Kontraktor sering menyeimbangkan pekerjaan lapangan, perjalanan, bahan, subkontraktor, dan perubahan klien di berbagai pekerjaan. Sistem pencatatan waktu yang berguna menangkap pekerjaan dekat lokasi tanpa membebani administrasi setiap entri.
Mulailah dari catatan yang benar-benar dibutuhkan bisnis. Tagihan klien, pembayaran pekerja, biaya pekerjaan, dan catatan kepatuhan memiliki persyaratan berbeda. Konfirmasi kewajiban pekerjaan dan pencatatan dengan otoritas atau penasihat yang tepat untuk setiap yurisdiksi. Dokumentasikan catatan mana yang mengendalikan setiap proses agar invoice klien tidak dianggap sebagai pengganti catatan gaji atau catatan pekerja yang diwajibkan hukum.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Rancang struktur proyek | Identifikasi klien dan proyek unik |
| Tangkap waktu lapangan secara akurat | Catat waktu sedekat mungkin dengan pekerjaan |
| Pisahkan tenaga kerja dari biaya lainnya | Jam tenaga kerja berdasarkan tarif |
| Hubungkan waktu dengan penentuan biaya pekerjaan dan invoice | Bandingkan tenaga kerja yang diestimasi dan aktual |
Rancang struktur proyek
Buat proyek unik untuk setiap pekerjaan dan bagi menjadi fase atau kode biaya yang berguna. Struktur harus cukup mirip dengan estimasi untuk membandingkan tenaga kerja yang direncanakan dan aktual.
Pertahankan nama yang stabil di seluruh estimasi, catatan waktu, perubahan pesanan, dan invoice. Ini mencegah pekerjaan yang sama tersebar di label yang sedikit berbeda saat pekerjaan ditinjau.
- Identifikasi klien dan proyek unik
- Fase, perdagangan, atau kode biaya
- Penugasan pekerja atau subkontraktor
- Kategori tarif standar dan khusus
Tangkap waktu lapangan secara akurat
Catat waktu saat tiba, pulang, atau titik pemeriksaan pekerjaan lain yang disepakati. Sertakan lokasi pekerjaan dan tugas, sambil mengumpulkan data lokasi hanya ketika diperlukan, diungkapkan, dan ditangani sesuai aturan yang berlaku.
Pengawas harus meninjau punch yang terlewat, tumpang tindih, perjalanan, istirahat, dan lembur tak terduga segera. Koreksi harus tetap terlihat dan disetujui oleh orang yang bertanggung jawab atas catatan tersebut.
- Catat waktu sedekat mungkin dengan pekerjaan
- Tetapkan pekerjaan dan tugas yang benar
- Deskripsikan aktivitas yang telah diselesaikan
- Tinjau koreksi dan pengecualian
Pisahkan tenaga kerja dari biaya lainnya
Catatan waktu harus membedakan tenaga kerja dari bahan, peralatan, jarak tempuh, dan biaya yang dapat diklaim. Setiap biaya kemudian dapat mengikuti metode harga dan persetujuan dalam perjanjian.
Identifikasi callback yang tidak dapat ditagih, pelatihan, estimasi, dan administrasi meskipun tidak ditampilkan ke klien. Biaya ini memengaruhi margin dan dapat mengungkap masalah kualitas atau perencanaan yang berulang.
- Jam tenaga kerja berdasarkan tarif
- Bahan dan peralatan secara terpisah
- Perjalanan atau jarak tempuh yang disetujui
- Pekerjaan ulang yang tidak dapat ditagihkan dan biaya overhead
Hubungkan waktu dengan penentuan biaya pekerjaan dan invoice
Bandingkan jam tenaga kerja aktual dengan estimasi per fase. Tinjau selisih selama pekerjaan aktif agar perubahan ruang lingkup, masalah produktivitas, atau asumsi yang salah dapat diselesaikan sebelum invoice akhir.
Gunakan waktu yang dapat ditagih dan disetujui klien untuk membuat baris invoice dan pertahankan detail dasarnya. Jangan berasumsi bahwa setiap jam kerja yang dibayar otomatis dapat ditagihkan ke klien; ikuti kontrak dan perubahan yang disetujui.
- Bandingkan tenaga kerja yang diestimasi dan aktual
- Setujui entri yang dapat ditagihkan kepada klien
- Buat baris invoice terperinci
- Tinjau margin setelah penyelesaian
Terapkan panduan ini dalam praktik
Templat dan alat untuk alur kerja ini
Gunakan sumber daya yang sesuai dengan pekerjaan yang perlu Anda estimasi, dokumentasikan, atau invoice.
Templat invoice layanan per jam
Ubah jam yang dilacak menjadi item garis yang jelas dengan tarif, kuantitas, pajak, dan total.
Sumber daya terbuka Templat invoiceTemplat invoice tukang pipa
Terapkan waktu kerja lapangan ke pekerjaan pipa bersama dengan biaya suku cadang dan panggilan layanan.
Sumber daya terbuka Templat invoiceTemplat invoice tukang listrik
Konversi waktu tenaga kerja listrik dan bahan menjadi invoice siap klien.
Sumber daya terbukaSumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- Departemen Tenaga Kerja AS: Pencatatan Jam KerjaMenetapkan jam kerja harian inti, jam kerja mingguan, tarif, dan catatan penghasilan yang diperlukan untuk karyawan yang tercakup.
- Regulasi Pengadaan Federal: Pembayaran Kemajuan KonstruksiMenghubungkan permintaan pembayaran konstruksi dengan pekerjaan terperinci, jumlah subkontraktor, data pendukung, dan kemajuan yang disetujui.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang pelacakan waktu untuk kontraktor
Apakah kontraktor harus melacak waktu perjalanan?
Catat waktu yang memengaruhi catatan pekerja, biaya proyek, atau penagihan klien. Apakah waktu tersebut dapat ditagihkan atau dibayarkan bergantung pada aturan dan kesepakatan yang berlaku.
Bisakah satu pekerja mencatat waktu di beberapa pekerjaan?
Ya. Setiap blok kerja harus ditetapkan ke pekerjaan dan tugas yang benar agar jam kerja tidak terduplikasi dan biaya proyek tetap akurat.
Seberapa sering waktu kontraktor harus disetujui?
Tinjau pengecualian setiap hari dan selesaikan persetujuan formal sebelum pembayaran atau invoice. Jadwal harus menyisakan waktu untuk memperbaiki catatan tanpa menunda pembayaran.