Sore panjang mengerjakan proyek mudah diingat. Telepon singkat, pemeriksaan tambahan dan investigasi setengah jam lebih mudah hilang.
Catat yang terjadi dahulu, kemudian gunakan kesepakatan penagihan. Keberadaan catatan waktu belum otomatis memberi hak menagihnya.
Tentukan apa yang dihitung sebagai waktu yang dapat ditagih
Waktu yang dapat ditagih adalah pekerjaan yang disetujui klien untuk dibayar berdasarkan perjanjian kerja. Ini dapat mencakup produksi, pertemuan, riset, revisi, atau perjalanan, namun jawabannya bergantung pada kontrak daripada daftar universal.
Tulis kebijakan penagihan sederhana untuk setiap proyek. Pisahkan pekerjaan yang termasuk dari biaya overhead, tetapkan batas untuk revisi atau pertemuan, dan dokumentasikan aktivitas apa pun yang memerlukan persetujuan terlebih dahulu sebelum dapat ditagih.
- Konfirmasi layanan yang tercakup secara tertulis
- Catat tarif per jam yang disepakati
- Tentukan inkremen penagihan dan pembulatan
- Identifikasi pekerjaan yang memerlukan persetujuan sebelumnya
Catat waktu dengan konteks yang berguna
Mulai timer saat Anda memulai tugas terfokus, atau buat entri manual pada titik alami. Pilih satu metode untuk setiap alur kerja agar aktivitas yang sama tidak dicatat dua kali.
Entri yang berguna menyebutkan hasil, bukan hanya alat yang digunakan. Ganti “pekerjaan desain” dengan deskripsi seperti “revisi wireframe halaman utama setelah tinjauan klien” agar klien dapat menghubungkan waktu dengan kemajuan.
- Tetapkan setiap entri ke satu proyek
- Gunakan deskripsi tugas yang spesifik
- Catat waktu mulai, berhenti, dan durasi
- Tambahkan catatan untuk pekerjaan yang tidak biasa
Tinjau jam yang dapat ditagih setiap hari
Tinjauan harian menangkap entri yang hilang sementara pekerjaan masih mudah diingat. Cari timer yang tumpang tindih, blok waktu panjang tanpa penjelasan, entri pada proyek yang salah, dan catatan yang mungkin membingungkan pihak di luar tim.
Bandingkan total berjalan dengan estimasi atau batas proyek. Ketika jam mendekati batas, beritahu klien sebelum melanjutkan dan dokumentasikan perubahan yang disetujui pada ruang lingkup, anggaran, atau jadwal.
- Tutup timer yang terbuka atau duplikat
- Tetapkan proyek dan tugas dengan benar
- Periksa kemajuan terhadap anggaran
- Simpan catatan waktu yang disetujui
Siapkan jam untuk penagihan
Sebelum membuat invoice, kelompokkan entri yang disetujui berdasarkan layanan, fase, atau peran sesuai perjanjian. Hitung setiap baris dari jam yang disetujui dan tarif, lalu pastikan catatan rinci sama dengan total invoice.
Sertakan detail yang cukup agar klien dapat memverifikasi biaya tanpa mengungkap catatan internal. Cantumkan periode layanan, deskripsi, jam, tarif, total per baris, syarat pembayaran, dan lampiran timesheet jika engagement membutuhkannya.
- Setujui entri sebelum penagihan
- Rekonsiliasi jam dengan baris invoice
- Nyatakan periode layanan yang tercakup
- Simpan catatan waktu yang mendasarinya
Sepakati kegiatan yang dapat ditagih
Bahas rapat, riset, revisi, perjalanan, menunggu dan pengerjaan ulang. Sahkan tarif, batas anggaran serta minimum atau pembulatan.
Memperbaiki kesalahan sendiri berbeda dari permintaan baru pelanggan. Catat faktanya, lalu tentukan perlakuan sesuai perjanjian.
Tulis uraian saat berpindah tugas
Simpan pelanggan, proyek, tanggal, durasi dan tindakan. “Memperbaiki pengiriman formulir ponsel” lebih mudah dikenali daripada “pengembangan”.
Tidak perlu laporan panjang. Gunakan nama proyek konsisten dan cukup keterangan untuk mengingat pekerjaan beberapa bulan kemudian.
Pertahankan menit sebelum menghitung tagihan
Tugas 20, 35 dan 50 menit berjumlah 105 menit atau 1,75 jam. Membulatkan masing-masing ke atas bisa menghasilkan jumlah berbeda.
Gunakan metode yang disepakati dan bedakan durasi nyata dari ditagih bila diperlukan. Jangan memilih metode setelah melihat hasil paling tinggi.
Bicarakan anggaran saat masih ada pilihan
Jika delapan dari sepuluh jam sudah dipakai dan lima lagi diperlukan, jelaskan hasil selesai, masalah tersisa dan tambahan.
Pelanggan dapat menambah waktu, mengurangi cakupan atau menunda. Invoice tiga belas jam tanpa pemberitahuan mudah mengejutkan orang yang mengharapkan sepuluh.
Periksa kesalahan pencatatan
Cari jam bertumpuk antar pelanggan, timer semalaman, rehat masuk tanpa sengaja, tarif salah dan pekerjaan ditagih sebelumnya.
Koreksi fakta, bukan jumlah supaya mencapai target. Jika mengubah waktu disetujui, jelaskan melalui proses yang berlaku.
Sajikan ringkasan dengan dukungan yang cocok
Kelompokkan tugas dan tarif pada invoice, dengan timesheet relevan bila perlu. Total harus terhubung ke jam dan pekerjaan yang dapat dikenali.
Hapus catatan pribadi dan data pelanggan lain dari salinan bersama. Simpan versi pendukung serta tandai jam yang sudah digunakan.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Informasi apa yang harus disertakan dalam entri waktu yang dapat ditagih?
Sertakan tanggal, klien, proyek, tugas, durasi, dan deskripsi singkat tentang hasil. Tambahkan tarif yang berlaku atau kategori penagihan ketika tarif bervariasi.
Apakah jam yang dapat ditagih harus dibulatkan?
Gunakan inkremen yang disepakati dengan klien dan terapkan secara konsisten. Hindari memperkenalkan aturan pembulatan setelah pekerjaan selesai.
Kapan klien harus menerima lembar waktu?
Kirimkan saat kontrak mengharuskannya atau ketika dukungan rinci akan membantu klien meninjau invoice. Invoice tersebut harus tetap meringkas biaya dengan jelas.