Pelacakan waktu harus memberikan keputusan yang lebih baik tanpa menjadi pekerjaan kedua. Seorang profesional independen mungkin memerlukan jam tagihan per klien dan tugas; bisnis kecil juga mungkin memerlukan kapasitas tim, input penggajian, biaya proyek, dan catatan kepatuhan. Tentukan tujuan sebelum memilih timer.
Pocket Invoice tidak mengklaim memiliki pelacak waktu bawaan. Anda dapat menggunakan alat waktu khusus atau proses dokumentasi sederhana, lalu masukkan jam dan tarif yang disetujui sebagai baris invoice. Kuncinya adalah serahan yang andal dari catatan waktu ke tagihan klien.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Tentukan apa yang harus dijawab oleh catatan tersebut | Waktu dapat ditagih per klien dan proyek |
| Buat proyek sederhana dan label tugas | Konvensi penamaan klien dan proyek |
| Tangkap waktu sedekat mungkin dengan pekerjaan | Timer atau prompt entri manual |
| Ubah waktu yang disetujui menjadi invoice | Tinjau dan setujui entri waktu |
Tentukan apa yang harus dijawab oleh catatan tersebut
Untuk penagihan, catatan harus mengidentifikasi klien, proyek, tugas, tanggal, durasi, kategori tarif, dan deskripsi yang bermanfaat. Untuk estimasi, catatan harus membedakan pekerjaan yang mungkin diulang oleh proyek di masa depan. Untuk profitabilitas, catatan harus mencakup waktu pengiriman penting yang tidak dapat ditagih serta jam yang sudah ditagih.
Hindari mengumpulkan data aktivitas sensitif tanpa tujuan yang sah. Jika melibatkan karyawan, jelaskan apa yang dicatat, mengapa, siapa yang dapat mengaksesnya, serta aturan tempat kerja dan privasi yang berlaku. Dapatkan nasihat profesional untuk persyaratan pemantauan atau penggajian.
- Waktu dapat ditagih per klien dan proyek
- Pengiriman dan administrasi yang tidak dapat ditagih
- Perbandingan estimasi versus aktual
- Tinjauan kapasitas dan profitabilitas
Buat proyek sederhana dan label tugas
Gunakan nama yang sesuai dengan proposal dan invoice. Satu proyek dapat mewakili satu engagement, sedangkan tugas mewakili pekerjaan bermakna seperti penemuan, desain, implementasi, pertemuan, atau perjalanan yang dapat ditagih. Terlalu banyak label memperlambat entri dan menghasilkan data yang tidak konsisten.
Tentukan pembulatan, inkremen minimum, istirahat, perjalanan, koreksi, dan persetujuan. Jika tugas tidak dapat ditagih, putuskan apakah itu masih perlu dilacak untuk analisis internal. Simpan aturan tertulis agar pekerjaan yang sama dicatat secara konsisten.
- Konvensi penamaan klien dan proyek
- Daftar tugas kecil dan stabil
- Aturan waktu dapat ditagih dan tidak dapat ditagih
- Kebijakan pembulatan dan koreksi
Tangkap waktu sedekat mungkin dengan pekerjaan
Mulai dan hentikan timer saat memungkinkan, atau catat waktu pada titik-titik alami. Menunggu hingga akhir minggu meningkatkan risiko terlupa dan deskripsi yang kabur. Tambahkan catatan selagi tugas masih jelas.
Tinjau entri harian untuk tumpang tindih, periode menganggur yang panjang, proyek yang salah, dan deskripsi yang hilang. Langkah persetujuan dari manajer atau klien mungkin berguna untuk tim besar atau pekerjaan yang sensitif terhadap biaya. Kunci atau simpan catatan yang disetujui agar edit invoice di kemudian hari tidak mengubah sumber secara diam-diam.
- Timer atau prompt entri manual
- Catatan tugas dan hasil singkat
- Tinjauan kesalahan harian
- Persetujuan sebelum penagihan jika diperlukan
Ubah waktu yang disetujui menjadi invoice
Ringkas waktu sesuai tingkat yang disyaratkan dalam perjanjian. Tampilkan periode layanan, tugas atau peran, jam yang disetujui, tarif, dan total baris. Lampirkan timesheet terperinci hanya jika diharapkan; invoice itu sendiri harus tetap memberikan konteks yang cukup untuk memahami tagihan.
Setelah penagihan, bandingkan waktu aktual dengan estimasi dan tarif efektif. Cari koordinasi, revisi, perjalanan, atau administrasi yang berulang namun tidak ditagih. Gunakan bukti tersebut untuk meningkatkan ruang lingkup dan penetapan harga di masa depan. Pocket Invoice kemudian dapat membuat invoice PDF bernomor dan terperinci di Web, iOS, dan Android.
- Tinjau dan setujui entri waktu
- Terapkan tarif yang disepakati
- Buat item invoice yang jelas
- Gunakan data aktual untuk meningkatkan estimasi di masa depan
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- IRS: Pencatatan BisnisMemungkinkan sistem pencatatan yang sesuai dengan bisnis sambil mewajibkan catatan yang mendukung pendapatan dan pengeluaran.
- IRS: Kumpulkan Dokumen untuk Pekerjaan MandiriDaftar pernyataan pembayaran, tanda terima, log perjalanan, dan catatan pendapatan serta pengeluaran lainnya yang harus dikumpulkan oleh pekerja mandiri.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang bagaimana seharusnya freelancer melacak waktu?
Apakah freelancer perlu melacak setiap menit?
Tidak. Catat detail yang diperlukan untuk penagihan dan pengambilan keputusan. Tingkat detail yang tepat bergantung pada kesepakatan, model harga, risiko proyek, dan biaya administrasi.
Seberapa sering entri waktu harus ditinjau?
Tinjau setiap hari jika memungkinkan dan setujui sebelum penagihan. Tinjauan yang sering menangkap kesalahan selagi pekerjaan masih mudah diingat.
Apakah pelacakan waktu dapat membantu proyek harga tetap?
Ya. Catatan waktu internal mengungkap tarif efektif, akurasi estimasi, perubahan ruang lingkup yang berulang, dan layanan mana yang memerlukan harga berbeda.