Invoice layanan mengubah pekerjaan yang mungkin tidak berwujud menjadi dokumen yang dapat ditinjau dan dibayar klien. Invoice produk dapat mencantumkan unit yang dikirim; invoice layanan mungkin perlu menjelaskan fase proyek, janji temu, perbaikan, konsultasi, hasil desain, atau kelompok jam yang dapat ditagih.
Invoice yang paling kuat mengikuti kesepakatan yang sudah disetujui klien. Gunakan kembali bahasa ruang lingkup, tarif, pesanan pembelian, nomor estimasi, dan nama tahapan yang sama. Ketika invoice memperkenalkan deskripsi baru atau biaya yang tidak dijelaskan, persetujuan dimulai kembali dan pembayaran dapat melambat.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Kumpulkan informasi yang diperlukan | Detail pemasok dan pelanggan |
| Jelaskan layanan dengan jelas | Sebutkan hasil kerja atau tugas |
| Hitung total dan syarat pembayaran | Subtotal sebelum pajak |
| Kirim, catat, dan lakukan tindak lanjut | Konfirmasi penerima penagihan yang benar |
Kumpulkan informasi yang diperlukan
Mulai dengan nama hukum atau nama usaha Anda, alamat bisnis, detail kontak, informasi pajak atau registrasi yang diperlukan di lokasi Anda, dan instruksi pembayaran. Tambahkan nama dan alamat penagihan klien yang benar, bukan hanya nama kontak harian Anda.
Berikan nomor invoice unik dan catat tanggal penerbitan, periode layanan, serta tanggal jatuh tempo. Jika klien memerlukan pesanan pembelian, departemen, kode proyek, atau identifikasi vendor, sertakan secara tepat. Konfirmasi persyaratan tersebut sebelum pekerjaan selesai, bukan setelah pengajuan.
- Detail pemasok dan pelanggan
- Nomor invoice unik dan tanggal penerbitan
- Periode layanan dan tanggal jatuh tempo
- Pesanan pembelian atau referensi proyek
Jelaskan layanan dengan jelas
Gunakan deskripsi yang dapat dipahami oleh orang di luar proyek. "Layanan desain" terlalu samar. "Desain halaman utama, tahapan 2 yang disetujui, termasuk tata letak desktop dan mobile" menghubungkan biaya dengan hasil. Untuk pekerjaan berulang, sertakan bulan atau periode layanan.
Jika menagih per jam, tampilkan peran atau tugas, jumlah jam, tarif, dan total baris. Jika menagih biaya tetap, tampilkan tahapan atau hasil yang disepakati dan jumlah yang disetujui. Kelompokkan detail secara logis; invoice harus transparan tanpa menjadi salinan dari setiap catatan proyek.
- Sebutkan hasil kerja atau tugas
- Tampilkan jumlah, jam kerja, atau tahap penyelesaian
- Terapkan tarif atau harga yang disetujui
- Rujuk perubahan yang disetujui secara terpisah
Hitung total dan syarat pembayaran
Hitung setiap baris, subtotal, diskon, pajak yang berlaku, kredit atau setoran, dan saldo akhir. Periksa pembulatan dan mata uang. Aturan pajak bervariasi, jadi gunakan tarif dan penyajian yang diperlukan untuk transaksi tersebut dan konsultasikan dengan penasihat berkualitas jika perlakuan masih diragukan.
Nyatakan metode pembayaran yang diterima, instruksi pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan ketentuan keterlambatan pembayaran yang disepakati. Jangan tambahkan denda yang tidak pernah diungkapkan. Jika pembayaran jatuh tempo dalam jumlah hari tertentu, tampilkan tanggal jatuh tempo kalender yang sebenarnya agar klien tidak perlu menghitungnya.
- Subtotal sebelum pajak
- Diskon, uang muka, dan kredit
- Pajak yang berlaku dan jumlah akhir yang harus dibayarkan
- Metode pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan syarat yang disetujui
Kirim, catat, dan lakukan tindak lanjut
Kirim invoice ke kontak penagihan melalui saluran yang diterima dan sertakan pesan ringkas yang menyebutkan proyek, jumlah, dan tanggal jatuh tempo. Simpan salinan PDF atau versi elektronik yang dikirim. Catat kapan dikirim dan tanggapan apa pun.
Tinjau invoice yang belum lunas sesuai jadwal. Kirim pengingat sopan sebelum atau segera setelah tanggal jatuh tempo, lalu ikuti proses eskalasi yang disepakati. Dengan Pocket Invoice, Anda dapat menyimpan detail klien, merinci layanan, mengekspor PDF kustom, dan mengelola invoice dari iOS, Android, atau Web.
- Konfirmasi penerima penagihan yang benar
- Simpan versi final dan catatan pengiriman
- Catat pembayaran terhadap invoice
- Lakukan tindak lanjut secara konsisten pada saldo yang jatuh tempo
Terapkan panduan ini dalam praktik
Templat dan alat untuk alur kerja ini
Gunakan sumber daya yang sesuai dengan pekerjaan yang perlu Anda estimasi, dokumentasikan, atau invoice.
Templat invoice bisnis jasa
Sajikan layanan, suku cadang, status pembayaran, pajak, dan jumlah yang harus dibayarkan dalam satu tata letak yang jelas.
Sumber daya terbuka Templat invoiceTemplat invoice tukang pipa
Ubah panggilan layanan pipa, tenaga kerja, dan suku cadang pengganti menjadi invoice profesional.
Sumber daya terbuka Templat invoiceTemplat invoice tukang listrik
Gunakan titik awal khusus untuk pekerjaan kelistrikan, jam kerja, bahan, dan pajak.
Sumber daya terbukaSumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- GOV.UK: Informasi yang Harus Dimuat dalam InvoiceDaftar identitas invoice, pelanggan, deskripsi, tanggal, jumlah, pajak, dan total yang relevan untuk invoice jasa.
- Komisaris Bisnis Kecil Inggris: Pastikan Invoice Anda Dapat DibayarMerekomendasikan deskripsi pekerjaan yang jelas, syarat pembayaran yang disetujui, referensi pesanan pembelian, dan jumlah penawaran yang akurat.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang cara membuat invoice untuk layanan
Kapan saya harus membuat invoice untuk layanan?
Ikuti kesepakatan: sebelum pekerjaan dimulai dengan uang muka, pada tahap penyelesaian tertentu, sesuai jadwal berulang, atau setelah pekerjaan selesai. Sampaikan jadwal penagihan sebelum proyek dimulai.
Seberapa banyak detail yang harus ada pada invoice jasa?
Sertakan detail yang cukup untuk menghubungkan setiap tagihan dengan pekerjaan yang disetujui. Gunakan informasi tugas, periode, jumlah, tarif, atau tahap penyelesaian yang dapat diverifikasi oleh kontak penagihan.
Haruskah invoice menyertakan detail rekening bank?
Sertakan instruksi pembayaran yang diperlukan untuk metode yang disetujui, namun lindungi informasi sensitif dan verifikasi permintaan perubahan akun melalui saluran yang terpercaya.