Templat menghemat waktu bila membantu menjelaskan pekerjaan. Ia kurang berguna jika reparasi dan proyek desain mendapat uraian yang sama.
Gunakan sebagai percakapan tertulis: hasil, perkiraan biaya, ketidakpastian dan cara pelanggan melanjutkan.
Detail bisnis dan klien
Tempelkan nama bisnis, informasi kontak, dan detail pendaftaran relevan di bagian atas. Tambahkan nama hukum atau nama dagang klien, kontak penagihan, alamat layanan, dan referensi proyek agar proposal tidak tertukar dengan pekerjaan lain.
Tetapkan nomor estimasi unik, tanggal penerbitan, versi, dan tanggal berlaku. Pengendalian versi sangat penting ketika harga atau ruang lingkup berubah karena kedua belah pihak perlu mengetahui dokumen mana yang sedang dibahas atau disetujui.
- Nama bisnis dan klien
- Alamat kontak dan layanan
- Nomor estimasi dan tanggal penerbitan
- Versi dan periode berlaku
Contoh estimasi bisnis kecil siap salin
Contoh berikut menunjukkan estimasi rinci yang ringkas untuk pekerjaan pengecatan kantor. Salin strukturnya, ganti setiap kuantitas dan tarif, lalu tambahkan nomor estimasi, klien, lokasi, tanggal penerbitan, tanggal kadaluarsa, asumsi, dan metode persetujuan dari bagian terkait.
Total contoh adalah 1.640 dolar sebelum pajak yang berlaku: persiapan dinding 440 dolar, material 320 dolar, dan tenaga kerja pengecatan 880 dolar. Pajak sengaja tidak dihitung karena penanganan yang benar bergantung pada transaksi dan yurisdiksi.
- Persiapan dinding | 8 jam kerja | $55/jam | $440
- Primer, cat, dan bahan habis pakai | 1 izin material | $320 | $320
- Pengecatan dan finishing | 16 jam kerja | $55/jam | $880
- Subtotal | $1,640 | Pajak yang berlaku: hitung sesuai aturan setempat
- Total yang diharapkan sebelum pajak yang berlaku | $1,640 | Berlaku selama 14 hari
Asumsi dan pengecualian
Daftarkan kondisi yang digunakan untuk menyusun estimasi, seperti akses lokasi, informasi yang disediakan klien, ketersediaan material, jam kerja, dan jumlah revisi yang termasuk. Asumsi menunjukkan apa yang harus tetap berlaku agar angka tersebut tetap berguna.
Nyatakan pengecualian dengan jelas. Identifikasi izin, biaya pihak ketiga, pekerjaan mendesak, perjalanan, perbaikan, atau layanan tambahan yang tidak termasuk, dan jelaskan bagaimana permintaan di luar ruang lingkup akan diestimasi dan disetujui.
- Asumsi akses dan informasi
- Revisi yang termasuk atau batasan layanan
- Pekerjaan yang tidak termasuk dan biaya pihak ketiga
- Proses untuk perubahan ruang lingkup
Jadwal, ketentuan, dan persetujuan
Berikan jendela waktu mulai yang diharapkan, durasi, tonggak pencapaian, dan ketergantungan tanpa menjanjikan tanggal yang tidak dapat dikendalikan oleh bisnis. Jelaskan apakah deposit, uang muka, atau persetujuan pembelian diperlukan sebelum penjadwalan.
Akhiri dengan metode persetujuan yang jelas dan dokumen berikutnya yang akan diterima klien. Penerimaan dapat mengizinkan tahap eksplorasi, penawaran final, atau pelaksanaan pekerjaan itu sendiri tergantung pada prosesnya, sehingga sebutkan konsekuensinya daripada menggunakan garis tanda tangan yang samar.
- Jadwal yang diharapkan dan ketergantungan
- Ekspektasi deposit atau pembayaran
- Metode dan tenggat waktu persetujuan
- Langkah selanjutnya setelah penerimaan
Buat salinan khusus dari induk bersih
Simpan identitas serta tata letak dalam induk, lalu tambahkan pelanggan, lokasi, referensi, tanggal dan pekerjaan pada salinan baru.
Periksa harga dan pembayaran serta hapus contoh lama. Templat mengingatkan keputusan yang perlu dibuat, bukan menentukan syarat atas nama Anda.
Jelaskan hasil sebelum harga
Sebutkan hasil atau area kerja dengan istilah pelanggan, lalu pisahkan persiapan, pekerjaan utama, bahan dan opsi sesuai kebutuhan.
Jasa bersih-bersih mungkin memerlukan jumlah serta kondisi ruangan; konsultasi memerlukan sesi dan laporan. Hapus kolom yang tidak menjelaskan biaya.
Jadikan opsi sebagai pilihan nyata
Bedakan paket dasar dan tambahan dengan harga serta dampak jadwal. Jangan mencampur pilihan ke total yang tampak wajib.
Pelanggan perlu bisa mengatakan “dasar ditambah opsi B” dengan jelas. Bila pilihan saling menggantikan, jelaskan hubungannya.
Berikan proses untuk hal belum pasti
Catat asumsi, anggaran sementara dan kondisi perubahan. Jelaskan kapan perkiraan diperbarui dan bagaimana kenaikan berarti disetujui.
Rentang lebih berguna jika penyebab perubahan diketahui. Fokus pada ketidakpastian nyata tanpa menenggelamkan pembaca dalam semua kemungkinan.
Hubungkan jadwal dan pembayaran ke kejadian
Tulis masa berlaku, perkiraan mulai, input pelanggan serta tahap pembayaran. Gunakan hasil yang bisa diperiksa daripada “sebagian besar selesai”.
Sepakati uang muka dan pembatalan sebelum penerimaan sesuai ketentuan terkait. Invoice nanti mengulang kesepakatan, bukan memperkenalkan syarat baru.
Perbaiki induk dari pengalaman
Bandingkan estimasi dengan pekerjaan selesai. Periksa waktu persiapan yang sering kurang, pengecualian disalahpahami atau kolom tidak berguna.
Perbarui induk untuk pekerjaan berikutnya. Pertahankan dokumen yang sudah disetujui agar riwayat kesepakatan tidak berubah.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Apa perbedaan antara estimasi dan penawaran?
Estimasi umumnya merupakan perkiraan yang disengaja ketika biaya atau ruang lingkup dapat berubah, sedangkan penawaran biasanya menyajikan harga yang lebih pasti untuk pekerjaan yang telah didefinisikan. Kata-kata dan hukum setempat tetap menjadi pertimbangan.
Apakah templat estimasi harus memuat pajak?
Tampilkan pajak yang berlaku atau nyatakan dengan jelas apakah pajak tersebut sudah termasuk. Konfirmasikan perlakuan dan penyajian yang benar untuk transaksi dan yurisdiksi tersebut.
Berapa lama estimasi bisnis kecil harus tetap berlaku?
Pilih periode yang mencerminkan harga material, kapasitas, dan ketidakpastian proyek. Nyatakan tanggal secara eksplisit dan terbitkan dokumen yang direvisi setelah periode tersebut berakhir.