Anda tahu pekerjaan yang sudah dilakukan, tetapi pelanggan hanya membaca satu baris “jasa profesional”. Wajar jika mereka meminta penjelasan sebelum menyetujui pembayaran.
Hubungkan pekerjaan yang disepakati dengan jumlah tagihan. Tidak perlu setiap menit, tetapi hasil, periode atau tahapnya harus dikenali.
Kumpulkan informasi yang diperlukan
Mulai dengan nama hukum atau nama usaha Anda, alamat bisnis, detail kontak, informasi pajak atau registrasi yang diperlukan di lokasi Anda, dan instruksi pembayaran. Tambahkan nama dan alamat penagihan klien yang benar, bukan hanya nama kontak harian Anda.
Berikan nomor invoice unik dan catat tanggal penerbitan, periode layanan, serta tanggal jatuh tempo. Jika klien memerlukan pesanan pembelian, departemen, kode proyek, atau identifikasi vendor, sertakan secara tepat. Konfirmasi persyaratan tersebut sebelum pekerjaan selesai, bukan setelah pengajuan.
- Detail pemasok dan pelanggan
- Nomor invoice unik dan tanggal penerbitan
- Periode layanan dan tanggal jatuh tempo
- Pesanan pembelian atau referensi proyek
Jelaskan layanan dengan jelas
Gunakan deskripsi yang dapat dipahami oleh orang di luar proyek. "Layanan desain" terlalu samar. "Desain halaman utama, tahapan 2 yang disetujui, termasuk tata letak desktop dan mobile" menghubungkan biaya dengan hasil. Untuk pekerjaan berulang, sertakan bulan atau periode layanan.
Jika menagih per jam, tampilkan peran atau tugas, jumlah jam, tarif, dan total baris. Jika menagih biaya tetap, tampilkan tahapan atau hasil yang disepakati dan jumlah yang disetujui. Kelompokkan detail secara logis; invoice harus transparan tanpa menjadi salinan dari setiap catatan proyek.
- Sebutkan hasil kerja atau tugas
- Tampilkan jumlah, jam kerja, atau tahap penyelesaian
- Terapkan tarif atau harga yang disetujui
- Rujuk perubahan yang disetujui secara terpisah
Hitung total dan syarat pembayaran
Hitung setiap baris, subtotal, diskon, pajak yang berlaku, kredit atau setoran, dan saldo akhir. Periksa pembulatan dan mata uang. Aturan pajak bervariasi, jadi gunakan tarif dan penyajian yang diperlukan untuk transaksi tersebut dan konsultasikan dengan penasihat berkualitas jika perlakuan masih diragukan.
Nyatakan metode pembayaran yang diterima, instruksi pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan ketentuan keterlambatan pembayaran yang disepakati. Jangan tambahkan denda yang tidak pernah diungkapkan. Jika pembayaran jatuh tempo dalam jumlah hari tertentu, tampilkan tanggal jatuh tempo kalender yang sebenarnya agar klien tidak perlu menghitungnya.
- Subtotal sebelum pajak
- Diskon, uang muka, dan kredit
- Pajak yang berlaku dan jumlah akhir yang harus dibayarkan
- Metode pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan syarat yang disetujui
Kirim, catat, dan lakukan tindak lanjut
Kirim invoice ke kontak penagihan melalui saluran yang diterima dan sertakan pesan ringkas yang menyebutkan proyek, jumlah, dan tanggal jatuh tempo. Simpan salinan PDF atau versi elektronik yang dikirim. Catat kapan dikirim dan tanggapan apa pun.
Tinjau invoice yang belum lunas sesuai jadwal. Kirim pengingat sopan sebelum atau segera setelah tanggal jatuh tempo, lalu ikuti proses eskalasi yang disepakati. Dengan Pocket Invoice, Anda dapat menyimpan detail klien, merinci layanan, mengekspor PDF kustom, dan mengelola invoice dari iOS, Android, atau Web.
- Konfirmasi penerima penagihan yang benar
- Simpan versi final dan catatan pengiriman
- Catat pembayaran terhadap invoice
- Lakukan tindak lanjut secara konsisten pada saldo yang jatuh tempo
Ikuti model harga yang disepakati
Untuk jam, tampilkan durasi disetujui dan tarif. Untuk harga tetap, sebutkan hasil atau tahap. Untuk biaya berulang, tulis periode dan cakupannya.
Catatan waktu internal tidak mengubah proyek tetap menjadi tagihan per jam. Tambahan di luar layanan bulanan juga perlu persetujuan.
Gunakan hasil yang konkret
Daripada “konsultasi”, sebutkan dua sesi dan laporan. Untuk pemeliharaan, identifikasi bulan, lokasi atau sistem serta pekerjaan yang termasuk.
Kelompokkan tugas jika terlalu rinci untuk halaman utama. Lampiran harus cocok dengan total dan hanya berisi informasi yang layak dibagikan.
Pisahkan tarif dalam perhitungan
Empat jam desain × 220 menghasilkan 880; 1,5 jam rapat × tarif disepakati 180 menghasilkan 270. Subtotal contoh 1.150 sebelum pajak.
Contoh menganggap kedua kegiatan memang boleh ditagih. Rapat yang sudah termasuk harga tetap tidak boleh ditagih lagi.
| Jasa | Jam | Tarif | Jumlah |
|---|---|---|---|
| Desain | 4 | 220 | 880 |
| Rapat proyek | 1,5 | 180 | 270 |
| Subtotal | 5,5 | — | 1.150 |
Tampilkan biaya tambahan dan uang muka
Perjalanan, bahan atau jasa pihak lain yang disetujui dapat dipisahkan. Tentukan sebelumnya apakah termasuk harga, diteruskan sesuai biaya atau memakai cara lain.
Kurangi uang muka sekali dan rujuk persetujuan tambahan. Invoice sebaiknya tidak menjadi pemberitahuan pertama tentang biaya baru.
Bantu bagian keuangan memprosesnya
Dapatkan kontak, purchase order dan proses persetujuan sejak awal. Periode serta referensi membantu bila kontak proyek sedang tidak tersedia.
Lampirkan catatan waktu atau penerimaan yang dibutuhkan. Tidak perlu seluruh arsip pesan, cukup bukti untuk memeriksa tagihan.
Jawab pertanyaan pada rincian terkait
Cari tahu tugas, tanggal, jumlah atau tarif yang dipersoalkan. Cocokkan dengan kesepakatan, perbaiki kesalahan dan bahas bagian yang tidak disengketakan bila sesuai.
Simpan keputusan serta perbarui saldo dan pengingat. Gunakan pertanyaan itu untuk memperjelas cakupan pada penawaran berikutnya.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Kapan saya harus membuat invoice untuk layanan?
Ikuti kesepakatan: sebelum pekerjaan dimulai dengan uang muka, pada tahap penyelesaian tertentu, sesuai jadwal berulang, atau setelah pekerjaan selesai. Sampaikan jadwal penagihan sebelum proyek dimulai.
Seberapa banyak detail yang harus ada pada invoice jasa?
Sertakan detail yang cukup untuk menghubungkan setiap tagihan dengan pekerjaan yang disetujui. Gunakan informasi tugas, periode, jumlah, tarif, atau tahap penyelesaian yang dapat diverifikasi oleh kontak penagihan.
Haruskah invoice menyertakan detail rekening bank?
Sertakan instruksi pembayaran yang diperlukan untuk metode yang disetujui, namun lindungi informasi sensitif dan verifikasi permintaan perubahan akun melalui saluran yang terpercaya.