Estimasi yang baik dimulai sebelum dokumen dibuat. Tanyakan hasil yang diharapkan klien, periksa pekerjaan, identifikasi kendala, dan daftarkan semua sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan ruang lingkup yang mungkin terjadi. Informasi yang hilang harus diperlakukan sebagai asumsi yang perlu dijelaskan, bukan diam-diam diubah menjadi harga yang terlalu optimis.
Estimasi yang selesai harus mudah dipindai. Klien perlu melihat siapa yang menyediakan pekerjaan, apa yang akan diserahkan, kapan hal itu mungkin terjadi, berapa perkiraan biayanya, dan apa yang dapat berubah. Bahasa yang jelas membangun kepercayaan dan mengurangi risiko tagihan yang diperdebatkan di kemudian hari.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Tentukan ruang lingkup sebelum menentukan harga | Jelaskan hasil dan deliverables bagi klien |
| Hitung tenaga kerja, bahan, dan overhead | Jam kerja dan tarif yang berlaku |
| Jelaskan asumsi dan ketidakpastian | Daftarkan kondisi yang digunakan untuk menghitung harga |
| Format dan kirim estimasi | Gunakan nomor unik dan tanggal penerbitan |
Tentukan ruang lingkup sebelum menentukan harga
Tuliskan hasil kerja dalam istilah yang dapat diamati. Alih-alih "perbaikan website", daftarkan halaman, komponen, tanggung jawab konten, putaran tinjauan, dan tugas peluncuran. Alih-alih "perbaikan dapur", jelaskan permukaan, perlengkapan, bahan, persiapan, pembuangan, dan pembersihan yang termasuk dalam pekerjaan tersebut.
Nyatakan pengecualian di samping ruang lingkup. Jika izin, inspeksi khusus, perjalanan di luar area layanan, bahan premium, atau pekerjaan di luar jam kerja tidak termasuk, sebutkan hal tersebut. Pengecualian bukanlah hal negatif; hal ini membantu kedua belah pihak memahami batas dari estimasi saat ini.
- Jelaskan hasil dan deliverables bagi klien
- Daftarkan kuantitas, lokasi, atau fase proyek
- Catat tanggung jawab dan ketergantungan klien
- Sebutkan pekerjaan dan bahan yang tidak termasuk
Hitung tenaga kerja, bahan, dan overhead
Hitung tenaga kerja dari tugas yang diperlukan, orang yang terlibat, dan alokasi realistis untuk persiapan, koordinasi, revisi, perjalanan, dan pembersihan. Hargai bahan dari informasi terkini dan identifikasi setiap alokasi yang dapat berubah setelah pemilihan atau pengukuran akhir.
Proyek juga harus berkontribusi pada biaya operasional dan keuntungan bisnis. Sewa, perangkat lunak, asuransi, kendaraan, administrasi, dan waktu yang tidak dapat ditagih tidak muncul di lokasi kerja, namun bisnis tetap harus membayarnya. Gunakan metode penetapan harga yang konsisten agar biaya-biaya tersebut tidak terlewatkan saat pekerjaan menjadi kompetitif.
- Jam kerja dan tarif yang berlaku
- Kuantitas material, biaya per unit, dan limbah
- Biaya peralatan, perjalanan, dan kontraktor pihak ketiga
- Biaya overhead, dana cadangan, margin, pajak, dan diskon
Jelaskan asumsi dan ketidakpastian
Jika kondisi akhir belum diketahui, jelaskan asumsi yang digunakan untuk menghitung estimasi. Anda dapat menyatakan bahwa dinding memiliki struktur yang kokoh, file sumber sudah lengkap, akses tersedia selama jam kerja, atau harga pemasok tetap berlaku hingga tanggal tertentu.
Jelaskan bagaimana perubahan akan ditangani. Berikan klien estimasi atau dokumen perubahan yang telah direvisi sebelum pekerjaan tambahan dimulai, kecuali jika tindakan segera diperlukan demi keselamatan. Persetujuan tertulis melindungi hubungan karena kedua belah pihak tidak perlu menyusun ulang percakapan informal berminggu-minggu kemudian.
- Daftarkan kondisi yang digunakan untuk menghitung harga
- Gunakan rentang atau alokasi di mana presisi tidak memungkinkan.
- Tetapkan masa berlaku estimasi
- Tentukan proses untuk menyetujui perubahan
Format dan kirim estimasi
Gunakan judul yang jelas, nomor estimasi unik, tanggal penerbitan, detail bisnis, detail klien, ruang lingkup terperinci, subtotal, pajak, total, jadwal, dan bagian persetujuan. Kelompokkan item yang terkait agar pembaca memahami proyek, bukan hanya melihat daftar kode biaya internal yang tidak dijelaskan.
Sebelum mengirim, periksa nama, perhitungan, tanggal, dan lampiran. Minta klien menyetujui versi yang tepat secara tertulis. Simpan estimasi yang disetujui bersama revisi selanjutnya, lalu rujuk saat membuat invoice. Catatan yang konsisten membuat penagihan lebih cepat dan lebih mudah dijelaskan.
- Gunakan nomor unik dan tanggal penerbitan
- Tampilkan total yang diharapkan dan jadwal pembayaran
- Berikan tindakan persetujuan yang jelas
- Simpan versi yang disetujui bersama catatan proyek
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- U.S. SBA: Hitung Biaya Pendirian Bisnis AndaMendukung pembuatan estimasi dari kategori pengeluaran eksplisit dan informasi biaya eksternal terkini.
- Kantor Kabinet Inggris: Alokasi Risiko dan Pendekatan Penetapan HargaMenjelaskan bagaimana kejelasan ruang lingkup, ketidakpastian, dan alokasi risiko memengaruhi harga yang dapat dipertanggungjawabkan.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang cara menulis estimasi profesional
Seberapa rinci seharusnya sebuah estimasi?
Estimasi harus cukup rinci agar klien memahami ruang lingkup, perkiraan harga, asumsi, pengecualian, dan waktu pelaksanaan. Perhitungan internal dapat lebih rinci daripada dokumen yang ditampilkan kepada klien.
Haruskah estimasi menampilkan satu total atau harga per item?
Pemecahan item biasanya meningkatkan kejelasan, terutama ketika klien mungkin mengubah sebagian ruang lingkup. Kelompokkan item pada tingkat yang memberi informasi untuk pengambilan keputusan tanpa mengungkap detail internal yang tidak relevan.
Bisakah saya mengubah estimasi menjadi invoice?
Ya. Gunakan ruang lingkup dan harga yang disetujui sebagai titik awal, sertakan perubahan yang didokumentasikan, dan rujuk nomor estimasi agar klien dapat menghubungkan dokumen-dokumen tersebut.