Estimasi diterima dan pekerjaan selesai, tetapi jumlah barang, tambahan atau uang muka mungkin sudah berubah. Mengganti judul saja bisa menghasilkan saldo keliru.
Gunakan versi disetujui sebagai awal, lalu cocokkan transaksi sebenarnya. Pelanggan harus memahami setiap perbedaan dengan harga awal.
Konfirmasi estimasi yang disetujui
Temukan versi yang disetujui klien dan konfirmasi ruang lingkup, kuantitas, tarif, asumsi, pengecualian, jadwal, serta struktur pembayaran yang telah disetujui. Jangan gunakan draf sebelumnya atau estimasi kadaluarsa yang tidak pernah dikonfirmasi ulang.
Periksa apa yang sebenarnya diotorisasi oleh persetujuan tersebut. Beberapa estimasi menyetujui seluruh proyek, sementara yang lain hanya mengizinkan tahap eksplorasi, uang muka, pembelian, atau satu tahapan sebelum harga sisa dikonfirmasi.
- Nomor dan versi estimasi yang disetujui
- Tanggal dan metode persetujuan yang dicatat
- Ruang lingkup dan tahapan yang disetujui
- Tarif dan struktur pembayaran yang disepakati
Rekonsiliasi pekerjaan dan perubahan yang disetujui
Bandingkan setiap item estimasi dengan pekerjaan yang selesai, kuantitas yang dikirim, materi yang diterima, dan waktu yang dapat ditagih. Hapus pekerjaan yang tidak dilakukan dan ganti jumlah sementara dengan perhitungan yang didukung bukti.
Tambahkan pekerjaan tambahan hanya jika mengikuti proses perubahan. Rujuk pesanan perubahan, estimasi yang direvisi, persetujuan via email, atau catatan disetujui lainnya agar klien dapat menghubungkan biaya tambahan dengan keputusan sebelumnya.
- Hasil kerja yang telah selesai dan jumlahnya
- Jumlah akhir tenaga kerja atau jasa
- Substitusi dan perubahan yang disetujui
- Pekerjaan yang dihapus atau ditunda
Buat perhitungan invoice
Buat baris invoice yang sesuai dengan pandangan klien terhadap proyek. Gunakan deskripsi yang jelas, kuantitas, tarif, dan total per baris, lalu hitung diskon serta pajak yang berlaku sesuai transaksi akhir.
Terapkan uang muka, retainer, kredit, atau invoice tahapan sebelumnya sebagai baris terpisah. Klien harus melihat total tagihan, jumlah yang sudah dibayar atau dikreditkan, serta saldo yang tepat saat ini.
- Rincian biaya akhir
- Diskon dan pajak yang berlaku
- Uang muka dan pembayaran sebelumnya
- Saldo yang saat ini harus dibayar
Referensi dan kirimkan kedua catatan tersebut
Tambahkan nomor invoice, tanggal terbit, tanggal jatuh tempo, syarat pembayaran, dan metode pembayaran yang disetujui. Rujuk nomor estimasi dan persetujuan perubahan yang relevan langsung pada invoice.
Ketika jumlah akhir berbeda secara signifikan dari estimasi, sertakan ringkasan rekonsiliasi singkat sebelum mengirim. Simpan invoice dan catatan sumbernya, lalu lacak pembayaran berdasarkan invoice tersebut, bukan dengan mengedit estimasi yang telah disetujui.
- Referensi invoice dan estimasi
- Jatuh tempo dan metode pembayaran
- Penjelasan mengenai perbedaan material
- Persetujuan dan riwayat perubahan yang tersimpan
Temukan versi yang benar-benar diterima
Sertakan persetujuan perubahan bersama estimasi. Draf awal bisa mempunyai harga atau ruang lingkup berbeda.
Pastikan permintaan untuk seluruh pekerjaan atau satu tahap. Konversi dokumen tidak otomatis membuat seluruh kontrak jatuh tempo.
Cocokkan perubahan dan pembayaran
Pekerjaan 5.000 ditambah 800, dikurangi pekerjaan dibatalkan 300 serta uang muka 1.500 menyisakan 4.000 sebelum penyesuaian pajak.
Tampilkan urutan yang dapat diikuti. Jangan menyembunyikan deposit dalam harga jasa atau menambahkan pekerjaan tanpa persetujuan.
| Penyesuaian contoh | Jumlah |
|---|---|
| Pekerjaan diterima | 5.000 |
| Tambahan disetujui | +800 |
| Pengurangan disepakati | −300 |
| Uang muka diterima | −1.500 |
| Sisa sebelum penyesuaian pajak | 4.000 |
Perbarui nomor dan tanggal
Invoice membutuhkan referensi serta tanggal terbit sendiri, ditambah periode, penyerahan atau tahap relevan. Hubungkan estimasi asal.
Tanggal kedaluwarsa estimasi bukan jatuh tempo invoice. Gunakan syarat pembayaran dan periksa ketentuan waktu pajak bila berlaku.
Sahkan kuantitas serta pajak
Ganti perkiraan dengan jumlah nyata yang disetujui dan perlakuan pajak tepat. Simpan bukti perbedaan penting.
Untuk harga tetap, kenaikan biaya internal tidak otomatis menaikkan tagihan. Ikuti kontrak serta perubahan diterima, bukan seluruh pembengkakan biaya.
Sertakan bukti untuk pemrosesan
Cantumkan purchase order, proyek atau referensi yang diminta. Lampirkan ringkasan waktu, penerimaan atau perubahan jika diperlukan.
Pesan singkat dapat menjelaskan pekerjaan diterima ditambah perubahan, dikurangi pembayaran. Halaman utama tetap mudah dibaca.
Simpan sejarah tanpa menduplikasi pendapatan
Estimasi merekam persetujuan, invoice merekam tagihan. Jangan menganggap keduanya dua penjualan. Alokasikan penerimaan ke saldo sebenarnya.
Jika dikoreksi, jelaskan versi atau penyesuaian yang berlaku dan kaitkan dengan asal. Alurnya perlu terlihat sampai pembayaran.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Apakah total invoice bisa lebih tinggi dari estimasi?
Hal itu dapat terjadi jika estimasi mengungkapkan ketidakpastian atau klien menyetujui perubahan, namun perbedaan tersebut harus mengikuti kesepakatan dan dijelaskan sebelum menjadi kejutan.
Haruskah estimasi dilampirkan pada invoice?
Lampirkan atau tautkan jika diperlukan atau berguna. Paling tidak, rujuk nomor estimasi yang disetujui agar klien dapat menemukan dokumen sumbernya.
Apa yang terjadi dengan uang muka pada invoice akhir?
Tampilkan uang muka sebagai pembayaran yang diterapkan atau kredit sesuai perlakuan akuntansi yang disepakati, sehingga menyisakan saldo yang jelas.