Invoice kontraktor bergantung pada informasi sepanjang hari: jam tenaga, bahan, kunjungan dan tambahan yang disetujui pelanggan. Mengetik total hanyalah bagian terakhir.
Ikuti informasi dari lapangan sampai pembayaran ketika memilih perangkat lunak. Alat yang cocok mengurangi penyalinan dan membantu menjelaskan biaya.
Peta alur kerja dari pekerjaan ke invoice
Mulailah dengan permintaan, kunjungan lokasi, estimasi atau penawaran, persetujuan, penjadwalan, pengiriman, persetujuan perubahan, invoice, dan pembayaran. Identifikasi informasi mana yang harus berpindah antar langkah: alamat pelanggan, lokasi pekerjaan, ruang lingkup, pesanan pembelian, tenaga kerja, bahan, uang muka, dan pajak.
Uji apakah perangkat lunak mendukung alur tersebut secara langsung atau diekspor dengan rapi ke alat berikutnya. Memasukkan kembali estimasi yang disetujui dapat menimbulkan kesalahan jumlah dan deskripsi. Jika menggunakan alat terpisah, tentukan siapa yang melakukan serah terima dan bagaimana invoice akhir diperiksa terhadap ruang lingkup yang disetujui.
- Catatan pelanggan dan lokasi pekerjaan
- Referensi estimasi atau pesanan kerja
- Perubahan yang disetujui dan uang muka
- Riwayat invoice dan pembayaran
Uji detail penagihan khusus kontraktor
Buat invoice sampel yang mencakup jam kerja, bahan, peralatan, perjalanan, biaya subkontraktor, diskon, dan pajak yang berlaku. Pastikan deskripsi tetap mudah dipahami dan perlakuan pajak yang berbeda dapat direpresentasikan dengan akurat sesuai lokasi Anda.
Untuk pekerjaan jangka panjang, putuskan apakah Anda memerlukan penagihan berdasarkan tahapan, persentase penyelesaian, retensi, atau invoice terjadwal. Perangkat lunak invoice umum mungkin tidak mendukung akuntansi khusus konstruksi. Jangan mengasumsikan bahwa templat yang rapi mencakup kontrol operasional yang diperlukan oleh kontrak.
- Baris tenaga kerja, bahan, dan peralatan
- Kuantitas, satuan, tarif, dan pajak
- Uang muka, kredit, dan perubahan yang disetujui
- Penagihan progresif atau berdasarkan tahapan jika diperlukan
Periksa kemudahan penggunaan di lokasi pekerjaan
Aplikasi seluler harus berfungsi tanpa sarung tangan meskipun hari masih sibuk. Uji menambahkan pelanggan, memilih bahan tersimpan, memasukkan deskripsi panjang, menerapkan pajak, pratinjau PDF, dan mengirimkannya. Hitung jumlah langkah dan pastikan bidang penting tidak tersembunyi.
Konfirmasikan bagaimana data disinkronkan antara ponsel dan browser, apa yang terjadi saat koneksi lemah, serta siapa yang dapat melihat atau mengedit catatan bisnis. Akses perangkat tidak boleh melemahkan keamanan. Gunakan akun individu dan izin ketika beberapa orang menangani invoice.
- Alur kerja praktis untuk iOS atau Android
- Akses browser untuk tinjauan kantor
- Sinkronisasi yang andal
- Keamanan akun dan perangkat yang tepat
Tinjau output, catatan, dan harga
Pratinjau PDF dengan detail pekerjaan yang realistis dan beberapa halaman. Konfirmasi identitas bisnis, informasi pelanggan dan lokasi, nomor invoice, tanggal, referensi, total, ketentuan, dan instruksi pembayaran. Cari invoice lama dan ekspor catatan untuk memastikan arsip mendukung pembukuan dan pertanyaan pelanggan.
Bandingkan biaya langganan dengan batas invoice, jumlah perusahaan, pengguna, templat, ekspor, inventaris, dan dukungan. Pocket Invoice menyediakan invoice tanpa batas, manajemen multi-perusahaan, klien tersimpan, inventaris, PDF kustom, serta akses iOS, Android, dan Web. Kebutuhan khusus kontraktor harus dievaluasi secara terpisah.
