Saat kantor membuat invoice, kru mungkin sudah berada di lokasi lain. Mengingat siapa bekerja, kapan menunggu dan apa yang disetujui menjadi lebih sulit.
Catatan harian singkat menyimpan fakta untuk biaya proyek, upah dan penagihan, tanpa menganggap semuanya memakai angka sama.
Rancang struktur proyek
Buat proyek unik untuk setiap pekerjaan dan bagi menjadi fase atau kode biaya yang berguna. Struktur harus cukup mirip dengan estimasi untuk membandingkan tenaga kerja yang direncanakan dan aktual.
Pertahankan nama yang stabil di seluruh estimasi, catatan waktu, perubahan pesanan, dan invoice. Ini mencegah pekerjaan yang sama tersebar di label yang sedikit berbeda saat pekerjaan ditinjau.
- Identifikasi klien dan proyek unik
- Fase, perdagangan, atau kode biaya
- Penugasan pekerja atau subkontraktor
- Kategori tarif standar dan khusus
Tangkap waktu lapangan secara akurat
Catat waktu saat tiba, pulang, atau titik pemeriksaan pekerjaan lain yang disepakati. Sertakan lokasi pekerjaan dan tugas, sambil mengumpulkan data lokasi hanya ketika diperlukan, diungkapkan, dan ditangani sesuai aturan yang berlaku.
Pengawas harus meninjau punch yang terlewat, tumpang tindih, perjalanan, istirahat, dan lembur tak terduga segera. Koreksi harus tetap terlihat dan disetujui oleh orang yang bertanggung jawab atas catatan tersebut.
- Catat waktu sedekat mungkin dengan pekerjaan
- Tetapkan pekerjaan dan tugas yang benar
- Deskripsikan aktivitas yang telah diselesaikan
- Tinjau koreksi dan pengecualian
Pisahkan tenaga kerja dari biaya lainnya
Catatan waktu harus membedakan tenaga kerja dari bahan, peralatan, jarak tempuh, dan biaya yang dapat diklaim. Setiap biaya kemudian dapat mengikuti metode harga dan persetujuan dalam perjanjian.
Identifikasi callback yang tidak dapat ditagih, pelatihan, estimasi, dan administrasi meskipun tidak ditampilkan ke klien. Biaya ini memengaruhi margin dan dapat mengungkap masalah kualitas atau perencanaan yang berulang.
- Jam tenaga kerja berdasarkan tarif
- Bahan dan peralatan secara terpisah
- Perjalanan atau jarak tempuh yang disetujui
- Pekerjaan ulang yang tidak dapat ditagihkan dan biaya overhead
Hubungkan waktu dengan penentuan biaya pekerjaan dan invoice
Bandingkan jam tenaga kerja aktual dengan estimasi per fase. Tinjau selisih selama pekerjaan aktif agar perubahan ruang lingkup, masalah produktivitas, atau asumsi yang salah dapat diselesaikan sebelum invoice akhir.
Gunakan waktu yang dapat ditagih dan disetujui klien untuk membuat baris invoice dan pertahankan detail dasarnya. Jangan berasumsi bahwa setiap jam kerja yang dibayar otomatis dapat ditagihkan ke klien; ikuti kontrak dan perubahan yang disetujui.
- Bandingkan tenaga kerja yang diestimasi dan aktual
- Setujui entri yang dapat ditagihkan kepada klien
- Buat baris invoice terperinci
- Tinjau margin setelah penyelesaian
Gunakan identitas pekerjaan yang konsisten
Catat pekerja, tanggal, proyek, tugas dan durasi beserta rehat relevan. Perpindahan lokasi perlu terlihat agar waktu tidak dialokasikan dua kali.
Beberapa orang bekerja bersama memerlukan catatan kontribusi. “Empat jam di lokasi” hanya menjelaskan durasi, bukan total tenaga.
Bedakan jam individu dan jam tim
Dua orang bekerja empat jam masing-masing menghasilkan delapan jam tenaga. Kontrak tarif individu bisa memakai delapan, sedangkan tarif tim memakai empat jam layanan tim.
Contoh 8 × 180 = 1.440 dan 4 × 320 = 1.280 adalah kesepakatan berbeda, bukan pilihan menagih angka lebih besar.
Catat perjalanan, menunggu dan persiapan
Akses tertutup atau bahan belum tiba dapat membuat tim menunggu. Rekam penyebab serta durasi apa adanya.
Apakah pelanggan membayar mengikuti perjanjian dan aturan. Data tetap berguna untuk memperbaiki jadwal walaupun tidak ditagih terpisah.
Pisahkan upah dari tagihan pelanggan
Waktu kerja nyata berkaitan dengan upah dan kewajiban ketenagakerjaan; jam tertagih mengikuti kontrak. Penolakan pelanggan bukan alasan menghapus jam pekerja.
Lembur serta rehat mengikuti aturan wilayah. Invoice dapat merangkum tenaga sementara catatan internal mempertahankan kebutuhan penggajian.
Periksa saat konteks masih diingat
Pihak yang tepat perlu mengonfirmasi proyek, tugas serta kekosongan segera. Jelaskan perubahan pada catatan yang sudah disetujui.
Tinjauan singkat menemukan waktu berhenti terlupa atau lokasi salah. Akhir bulan biasanya membutuhkan beberapa orang mengingat kembali hari yang sama.
Pilih alat menurut kebutuhan nyata
Timesheet bersama atau aplikasi lapangan mungkin cukup. Uji pengisian, persetujuan, ekspor dan invoice termasuk koneksi lemah.
Jelaskan penggunaan lokasi atau pemantauan bila diperlukan. Pekerja perlu tahu siapa melihat data dan kaitannya dengan upah serta tagihan.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Apakah kontraktor harus melacak waktu perjalanan?
Catat waktu yang memengaruhi catatan pekerja, biaya proyek, atau penagihan klien. Apakah waktu tersebut dapat ditagihkan atau dibayarkan bergantung pada aturan dan kesepakatan yang berlaku.
Bisakah satu pekerja mencatat waktu di beberapa pekerjaan?
Ya. Setiap blok kerja harus ditetapkan ke pekerjaan dan tugas yang benar agar jam kerja tidak terduplikasi dan biaya proyek tetap akurat.
Seberapa sering waktu kontraktor harus disetujui?
Tinjau pengecualian setiap hari dan selesaikan persetujuan formal sebelum pembayaran atau invoice. Jadwal harus menyisakan waktu untuk memperbaiki catatan tanpa menunda pembayaran.