dan saldo yang tersisa

Perhitungan retensi yang telah diselesaikan

Asumsikan pekerjaan yang disetujui sebelumnya bernilai $110.000 dengan retensi 5%, sehingga pembayaran yang diperoleh sebelumnya setelah retensi adalah $104.500. Pada periode saat ini, pekerjaan senilai $40.000 lainnya disetujui. Menerapkan tarif 5% yang sama pada pekerjaan baru menahan $2.000 lagi dan menciptakan pembayaran yang diperoleh saat ini sebesar $38.000.

Pekerjaan yang disetujui secara kumulatif kini sebesar 150 000 dolar. Retensi kumulatif adalah 7 500 dolar, dan pembayaran yang diperoleh secara kumulatif setelah retensi adalah 142 500 dolar. Mengurangi pembayaran sebelumnya sebesar 104 500 dolar menghasilkan permintaan saat ini sebesar 38 000 dolar. Contoh ini tidak termasuk bahan yang disimpan, pajak, perubahan pesanan, pekerjaan yang disengketakan, dan pengurangan retensi yang diizinkan.

• Pekerjaan bersih sebelumnya: $110.000 − 5% = $104.500
• Retensi saat ini: $40.000 × 5% = $2.000
• Permintaan bersih saat ini: $40.000 − $2.000 = $38.000
• Retensi kumulatif: $150.000 × 5% = $7.500

Kapan retensi dapat berubah atau dilepaskan?

Kontrak dapat mengurangi retensi setelah penyelesaian substansial, melepaskannya per fase, atau menahan sebagian hingga penyelesaian akhir, perbaikan kekurangan, dokumen penutupan, persetujuan pihak penjamin, atau kondisi lain yang ditetapkan. Undang-undang dapat memberlakukan batasan atau tenggat waktu tambahan. Catat kondisi spesifik tersebut daripada menggunakan catatan samar seperti 'dibayarkan nanti'.

Saat retensi dibebaskan, tampilkan saldo retensi sebelumnya dan jumlah yang dibebaskan agar transaksi dapat diaudit. Pelepasan tidak menghapus riwayat sebelumnya. Jika hanya sebagian yang dibebaskan, identifikasi pekerjaan, pihak, fase, dan otoritas untuk penyesuaian tersebut, serta simpan persetujuan bersama catatan pembayaran.

• Tahapan penyelesaian substansial atau final
• Status daftar perbaikan dan dokumen penyelesaian
• Batas waktu pelepasan berdasarkan kontrak atau undang-undang
• Persetujuan tertulis untuk pelepasan sebagian atau penuh

Bagaimana catatan retensi harus diperiksa?

Hitung ulang retensi berdasarkan garis jadwal nilai ketika tarif atau pengecualian berbeda berlaku. Periksa apakah bahan yang disimpan, fase yang selesai, perubahan yang disetujui, pajak, atau jumlah lain termasuk dalam dasar perhitungan. Bandingkan jumlah kumulatif saat ini dengan setiap aplikasi sebelumnya dan buku besar akuntansi sebelum memverifikasi pembayaran.

Simpan kontrak yang ditandatangani, amendemen, aplikasi, lembar kelanjutan, sertifikat, pemberitahuan pemotongan, bukti penyelesaian, pelepasan, dan pembayaran dalam satu tempat. Pocket Invoice dapat mendokumentasikan jumlah yang disetujui dalam invoice umum, namun tidak menentukan apakah retensi diperbolehkan atau menggantikan formulir pembayaran konstruksi yang diperlukan.

• Terapkan tarif pada basis kontraktual yang benar
• Rekonsiliasi setiap tingkat dan periode tagihan sebelumnya
• Catat alasan dan otoritas untuk penyesuaian
• Simpan bukti pelepasan bersama pembayaran akhir

Baca syarat retensi sebenarnya

Identifikasi persentase atau jumlah, dasar, batas, perubahan selama proyek dan kondisi pelepasan. Aturan berbeda menurut kontrak serta wilayah.

Jangan menganggap angka contoh sebagai standar. Jenis pekerjaan atau bahan dapat memiliki perlakuan berbeda dan pelepasan bisa bergantung pada dokumen.

Pisahkan selisih lainnya

Nilai disetujui 20.000 dengan retensi contoh 5% berarti 1.000 ditahan dan 19.000 sebelum penyesuaian lain. Jika diterima 17.000, selisih tambahan 2.000 masih perlu dijelaskan.

Periksa potongan, sengketa, kredit atau kekurangan nyata. Jangan menyebut seluruh selisih 3.000 sebagai retensi.

Simpan catatan kumulatif

Catat retensi setiap permohonan dan totalnya. Periksa dasar saat perubahan kontrak atau tahap pelepasan memengaruhi perhitungan.

Retensi pelanggan terhadap usaha Anda dan retensi Anda terhadap subkontraktor adalah hubungan terpisah. Gunakan perjanjian masing-masing.

Rencanakan kas yang datang belakangan

Proyek menguntungkan tetap bisa menekan kas saat sebagian pembayaran ditahan sementara gaji serta pemasok jatuh tempo. Masukkan waktu pelepasan dalam rencana.

Perkiraan pelepasan belum merupakan uang tersedia. Dokumen akhir atau persoalan belum selesai dapat menunda tanggalnya.

Siapkan dokumen sebelum minggu terakhir

Cari tahu bukti penyelesaian, penerimaan dan penutupan serta pihak pelulus. Selesaikan selisih ketika tim masih mudah dihubungi.

Permintaan pelepasan perlu saldo, referensi tagihan dan bukti syarat dipenuhi. Buat mudah dibedakan dari tagihan pekerjaan baru.

Tanyakan kondisi yang belum selesai

Keterlambatan bisa berasal dari dokumen, pekerjaan, jadwal persetujuan atau sengketa hak. Catat alasan dan tindakan berikutnya.

Untuk sengketa kontrak atau hukum, gunakan proses serta nasihat yang sesuai. Panduan umum tidak menentukan hak atas tanggal atau jumlah tertentu.