Mulailah dari kesepakatan, estimasi, atau pesanan yang sudah disetujui. Invoice perlu mencerminkan apa yang benar-benar diberikan dan harga yang disepakati, termasuk perubahan yang diterima.

Proses konsisten mengurangi kesalahan dan membantu klien menyetujui dokumen lebih cepat. Sesuaikan langkah umum ini dengan ketentuan setempat.

1. Identifikasi dokumen dan kedua pihak

Tuliskan bahwa dokumen tersebut adalah invoice, berikan nomor unik, serta tambahkan tanggal terbit dan jatuh tempo. Gunakan urutan konsisten agar setiap dokumen mudah ditelusuri.

Masukkan nama, alamat, kontak, dan nomor pajak yang diperlukan untuk perusahaan serta klien. Tambahkan rujukan proyek, pesanan, atau estimasi jika membantu pemeriksaan.

  • Judul dan nomor invoice
  • Tanggal terbit serta jatuh tempo
  • Data lengkap pemasok
  • Data klien dan rujukan

2. Rinci dan hitung transaksi

Buat baris untuk setiap produk, jasa, fase, atau periode. Tulis deskripsi, kuantitas, unit, dan tarif agar klien dapat memeriksa perhitungan.

Hitung subtotal, diskon, pajak, kredit, dan total dalam mata uang yang benar. Periksa item yang tidak biasa meskipun aplikasi melakukan perhitungan.

  • Deskripsi baris yang spesifik
  • Kuantitas, unit, dan tarif
  • Subtotal, diskon, serta pajak
  • Total dan mata uang

3. Jelaskan pembayaran, periksa, dan kirim

Cantumkan tanggal jatuh tempo, metode yang diterima, dan informasi untuk melakukan pembayaran. Uang muka, cicilan, diskon, atau biaya terlambat harus disepakati serta mematuhi aturan.

Periksa data, tanggal, nomor, baris, dan total, kemudian tinjau PDF. Kirim ke penerima yang telah disepakati dan simpan versi yang sama.

  • Tanggal jatuh tempo yang spesifik
  • Instruksi pembayaran lengkap
  • Pemeriksaan PDF akhir
  • Catatan pengiriman dan penyimpanan

Pertanyaan umum

Pertanyaan umum

Bolehkah invoice dibuat tanpa nomor?

Nomor unik adalah praktik penting dan mungkin diwajibkan. Periksa urutan serta persyaratan yang berlaku untuk bisnis Anda.

Kapan invoice perlu dikirim?

Kirim pada waktu yang disepakati, misalnya setelah penyerahan, pada tahap proyek, atau pada awal periode penagihan.

Apakah salinan invoice perlu disimpan?

Ya. Simpan versi yang dikirim dan dokumen pendukung selama jangka waktu yang diwajibkan oleh aturan akuntansi dan pajak.

Sumber resmi