Bagaimana Freelancer Seharusnya Melacak Waktu?

Tentukan apa yang harus dijawab oleh catatan tersebut

Untuk penagihan, catatan harus mengidentifikasi klien, proyek, tugas, tanggal, durasi, kategori tarif, dan deskripsi yang bermanfaat. Untuk estimasi, catatan harus membedakan pekerjaan yang mungkin diulang oleh proyek di masa depan. Untuk profitabilitas, catatan harus mencakup waktu pengiriman penting yang tidak dapat ditagih serta jam yang sudah ditagih.

Hindari mengumpulkan data aktivitas sensitif tanpa tujuan yang sah. Jika melibatkan karyawan, jelaskan apa yang dicatat, mengapa, siapa yang dapat mengaksesnya, serta aturan tempat kerja dan privasi yang berlaku. Dapatkan nasihat profesional untuk persyaratan pemantauan atau penggajian.

• Waktu dapat ditagih per klien dan proyek
• Pengiriman dan administrasi yang tidak dapat ditagih
• Perbandingan estimasi versus aktual
• Tinjauan kapasitas dan profitabilitas

Buat proyek sederhana dan label tugas

Gunakan nama yang sesuai dengan proposal dan invoice. Satu proyek dapat mewakili satu engagement, sedangkan tugas mewakili pekerjaan bermakna seperti penemuan, desain, implementasi, pertemuan, atau perjalanan yang dapat ditagih. Terlalu banyak label memperlambat entri dan menghasilkan data yang tidak konsisten.

Tentukan pembulatan, inkremen minimum, istirahat, perjalanan, koreksi, dan persetujuan. Jika tugas tidak dapat ditagih, putuskan apakah itu masih perlu dilacak untuk analisis internal. Simpan aturan tertulis agar pekerjaan yang sama dicatat secara konsisten.

• Konvensi penamaan klien dan proyek
• Daftar tugas kecil dan stabil
• Aturan waktu dapat ditagih dan tidak dapat ditagih
• Kebijakan pembulatan dan koreksi

Tangkap waktu sedekat mungkin dengan pekerjaan

Mulai dan hentikan timer saat memungkinkan, atau catat waktu pada titik-titik alami. Menunggu hingga akhir minggu meningkatkan risiko terlupa dan deskripsi yang kabur. Tambahkan catatan selagi tugas masih jelas.

Tinjau entri harian untuk tumpang tindih, periode menganggur yang panjang, proyek yang salah, dan deskripsi yang hilang. Langkah persetujuan dari manajer atau klien mungkin berguna untuk tim besar atau pekerjaan yang sensitif terhadap biaya. Kunci atau simpan catatan yang disetujui agar edit invoice di kemudian hari tidak mengubah sumber secara diam-diam.

• Timer atau prompt entri manual
• Catatan tugas dan hasil singkat
• Tinjauan kesalahan harian
• Persetujuan sebelum penagihan jika diperlukan

Ubah waktu yang disetujui menjadi invoice

Ringkas waktu sesuai tingkat yang disyaratkan dalam perjanjian. Tampilkan periode layanan, tugas atau peran, jam yang disetujui, tarif, dan total baris. Lampirkan timesheet terperinci hanya jika diharapkan; invoice itu sendiri harus tetap memberikan konteks yang cukup untuk memahami tagihan.

Setelah penagihan, bandingkan waktu aktual dengan estimasi dan tarif efektif. Cari koordinasi, revisi, perjalanan, atau administrasi yang berulang namun tidak ditagih. Gunakan bukti tersebut untuk meningkatkan ruang lingkup dan penetapan harga di masa depan. Pocket Invoice kemudian dapat membuat invoice PDF bernomor dan terperinci di Web, iOS, dan Android.

• Tinjau dan setujui entri waktu
• Terapkan tarif yang disepakati
• Buat item invoice yang jelas
• Gunakan data aktual untuk meningkatkan estimasi di masa depan

Pilih metode yang dapat dipertahankan

Timer cocok bila diubah saat tugas berganti. Timesheet manual membantu pekerjaan dalam blok jelas; rekaman aktivitas otomatis tetap memerlukan penentuan pelanggan serta tugas.

Coba seminggu biasa. Periksa catatan tertinggal, gangguan dan kemudahan menyiapkan ringkasan. Data sederhana yang rutin ditinjau lebih berguna daripada rincian yang diabaikan.

Bandingkan alat sesuai tujuan

Produk berikut mempunyai fokus berbeda untuk pencatatan individu, proyek, penagihan atau jadwal pekerja. Periksa paket serta fitur terkini di situs resmi.

Gunakan sedikit kategori yang berguna

Pisahkan pelaksanaan pelanggan, komunikasi, penawaran, administrasi dan belajar bila relevan. Kategori tidak otomatis menentukan apa yang dapat ditagih.

Lihat kejutan setiap minggu, seperti tugas dua jam menjadi empat atau pesan yang memecah fokus. Gunakan untuk memperbaiki estimasi tanpa menghakimi setiap menit.

Catat proyek tetap untuk keputusan harga

Proyek 3.000 selama 15 jam menghasilkan efektif 200 per jam sebelum biaya lain. Bila 30 jam, nilainya 100; pelanggan tetap membayar harga disepakati.

Cari penyebab: cakupan kabur, revisi, input tertunda atau belajar. Harga lebih tinggi bukan satu-satunya solusi bila proses dapat diperbaiki.

Ubah catatan menjadi invoice terbaca

Kelompokkan jam disetujui menurut pelanggan, tugas serta tarif. Lampirkan rincian bila dibutuhkan tanpa memasukkan setiap pesan kecil ke halaman utama.

Periksa tumpang tindih, timer terlupa, rehat dan jam yang sudah ditagih. Bedakan waktu nyata dari pembulatan serta tandai catatan terpakai.

Terangkan tujuan kepada tim

Jika tujuannya anggaran dan penagihan, kumpulkan informasi yang mendukung itu. Tangkapan layar atau lokasi membawa pertanyaan privasi tambahan.

Jelaskan akses, koreksi, penyimpanan dan kaitan dengan upah. Waktu kerja, jam tertagih dan lama proyek tidak selalu sama.