Membuat invoice pertama sering lebih lama daripada menghitung totalnya. Anda masih harus memilih keterangan, tanggal, dan informasi yang dibutuhkan pelanggan.
Siapkan kesepakatan harga, identitas pelanggan dan jadwal pembayaran terlebih dahulu. Setelah itu, prosesnya lebih mudah diulang.
1. Identifikasi dokumen dan kedua pihak
Tuliskan bahwa dokumen tersebut adalah invoice, berikan nomor unik, serta tambahkan tanggal terbit dan jatuh tempo. Gunakan urutan konsisten agar setiap dokumen mudah ditelusuri.
Masukkan nama, alamat, kontak, dan nomor pajak yang diperlukan untuk perusahaan serta klien. Tambahkan rujukan proyek, pesanan, atau estimasi jika membantu pemeriksaan.
- Judul dan nomor invoice
- Tanggal terbit serta jatuh tempo
- Data lengkap pemasok
- Data klien dan rujukan
2. Rinci dan hitung transaksi
Buat baris untuk setiap produk, jasa, fase, atau periode. Tulis deskripsi, kuantitas, unit, dan tarif agar klien dapat memeriksa perhitungan.
Hitung subtotal, diskon, pajak, kredit, dan total dalam mata uang yang benar. Periksa item yang tidak biasa meskipun aplikasi melakukan perhitungan.
- Deskripsi baris yang spesifik
- Kuantitas, unit, dan tarif
- Subtotal, diskon, serta pajak
- Total dan mata uang
3. Jelaskan pembayaran, periksa, dan kirim
Cantumkan tanggal jatuh tempo, metode yang diterima, dan informasi untuk melakukan pembayaran. Uang muka, cicilan, diskon, atau biaya terlambat harus disepakati serta mematuhi aturan.
Periksa data, tanggal, nomor, baris, dan total, kemudian tinjau PDF. Kirim ke penerima yang telah disepakati dan simpan versi yang sama.
- Tanggal jatuh tempo yang spesifik
- Instruksi pembayaran lengkap
- Pemeriksaan PDF akhir
- Catatan pengiriman dan penyimpanan
Kumpulkan bahan sebelum membuka templat
Siapkan penawaran diterima, nama penagihan, purchase order, identitas usaha dan syarat bayar. Gunakan jam disetujui atau jumlah barang yang benar-benar diserahkan.
Jangan mengarang referensi untuk mengisi kolom. Hubungi pihak terkait jika kontak proyek belum mengetahui persyaratan bagian keuangan.
Bangun total dari rincian yang bisa diperiksa
Contoh desain 12 jam × 300 dan produksi 4 jam × 300 menghasilkan 4.800. Kurangi uang muka 1.800 sekali sehingga sisanya 3.000 sebelum penyesuaian pajak.
Tulis mata uang dan tampilkan pembayaran terpisah dari harga jasa. Pelanggan perlu memahami urutan hitungnya.
| Contoh | Perhitungan | Jumlah |
|---|---|---|
| Desain | 12 × 300 | 3.600 |
| Produksi | 4 × 300 | 1.200 |
| Subtotal | 3.600 + 1.200 | 4.800 |
| Uang muka diterima | Dikurangi sekali | 1.800 |
| Sisa sebelum penyesuaian pajak | 4.800 − 1.800 | 3.000 |
Tulis untuk orang yang tidak mengikuti proyek
Ganti “jasa” dengan hasil atau periode, misalnya pemeliharaan situs September beserta pekerjaan yang disepakati. Bagian keuangan bisa mencocokkannya dengan pembelian.
Untuk rincian panjang, kelompokkan pekerjaan dan gunakan lampiran relevan. Jumlah harus cocok dan data pelanggan lain tidak boleh ikut terbawa.
Bedakan tiga jenis tanggal
Tanggal terbit mengenali dokumen, periode menjelaskan pekerjaan, dan jatuh tempo menunjukkan kapan pembayaran diharapkan. Ketiganya tidak selalu sama.
Hitung jatuh tempo dari kesepakatan dan tampilkan tanggalnya. Bila dimulai setelah persetujuan, jelaskan; waktu penyerahan untuk pajak mungkin memerlukan pemeriksaan tambahan.
Periksa berkas yang akan diterima pelanggan
Buka PDF dan baca nama, nomor, mata uang, total, uang muka, sisa dan petunjuk bayar. Hapus nama contoh atau syarat yang tidak berlaku.
Simpan versi terkirim dengan nama berkas yang jelas. Koreksi berikutnya harus dapat dikenali, bukan diam-diam mengganti dokumen yang sudah beredar.
Sertakan pesan singkat
Email cukup menyebut proyek, jumlah tersisa dan jatuh tempo. Beri jalan mudah untuk meminta informasi tambahan.
Halo [nama], terlampir invoice [nomor] untuk [proyek/periode]. Sisa [jumlah dan mata uang] jatuh tempo pada [tanggal]. Petunjuk pembayaran ada di invoice. Silakan kabari bila bagian keuangan membutuhkan referensi atau dokumen tambahan. Terima kasih.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Bolehkah invoice dibuat tanpa nomor?
Nomor unik adalah praktik penting dan mungkin diwajibkan. Periksa urutan serta persyaratan yang berlaku untuk bisnis Anda.
Kapan invoice perlu dikirim?
Kirim pada waktu yang disepakati, misalnya setelah penyerahan, pada tahap proyek, atau pada awal periode penagihan.
Apakah salinan invoice perlu disimpan?
Ya. Simpan versi yang dikirim dan dokumen pendukung selama jangka waktu yang diwajibkan oleh aturan akuntansi dan pajak.