Timesheet seharusnya menghindarkan Anda dari menyusun ulang kalender saat akhir bulan. Jika mengisinya terasa seperti pekerjaan pelaporan terpisah, mungkin kolomnya berlebihan.
Gunakan satu baris untuk blok kerja bermakna, dengan informasi yang menjelaskan waktu dan tagihan bila relevan.
Bidang timesheet esensial
Setiap entri memerlukan tanggal, klien, proyek, deskripsi tugas, dan durasi. Sertakan waktu mulai dan selesai hanya jika perjanjian atau alur kerja membutuhkannya; durasi yang terverifikasi mungkin sudah cukup untuk banyak proyek.
Tambahkan tarif penagihan atau kategori tarif ketika satu klien menggunakan beberapa tarif. Status dapat ditagih, status persetujuan, dan referensi invoice membantu memisahkan pekerjaan yang dicatat dari jam yang siap ditagih.
- Tanggal, klien, dan proyek
- Deskripsi tugas dan hasil
- Durasi dan tarif penagihan
- Status dapat ditagih dan persetujuan
Atur templat untuk entri cepat
Gunakan satu baris per tugas yang tidak terputus atau blok kerja yang bermakna. Nama proyek dan aktivitas standar mengurangi variasi ejaan dan membuat total mingguan lebih dapat diandalkan.
Pisahkan deskripsi yang dilihat klien dari catatan pribadi. Kolom klien harus menjelaskan pekerjaan yang dikirimkan, sementara catatan internal dapat mencatat gangguan, kekhawatiran estimasi, atau tindakan tindak lanjut.
- Gunakan satu format baris yang konsisten
- Pilih proyek dari daftar tetap
- Jaga deskripsi tetap singkat dan spesifik
- Pisahkan catatan pribadi dari catatan penagihan
Contoh timesheet mingguan siap salin
Salin nama kolom dan baris sampel di bawah ini ke dalam spreadsheet, lalu ganti nilai klien, tugas, tarif, dan status. Contoh ini memisahkan pengiriman yang dapat ditagih dari administrasi internal dan memberikan setiap baris yang disetujui cukup detail untuk mendukung invoice.
Catatan sampel mencatat 6,5 jam, di mana 5,5 jam dapat ditagih. Dengan tarif $75 per jam, jumlah invoice yang disetujui adalah $412,50. Tambahkan rumus untuk jam tercatat, jam dapat ditagih, dan jumlah dapat ditagih agar pengeditan menghitung ulang total secara otomatis.
- Kolom: Tanggal | Klien | Proyek | Tugas | Jam | Tarif | Dapat Ditagih | Persetujuan
- 2026-07-06 | Acme Studio | Pembaruan situs web | Wireframe halaman utama | 3,0 | Rp 75/jam | Ya | Disetujui
- 2026-07-07 | Acme Studio | Pembaruan situs web | Revisi tata letak seluler | 2,5 | Rp 75/jam | Ya | Disetujui
- 2026-07-08 | Internal | Administrasi | Pembukuan mingguan | 1,0 | — | Tidak | Tidak ditagih
- Total: 6,5 jam tercatat | 5,5 jam dapat ditagih | Rp 412,50 disetujui untuk invoice
Gunakan timesheet bersama invoice
Di akhir periode penagihan, filter entri yang disetujui dan belum ditagih. Kelompokkan sesuai tingkat yang dijanjikan kepada klien dan pastikan total timesheet sesuai dengan perhitungan invoice.
Rujuk proyek dan periode layanan pada kedua dokumen. Tandai entri dengan nomor invoice setelah penagihan, lalu simpan timesheet sumber bersama catatan proyek untuk pertanyaan di masa depan dan analisis harga.
- Pilih hanya entri yang disetujui
- Samakan jam dan tarif dengan baris invoice
- Rujuk periode penagihan
- Simpan nomor invoice bersama entri
Pilih kolom sesuai pekerjaan
Tanggal, pelanggan, proyek, tugas dan durasi adalah awal. Waktu mulai, selesai, rehat, status tagihan dan tarif dapat ditambahkan bila digunakan.
Proyek harga tetap tetap bisa dicatat tanpa kolom biaya per jam. Jangan mengubah model harga hanya karena templat mempunyai tarif.
Coba satu hari biasa
Bayangkan 90 menit pembaruan konten A, 45 menit rapat B dan 30 menit pembukuan sendiri. Pemisahan memperlihatkan 165 menit aktivitas tanpa otomatis menagih semuanya.
Kegiatan pelanggan mengikuti perjanjian. Administrasi sendiri bukan otomatis biaya kepada pelanggan yang kebetulan aktif.
| Pihak | Tugas | Waktu nyata |
|---|---|---|
| Pelanggan A | Pembaruan konten | 90 menit |
| Pelanggan B | Rapat ruang lingkup | 45 menit |
| Usaha sendiri | Pembukuan | 30 menit |
Bedakan isian dan rumus
Mulai, selesai dan rehat dapat menghasilkan durasi; durasi serta tarif menghasilkan nilai. Pahami format serta pekerjaan melewati tengah malam.
Satu jam tiga puluh menit adalah 1,5 jam, bukan 1,30. Pada tarif 200, nilainya 300. Contoh yang diketahui membantu memeriksa rumus.
Buat salinan pelanggan yang relevan
Pelanggan mungkin membutuhkan tanggal, tugas, jam tertagih serta nilai. Catatan internal bisa menyimpan waktu total dan alasan tidak ditagih.
Sepakati pelulus, frekuensi serta tenggat pemeriksaan. Simpan versi diterima dan jelaskan koreksi berikutnya.
Tinjau setiap minggu
Lengkapi keterangan hilang, bandingkan jeda jelas dengan kalender dan identifikasi waktu sudah ditagih. Akhir bulan lalu menjadi ringkasan, bukan rekonstruksi.
Jika kolom terus menghambat tanpa membantu harga atau perencanaan, pertimbangkan menghapusnya. Bukti cukup harus mudah dipelihara.
Hubungkan ke invoice
Sebutkan periode atau nomor invoice yang didukung. Cocokkan jam, tarif berbeda dan waktu tidak ditagih dengan jumlah akhir.
Simpan lampiran terkirim bersama invoice. Pertanyaan satu baris dapat dijawab tanpa mencari seluruh workbook bulanan.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Apakah freelancer harus menggunakan timesheet harian atau mingguan?
Catat waktu setiap hari, meskipun klien menerima laporan mingguan atau bulanan. Interval entri yang lebih pendek meningkatkan akurasi dan mengurangi pekerjaan yang terlupakan.
Apakah timesheet memerlukan waktu mulai dan selesai?
Tidak selalu. Gunakan catatan waktu jika keterlibatan memerlukan pencatatan jam; jika tidak, tugas yang jelas, tanggal, dan durasi terverifikasi mungkin sudah cukup.
Bisakah satu timesheet mencakup beberapa klien?
Lembar master internal dapat mencakup beberapa klien, namun filter dan tinjau setiap klien secara terpisah sebelum membagikan atau membuat invoice.