- PDF multi-halaman profesional
- Riwayat yang dapat dicari dan ekspor
- Batasan invoice dan perusahaan
- Fitur terverifikasi yang sesuai dengan bisnis
Mulai dari jenis pekerjaan kontraktor
Usaha reparasi sendiri, tim layanan lapangan dan proyek konstruksi bertahap memiliki kebutuhan berbeda. Ada yang mengutamakan ponsel, jadwal, biaya proyek atau permohonan pembayaran.
Periksa kemampuan serta dukungan wilayah terbaru. Produk berikut memiliki fokus yang patut diuji, bukan jaminan mendukung seluruh alur.
| Produk | Yang perlu dicoba |
|---|---|
| Pocket Invoice | Dokumen dan templat invoice |
| Jobber | Pekerjaan lapangan, jadwal dan penagihan |
| QuickBooks | Akuntansi dan piutang |
| FreshBooks | Layanan, waktu dan biaya |
| Zoho Invoice | Invoice, estimasi dan catatan kerja |
| Xero | Penagihan dalam akuntansi |
| Square Invoices | Invoice dan penerimaan pembayaran |
| Buildxact | Estimasi serta pengelolaan konstruksi |
Uji beberapa jenis biaya sekaligus
Pekerjaan 2.000 ditambah perubahan disetujui 300 dikurangi uang muka 500 menyisakan 1.800 sebelum penyesuaian pajak. Pelanggan perlu melihat urutan tersebut.
Jika ada termin kemajuan atau retensi, uji secara khusus. Kolom negatif dalam invoice biasa belum membuktikan kemampuan menangani permohonan kumulatif.
Pisahkan tagihan pelanggan dan pemasok
Invoice pelanggan menunjukkan piutang, sedangkan tagihan pemasok serta subkontraktor menunjukkan kewajiban usaha. Keduanya bisa dihubungkan ke proyek tanpa dicampur.
Biaya proyek tidak otomatis boleh diteruskan kepada pelanggan. Periksa pemisahan biaya internal, penggantian disetujui dan biaya operasional.
Coba pada perangkat yang digunakan tim
Catat kunjungan, rincian, pratinjau dan pengiriman melalui ponsel sebenarnya. Periksa koneksi lemah serta status draf dan terkirim.
Pekerja mungkin perlu memasukkan jam tanpa melihat seluruh informasi keuangan. Nilai akses menurut tanggung jawab, bukan jumlah pengguna saja.
Periksa penerimaan dan pencocokan pembayaran
Bandingkan metode, biaya serta waktu pencairan. Coba tunai, transfer, sebagian dan pengembalian, termasuk transaksi di luar integrasi.
Lihat dari sisi pelanggan: sisa, petunjuk dan pengingat harus mengikuti pembayaran terkini. Lebih banyak pesan tidak selalu berarti proses lebih baik.
Rencanakan perpindahan sebelum berkomitmen
Ekspor contoh invoice, pembayaran dan pekerjaan. Pastikan akuntan mendapat informasi berguna dan arsip bisa dipertahankan setelah berhenti.
Pindahkan saldo serta referensi dengan teliti. Mulai dari pekerjaan berjalan yang mudah dibandingkan agar dua sistem tidak harus dipelihara selamanya.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Dapatkah kontraktor menggunakan perangkat lunak invoice umum?
Ya, untuk penagihan yang sederhana. Penagihan progresif yang kompleks, retensi, laporan gaji bersertifikat, atau akuntansi konstruksi mungkin memerlukan perangkat lunak khusus.
Apakah perangkat lunak kontraktor harus menyertakan estimasi?
Alur estimasi-ke-invoice yang terhubung dapat mengurangi entri ganda. Alat terpisah juga dapat berfungsi ketika ruang lingkup yang disetujui dan perubahan ditransfer dengan akurat.
Apa yang harus disertakan dalam invoice kontraktor?
Sertakan detail bisnis dan pelanggan, alamat pekerjaan, nomor invoice, tanggal, referensi ruang lingkup, rincian tenaga kerja dan bahan, pajak, kredit, jumlah yang harus dibayar, serta syarat pembayaran.