Kontraktor memerlukan invoice yang menghubungkan pekerjaan lapangan dengan perjanjian yang disetujui pelanggan. Dokumen tersebut dapat mencakup tenaga kerja, bahan, peralatan, subkontraktor, pajak, uang muka, dan perubahan. Perangkat lunak harus membuat detail tersebut jelas tanpa mengubah setiap pekerjaan kecil menjadi proyek akuntansi.
Alat yang tepat bergantung pada ukuran bisnis dan alur kerja. Kontraktor perbaikan mandiri mungkin memerlukan invoice cepat dari ponsel dan item yang tersimpan. Bisnis konstruksi yang lebih besar mungkin memerlukan estimasi, pesanan pembelian, perubahan pesanan, penagihan progresif, retensi, integrasi akuntansi, dan akses berbasis peran. Tentukan proses yang diperlukan sebelum membandingkan produk.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Peta alur kerja dari pekerjaan ke invoice | Catatan pelanggan dan lokasi pekerjaan |
| Uji detail penagihan khusus kontraktor | Baris tenaga kerja, bahan, dan peralatan |
| Periksa kemudahan penggunaan di lokasi pekerjaan | Alur kerja praktis untuk iOS atau Android |
| Tinjau output, catatan, dan harga | PDF multi-halaman profesional |
Peta alur kerja dari pekerjaan ke invoice
Mulailah dengan permintaan, kunjungan lokasi, estimasi atau penawaran, persetujuan, penjadwalan, pengiriman, persetujuan perubahan, invoice, dan pembayaran. Identifikasi informasi mana yang harus berpindah antar langkah: alamat pelanggan, lokasi pekerjaan, ruang lingkup, pesanan pembelian, tenaga kerja, bahan, uang muka, dan pajak.
Uji apakah perangkat lunak mendukung alur tersebut secara langsung atau diekspor dengan rapi ke alat berikutnya. Memasukkan kembali estimasi yang disetujui dapat menimbulkan kesalahan jumlah dan deskripsi. Jika menggunakan alat terpisah, tentukan siapa yang melakukan serah terima dan bagaimana invoice akhir diperiksa terhadap ruang lingkup yang disetujui.
- Catatan pelanggan dan lokasi pekerjaan
- Referensi estimasi atau pesanan kerja
- Perubahan yang disetujui dan uang muka
- Riwayat invoice dan pembayaran
Uji detail penagihan khusus kontraktor
Buat invoice sampel yang mencakup jam kerja, bahan, peralatan, perjalanan, biaya subkontraktor, diskon, dan pajak yang berlaku. Pastikan deskripsi tetap mudah dipahami dan perlakuan pajak yang berbeda dapat direpresentasikan dengan akurat sesuai lokasi Anda.
Untuk pekerjaan jangka panjang, putuskan apakah Anda memerlukan penagihan berdasarkan tahapan, persentase penyelesaian, retensi, atau invoice terjadwal. Perangkat lunak invoice umum mungkin tidak mendukung akuntansi khusus konstruksi. Jangan mengasumsikan bahwa templat yang rapi mencakup kontrol operasional yang diperlukan oleh kontrak.
- Baris tenaga kerja, bahan, dan peralatan
- Kuantitas, satuan, tarif, dan pajak
- Uang muka, kredit, dan perubahan yang disetujui
- Penagihan progresif atau berdasarkan tahapan jika diperlukan
Periksa kemudahan penggunaan di lokasi pekerjaan
Aplikasi seluler harus berfungsi tanpa sarung tangan meskipun hari masih sibuk. Uji menambahkan pelanggan, memilih bahan tersimpan, memasukkan deskripsi panjang, menerapkan pajak, pratinjau PDF, dan mengirimkannya. Hitung jumlah langkah dan pastikan bidang penting tidak tersembunyi.
Konfirmasikan bagaimana data disinkronkan antara ponsel dan browser, apa yang terjadi saat koneksi lemah, serta siapa yang dapat melihat atau mengedit catatan bisnis. Akses perangkat tidak boleh melemahkan keamanan. Gunakan akun individu dan izin ketika beberapa orang menangani invoice.
- Alur kerja praktis untuk iOS atau Android
- Akses browser untuk tinjauan kantor
- Sinkronisasi yang andal
- Keamanan akun dan perangkat yang tepat
Tinjau output, catatan, dan harga
Pratinjau PDF dengan detail pekerjaan yang realistis dan beberapa halaman. Konfirmasi identitas bisnis, informasi pelanggan dan lokasi, nomor invoice, tanggal, referensi, total, ketentuan, dan instruksi pembayaran. Cari invoice lama dan ekspor catatan untuk memastikan arsip mendukung pembukuan dan pertanyaan pelanggan.
Bandingkan biaya langganan dengan batas invoice, jumlah perusahaan, pengguna, templat, ekspor, inventaris, dan dukungan. Pocket Invoice menyediakan invoice tanpa batas, manajemen multi-perusahaan, klien tersimpan, inventaris, PDF kustom, serta akses iOS, Android, dan Web. Kebutuhan khusus kontraktor harus dievaluasi secara terpisah.
- PDF multi-halaman profesional
- Riwayat yang dapat dicari dan ekspor
- Batasan invoice dan perusahaan
- Fitur terverifikasi yang sesuai dengan bisnis
Terapkan panduan ini dalam praktik
Templat dan alat untuk alur kerja ini
Gunakan sumber daya yang sesuai dengan pekerjaan yang perlu Anda estimasi, dokumentasikan, atau invoice.
Templat invoice kontraktor
Gunakan tata letak berfokus pekerjaan untuk tenaga kerja, bahan, referensi proyek, pajak, dan syarat pembayaran.
Sumber daya terbuka Templat invoiceTemplat invoice tukang pipa
Buat invoice plumbing yang jelas dengan detail layanan, suku cadang, tenaga kerja, pajak, dan saldo yang harus dibayar.
Sumber daya terbuka Templat invoiceTemplat invoice tukang listrik
Tagihan pekerjaan listrik dengan ruang untuk panggilan layanan, bahan, jam kerja, dan status pembayaran.
Sumber daya terbukaSumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- Regulasi Pengadaan Federal: Pembayaran Kemajuan KonstruksiMendefinisikan rincian item dan catatan pendukung untuk pekerjaan, subkontraktor, bahan, pembayaran progresif, dan retensi.
- NIST: Pedoman Mengelola Keamanan Perangkat SelulerMendukung evaluasi kontrol keamanan dan manajemen perangkat untuk alur kerja kontraktor yang digunakan di luar kantor.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang apa yang dibutuhkan perangkat lunak invoice kontraktor?
Dapatkah kontraktor menggunakan perangkat lunak invoice umum?
Ya, untuk penagihan yang sederhana. Penagihan progresif yang kompleks, retensi, laporan gaji bersertifikat, atau akuntansi konstruksi mungkin memerlukan perangkat lunak khusus.
Apakah perangkat lunak kontraktor harus menyertakan estimasi?
Alur estimasi-ke-invoice yang terhubung dapat mengurangi entri ganda. Alat terpisah juga dapat berfungsi ketika ruang lingkup yang disetujui dan perubahan ditransfer dengan akurat.
Apa yang harus disertakan dalam invoice kontraktor?
Sertakan detail bisnis dan pelanggan, alamat pekerjaan, nomor invoice, tanggal, referensi ruang lingkup, rincian tenaga kerja dan bahan, pajak, kredit, jumlah yang harus dibayar, serta syarat pembayaran.