Catatan waktu sudah tersedia, tetapi invoice masih harus menjelaskan biaya tanpa membagikan setiap catatan internal.
Mulai dari periode dan perjanjian, lalu kelompokkan jam supaya pelanggan dapat mengikuti perhitungannya.
Lakukan rekonsiliasi catatan waktu
Pilih entri dari klien, proyek, dan periode penagihan yang benar. Hapus timer ganda, lengkapi deskripsi yang hilang, dan pastikan setiap aktivitas yang dicakup telah disetujui dalam perjanjian.
Periksa batas proyek, retainer, jam yang termasuk, dan invoice sebelumnya sebelum menagih. Total yang belum ditagih harus mewakili pekerjaan baru yang disetujui, bukan seluruh waktu yang pernah dicatat pada proyek tersebut.
- Filter periode penagihan yang benar
- Tinjau status tagihan dan persetujuan
- Hapus duplikasi dan tumpang tindih
- Kecualikan waktu yang telah ditagih sebelumnya
Hitung biaya per jam
Kalikan durasi yang disetujui dengan tarif yang disepakati untuk setiap layanan atau peran. Terapkan kebijakan penagihan dan pembulatan secara konsisten, lalu jumlahkan total per baris dan verifikasi aritmatikanya.
Tangani diskon, retainer, pajak, dan biaya yang dapat diklaim sebagai perhitungan terpisah yang diberi label jelas. Jangan mengubah tarif per jam pada faktur kecuali klien telah menerima tarif tersebut.
- Gunakan tarif yang telah disepakati
- Terapkan satu inkrement waktu yang konsisten
- Hitung setiap baris secara independen
- Pisahkan diskon, pajak, dan biaya
Tulis item faktur yang bermanfaat
Kelompokkan entri sesuai dengan detail yang dijanjikan kepada klien. Satu baris dapat mewakili layanan, fase, peran, atau rentang tanggal selama klien dapat memahami apa yang telah diserahkan.
Untuk setiap baris, tampilkan deskripsi, jam, tarif, dan jumlah. Tambahkan nama proyek dan periode layanan, serta hindari label samar seperti 'pekerjaan miscellaneous' atau blok waktu tanpa penjelasan.
- Sebutkan nama layanan atau fase proyek
- Tampilkan jam kerja dan tarif per jam
- Nyatakan periode layanan
- Gunakan deskripsi yang terkait dengan hasil
Kirim dan simpan catatan pendukung
Masukkan nomor faktur, tanggal terbit, tanggal jatuh tempo, metode pembayaran, dan ketentuan pembayaran yang disepakati. Lampirkan atau tautkan lembar waktu yang ditampilkan ke klien jika diperlukan, sementara catatan internal pribadi tetap tersembunyi dari dokumen yang dibagikan.
Setelah dikirim, tandai entri sumber dengan nomor faktur dan pertahankan versi yang disetujui. Lacak pembayaran berdasarkan faktur, bukan dengan mengedit jam yang ditagih untuk mencerminkan kapan uang diterima.
- Sertakan nomor dan syarat pembayaran
- Lampirkan rincian pendukung yang telah disepakati
- Tandai entri waktu sebagai telah ditagih
- Simpan catatan sumber yang telah disetujui
Pilih periode dan pekerjaan disetujui
Tentukan mingguan, bulanan atau tahap, lalu keluarkan waktu yang sudah ditagih. Simpan catatan tertunda atau disengketakan terpisah.
Cantumkan periode layanan walaupun nilai bulanan sama. Ini membantu pelanggan mencocokkan persetujuan serta pembayaran sebelumnya.
Hitung tarif berbeda secara terpisah
Empat jam desain × 220 adalah 880. Rapat 1,5 jam × tarif disepakati 180 adalah 270, sehingga subtotal 1.150 sebelum pajak.
Jangan menggunakan rata-rata tanpa penjelasan. Pisahkan tugas, peran atau tarif khusus ketika memengaruhi jumlah.
| Pekerjaan | Jam | Tarif | Nilai |
|---|---|---|---|
| Desain | 4 | 220 | 880 |
| Rapat | 1,5 | 180 | 270 |
| Subtotal | 5,5 | — | 1.150 |
Konversikan menit dengan benar
90 menit sama dengan 1,5 jam. Notasi 1:30 berbeda dari angka desimal 1,30; periksa format aplikasi sebelum mengalikan tarif.
Minimum dan pembulatan mengikuti kesepakatan konsisten. Simpan waktu nyata bila perlu, bukan memilih aturan saat invoice dibuat.
Ringkas di invoice, rinci di lampiran
Pekerjaan serupa pada tarif sama dapat dikelompokkan, sementara lampiran menunjukkan tanggal dan tugas. Total kedua dokumen harus cocok.
Bagikan data pelanggan terkait saja. Keluarkan informasi pihak lain serta catatan pribadi dan gunakan referensi penghubung.
Perhitungkan harga tetap serta prabayar
Pisahkan jasa tetap dari tambahan per jam. Tampilkan uang muka atau kredit digunakan dan saldo; paket jam perlu aturan pemakaian serta sisa.
Jangan mengurangi deposit sama berulang atau mengatur ulang prabayar tanpa alasan. Hubungkan catatan jam, tagihan dan kredit tersedia.
Selesaikan pertanyaan pada tingkat tugas
Tanyakan tanggal, pekerjaan atau tarif yang perlu dijelaskan. Bandingkan dengan bukti serta perjanjian dan simpan koreksi nyata.
Tandai catatan sudah ditagih dan perbarui penerimaan. Ini mencegah jam muncul lagi serta pengingat menggunakan saldo lama.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Seberapa banyak detail timesheet yang harus menyertai invoice?
Sediakan detail yang diperlukan oleh perjanjian dan informasi yang cukup untuk memverifikasi biaya. Jaga komentar internal dan informasi klien yang tidak relevan tetap privat.
Dapatkah beberapa tarif jam muncul dalam satu invoice?
Ya. Gunakan baris terpisah untuk setiap layanan atau peran dan tampilkan jam yang sesuai serta tarif yang disetujui dengan jelas.
Bagaimana jika jam melebihi estimasi?
Jelaskan perbedaannya dan dapatkan persetujuan sebelum melanjutkan melampaui batas yang disepakati. Jangan mengejutkan klien dengan jam berlebih yang tidak disetujui pada invoice akhir.