Estimasi menggambarkan pekerjaan dan harga yang diharapkan, sedangkan invoice meminta pembayaran untuk pekerjaan atau tahapan yang telah menjadi tagihan. Mengubah satu menjadi lainnya adalah proses tinjauan, bukan sekadar mengubah judul dokumen.
Simpan nomor estimasi, versi, bukti persetujuan, catatan perubahan, dan bukti pembayaran uang muka agar tetap tersedia. Catatan ini menjelaskan mengapa faktur sesuai dengan estimasi, berada di bawah estimasi, atau mencakup perbedaan yang telah disetujui dengan benar. Rekonsiliasi akhir juga mencegah uang muka, tahap penyelesaian sebelumnya, atau kredit yang disetujui ditagih dua kali.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Konfirmasi estimasi yang disetujui | Nomor dan versi estimasi yang disetujui |
| Rekonsiliasi pekerjaan dan perubahan yang disetujui | Hasil kerja yang telah selesai dan jumlahnya |
| Buat perhitungan invoice | Rincian biaya akhir |
| Referensi dan kirimkan kedua catatan tersebut | Referensi invoice dan estimasi |
Konfirmasi estimasi yang disetujui
Temukan versi yang disetujui klien dan konfirmasi ruang lingkup, kuantitas, tarif, asumsi, pengecualian, jadwal, serta struktur pembayaran yang telah disetujui. Jangan gunakan draf sebelumnya atau estimasi kadaluarsa yang tidak pernah dikonfirmasi ulang.
Periksa apa yang sebenarnya diotorisasi oleh persetujuan tersebut. Beberapa estimasi menyetujui seluruh proyek, sementara yang lain hanya mengizinkan tahap eksplorasi, uang muka, pembelian, atau satu tahapan sebelum harga sisa dikonfirmasi.
- Nomor dan versi estimasi yang disetujui
- Tanggal dan metode persetujuan yang dicatat
- Ruang lingkup dan tahapan yang disetujui
- Tarif dan struktur pembayaran yang disepakati
Rekonsiliasi pekerjaan dan perubahan yang disetujui
Bandingkan setiap item estimasi dengan pekerjaan yang selesai, kuantitas yang dikirim, materi yang diterima, dan waktu yang dapat ditagih. Hapus pekerjaan yang tidak dilakukan dan ganti jumlah sementara dengan perhitungan yang didukung bukti.
Tambahkan pekerjaan tambahan hanya jika mengikuti proses perubahan. Rujuk pesanan perubahan, estimasi yang direvisi, persetujuan via email, atau catatan disetujui lainnya agar klien dapat menghubungkan biaya tambahan dengan keputusan sebelumnya.
- Hasil kerja yang telah selesai dan jumlahnya
- Jumlah akhir tenaga kerja atau jasa
- Substitusi dan perubahan yang disetujui
- Pekerjaan yang dihapus atau ditunda
Buat perhitungan invoice
Buat baris invoice yang sesuai dengan pandangan klien terhadap proyek. Gunakan deskripsi yang jelas, kuantitas, tarif, dan total per baris, lalu hitung diskon serta pajak yang berlaku sesuai transaksi akhir.
Terapkan uang muka, retainer, kredit, atau invoice tahapan sebelumnya sebagai baris terpisah. Klien harus melihat total tagihan, jumlah yang sudah dibayar atau dikreditkan, serta saldo yang tepat saat ini.
- Rincian biaya akhir
- Diskon dan pajak yang berlaku
- Uang muka dan pembayaran sebelumnya
- Saldo yang saat ini harus dibayar
Referensi dan kirimkan kedua catatan tersebut
Tambahkan nomor invoice, tanggal terbit, tanggal jatuh tempo, syarat pembayaran, dan metode pembayaran yang disetujui. Rujuk nomor estimasi dan persetujuan perubahan yang relevan langsung pada invoice.
Ketika jumlah akhir berbeda secara signifikan dari estimasi, sertakan ringkasan rekonsiliasi singkat sebelum mengirim. Simpan invoice dan catatan sumbernya, lalu lacak pembayaran berdasarkan invoice tersebut, bukan dengan mengedit estimasi yang telah disetujui.
- Referensi invoice dan estimasi
- Jatuh tempo dan metode pembayaran
- Penjelasan mengenai perbedaan material
- Persetujuan dan riwayat perubahan yang tersimpan
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- Komisaris Bisnis Kecil Inggris: Pastikan Invoice Anda Dapat DibayarDisarankan agar angka pada invoice sesuai dengan kesepakatan, dan pekerjaan yang telah selesai serta detail pesanan pembelian dinyatakan dengan jelas.
- Regulasi Akuisisi Federal: Jenis Modifikasi KontrakMembedakan modifikasi bilateral yang dinegosiasikan dari perubahan sepihak dan perubahan kontrak lainnya.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang cara mengubah estimasi menjadi invoice
Apakah total invoice bisa lebih tinggi dari estimasi?
Hal itu dapat terjadi jika estimasi mengungkapkan ketidakpastian atau klien menyetujui perubahan, namun perbedaan tersebut harus mengikuti kesepakatan dan dijelaskan sebelum menjadi kejutan.
Haruskah estimasi dilampirkan pada invoice?
Lampirkan atau tautkan jika diperlukan atau berguna. Paling tidak, rujuk nomor estimasi yang disetujui agar klien dapat menemukan dokumen sumbernya.
Apa yang terjadi dengan uang muka pada invoice akhir?
Tampilkan uang muka sebagai pembayaran yang diterapkan atau kredit sesuai perlakuan akuntansi yang disepakati, sehingga menyisakan saldo yang jelas.