Pelacakan jam billable paling berguna ketika menjawab dua pertanyaan: pekerjaan apa yang diterima klien, dan bagaimana biaya dihitung? Timer dapat menangkap durasi, namun proyek, tugas, tanggal, tarif, dan deskripsi memberikan makna bisnis pada durasi tersebut.
Tetapkan aturan penagihan sebelum pekerjaan dimulai. Definisikan aktivitas mana yang dapat ditagih, satuan penagihan terkecil, perbedaan tarif apa pun, dan apakah klien harus menyetujui timesheet. Aturan yang konsisten membuat entri lebih mudah ditinjau dan invoice lebih mudah dijelaskan.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Tentukan apa yang dihitung sebagai waktu yang dapat ditagih | Konfirmasi layanan yang tercakup secara tertulis |
| Catat waktu dengan konteks yang berguna | Tetapkan setiap entri ke satu proyek |
| Tinjau jam yang dapat ditagih setiap hari | Tutup timer yang terbuka atau duplikat |
| Siapkan jam untuk penagihan | Setujui entri sebelum penagihan |
Tentukan apa yang dihitung sebagai waktu yang dapat ditagih
Waktu yang dapat ditagih adalah pekerjaan yang disetujui klien untuk dibayar berdasarkan perjanjian kerja. Ini dapat mencakup produksi, pertemuan, riset, revisi, atau perjalanan, namun jawabannya bergantung pada kontrak daripada daftar universal.
Tulis kebijakan penagihan sederhana untuk setiap proyek. Pisahkan pekerjaan yang termasuk dari biaya overhead, tetapkan batas untuk revisi atau pertemuan, dan dokumentasikan aktivitas apa pun yang memerlukan persetujuan terlebih dahulu sebelum dapat ditagih.
- Konfirmasi layanan yang tercakup secara tertulis
- Catat tarif per jam yang disepakati
- Tentukan inkremen penagihan dan pembulatan
- Identifikasi pekerjaan yang memerlukan persetujuan sebelumnya
Catat waktu dengan konteks yang berguna
Mulai timer saat Anda memulai tugas terfokus, atau buat entri manual pada titik alami. Pilih satu metode untuk setiap alur kerja agar aktivitas yang sama tidak dicatat dua kali.
Entri yang berguna menyebutkan hasil, bukan hanya alat yang digunakan. Ganti “pekerjaan desain” dengan deskripsi seperti “revisi wireframe halaman utama setelah tinjauan klien” agar klien dapat menghubungkan waktu dengan kemajuan.
- Tetapkan setiap entri ke satu proyek
- Gunakan deskripsi tugas yang spesifik
- Catat waktu mulai, berhenti, dan durasi
- Tambahkan catatan untuk pekerjaan yang tidak biasa
Tinjau jam yang dapat ditagih setiap hari
Tinjauan harian menangkap entri yang hilang sementara pekerjaan masih mudah diingat. Cari timer yang tumpang tindih, blok waktu panjang tanpa penjelasan, entri pada proyek yang salah, dan catatan yang mungkin membingungkan pihak di luar tim.
Bandingkan total berjalan dengan estimasi atau batas proyek. Ketika jam mendekati batas, beritahu klien sebelum melanjutkan dan dokumentasikan perubahan yang disetujui pada ruang lingkup, anggaran, atau jadwal.
- Tutup timer yang terbuka atau duplikat
- Tetapkan proyek dan tugas dengan benar
- Periksa kemajuan terhadap anggaran
- Simpan catatan waktu yang disetujui
Siapkan jam untuk penagihan
Sebelum membuat invoice, kelompokkan entri yang disetujui berdasarkan layanan, fase, atau peran sesuai perjanjian. Hitung setiap baris dari jam yang disetujui dan tarif, lalu pastikan catatan rinci sama dengan total invoice.
Sertakan detail yang cukup agar klien dapat memverifikasi biaya tanpa mengungkap catatan internal. Cantumkan periode layanan, deskripsi, jam, tarif, total per baris, syarat pembayaran, dan lampiran timesheet jika engagement membutuhkannya.
- Setujui entri sebelum penagihan
- Rekonsiliasi jam dengan baris invoice
- Nyatakan periode layanan yang tercakup
- Simpan catatan waktu yang mendasarinya
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- IRS: Pencatatan BisnisMendukung pemeliharaan catatan transaksi tepat waktu dan dokumen yang diperlukan untuk membuktikan pendapatan dan pengeluaran.
- Departemen Tenaga Kerja AS: Pencatatan Jam KerjaMenampilkan detail harian, mingguan, tarif per jam, dan periode pembayaran yang digunakan dalam catatan jam formal untuk pekerja yang tercakup.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang cara melacak jam yang dapat ditagih
Informasi apa yang harus disertakan dalam entri waktu yang dapat ditagih?
Sertakan tanggal, klien, proyek, tugas, durasi, dan deskripsi singkat tentang hasil. Tambahkan tarif yang berlaku atau kategori penagihan ketika tarif bervariasi.
Apakah jam yang dapat ditagih harus dibulatkan?
Gunakan inkremen yang disepakati dengan klien dan terapkan secara konsisten. Hindari memperkenalkan aturan pembulatan setelah pekerjaan selesai.
Kapan klien harus menerima lembar waktu?
Kirimkan saat kontrak mengharuskannya atau ketika dukungan rinci akan membantu klien meninjau invoice. Invoice tersebut harus tetap meringkas biaya dengan jelas.