Invoice berbasis jam harus memungkinkan klien memverifikasi biaya tanpa harus membaca setiap catatan kerja pribadi. Invoice ini menghubungkan tiga dokumen: ketentuan engagement, timesheet yang disetujui, dan invoice akhir.
Selesaikan tinjauan sebelum membuat baris faktur. Perbaiki duplikat, konfirmasi status yang dapat ditagih, periksa kategori tarif, dan dapatkan persetujuan yang diperlukan. Mengubah sumber setelah penagihan membuat pertanyaan di masa mendatang lebih sulit diselesaikan. Pertahankan versi yang ditinjau agar koreksi di kemudian hari dapat ditelusuri kembali ke faktur dan dijelaskan kepada klien.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Lakukan rekonsiliasi catatan waktu | Filter periode penagihan yang benar |
| Hitung biaya per jam | Gunakan tarif yang telah disepakati |
| Tulis item faktur yang bermanfaat | Sebutkan nama layanan atau fase proyek |
| Kirim dan simpan catatan pendukung | Sertakan nomor dan syarat pembayaran |
Lakukan rekonsiliasi catatan waktu
Pilih entri dari klien, proyek, dan periode penagihan yang benar. Hapus timer ganda, lengkapi deskripsi yang hilang, dan pastikan setiap aktivitas yang dicakup telah disetujui dalam perjanjian.
Periksa batas proyek, retainer, jam yang termasuk, dan invoice sebelumnya sebelum menagih. Total yang belum ditagih harus mewakili pekerjaan baru yang disetujui, bukan seluruh waktu yang pernah dicatat pada proyek tersebut.
- Filter periode penagihan yang benar
- Tinjau status tagihan dan persetujuan
- Hapus duplikasi dan tumpang tindih
- Kecualikan waktu yang telah ditagih sebelumnya
Hitung biaya per jam
Kalikan durasi yang disetujui dengan tarif yang disepakati untuk setiap layanan atau peran. Terapkan kebijakan penagihan dan pembulatan secara konsisten, lalu jumlahkan total per baris dan verifikasi aritmatikanya.
Tangani diskon, retainer, pajak, dan biaya yang dapat diklaim sebagai perhitungan terpisah yang diberi label jelas. Jangan mengubah tarif per jam pada faktur kecuali klien telah menerima tarif tersebut.
- Gunakan tarif yang telah disepakati
- Terapkan satu inkrement waktu yang konsisten
- Hitung setiap baris secara independen
- Pisahkan diskon, pajak, dan biaya
Tulis item faktur yang bermanfaat
Kelompokkan entri sesuai dengan detail yang dijanjikan kepada klien. Satu baris dapat mewakili layanan, fase, peran, atau rentang tanggal selama klien dapat memahami apa yang telah diserahkan.
Untuk setiap baris, tampilkan deskripsi, jam, tarif, dan jumlah. Tambahkan nama proyek dan periode layanan, serta hindari label samar seperti 'pekerjaan miscellaneous' atau blok waktu tanpa penjelasan.
- Sebutkan nama layanan atau fase proyek
- Tampilkan jam kerja dan tarif per jam
- Nyatakan periode layanan
- Gunakan deskripsi yang terkait dengan hasil
Kirim dan simpan catatan pendukung
Masukkan nomor faktur, tanggal terbit, tanggal jatuh tempo, metode pembayaran, dan ketentuan pembayaran yang disepakati. Lampirkan atau tautkan lembar waktu yang ditampilkan ke klien jika diperlukan, sementara catatan internal pribadi tetap tersembunyi dari dokumen yang dibagikan.
Setelah dikirim, tandai entri sumber dengan nomor faktur dan pertahankan versi yang disetujui. Lacak pembayaran berdasarkan faktur, bukan dengan mengedit jam yang ditagih untuk mencerminkan kapan uang diterima.
- Sertakan nomor dan syarat pembayaran
- Lampirkan rincian pendukung yang telah disepakati
- Tandai entri waktu sebagai telah ditagih
- Simpan catatan sumber yang telah disetujui
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- GOV.UK: Informasi yang Harus Dimuat dalam InvoiceMendukung penyertaan deskripsi yang jelas, tanggal pengadaan dan invoice, jumlah, pajak, total, dan nomor invoice unik.
- Departemen Tenaga Kerja AS: Pencatatan Jam KerjaMenyediakan jam dasar, tarif, pendapatan, dan catatan periode pembayaran yang diperlukan untuk memverifikasi perhitungan jam bagi pekerja yang tercakup.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang cara menagih berdasarkan jam kerja
Seberapa banyak detail timesheet yang harus menyertai invoice?
Sediakan detail yang diperlukan oleh perjanjian dan informasi yang cukup untuk memverifikasi biaya. Jaga komentar internal dan informasi klien yang tidak relevan tetap privat.
Dapatkah beberapa tarif jam muncul dalam satu invoice?
Ya. Gunakan baris terpisah untuk setiap layanan atau peran dan tampilkan jam yang sesuai serta tarif yang disetujui dengan jelas.
Bagaimana jika jam melebihi estimasi?
Jelaskan perbedaannya dan dapatkan persetujuan sebelum melanjutkan melampaui batas yang disepakati. Jangan mengejutkan klien dengan jam berlebih yang tidak disetujui pada invoice akhir.