Istilah invoice pembelian menggambarkan sudut pandang pembeli terhadap invoice pemasok yang masuk. Invoice ini mengidentifikasi vendor, pembeli, item yang disuplai, tanggal, pajak, total, syarat pembayaran, dan referensi pesanan pembelian apa pun. Istilah ini tidak berarti pembelian sudah dibayarkan.
Sebagai contoh, invoice pemasok untuk 12 unit dengan harga $75 menunjukkan subtotal $900 sebelum pajak. Pembeli mencatat $900 sebagai pembelian dan jumlah yang harus dibayar, sesuai dengan metode akuntansi bisnis dan aturan yang berlaku. Pemasok mencatat transaksi yang sama sebagai penjualan dan jumlah yang harus diterima.
Perbandingan dokumen pembelian
Bagaimana perbedaan faktur pembelian dengan dokumen terkait?
Nama dokumen bergantung pada siapa yang membuatnya, siapa yang mencatatnya, dan apakah dokumen tersebut mengotorisasi, meminta, atau mengonfirmasi pembayaran.
| Dokumen | Dibuat oleh | Tujuan utama | Waktu umum |
|---|---|---|---|
| Pesanan pembelian | Pembeli | Mengotorisasi pembelian yang direncanakan | Sebelum pengiriman |
| Faktur pemasok | Pemasok | Meminta pembayaran untuk pasokan | Pada peristiwa penagihan yang disepakati |
| Faktur pembelian | Pembeli mencatat faktur dari pemasok | Catat pembelian dan jumlah yang harus dibayar | Setelah menerima faktur dari pemasok |
| Faktur penjualan | Pemasok mencatat fakturnya sendiri | Catat penjualan dan jumlah yang harus diterima | Ketika faktur diterbitkan |
| Bukti bayar | Penjual atau penyedia pembayaran | Konfirmasi pembayaran | Setelah pembayaran |
Informasi apa yang ada pada faktur pembelian?
Invoice pembelian biasanya memuat nomor invoice dan tanggal terbit dari pemasok, identitas hukum atau perdagangan kedua belah pihak, deskripsi item, jumlah, harga, diskon, pajak, mata uang, total, jatuh tempo, dan instruksi pembayaran. Bidang yang wajib bergantung pada lokasi dan transaksi.
Pembeli harus menyimpan nomor asli dari pemasok, bukan menggantinya dengan nomor faktur internal. Nomor dokumen internal dapat ditambahkan secara terpisah agar faktur sumber tetap dapat dilacak.
- Nomor faktur dan tanggal dari pemasok
- Detail pemasok dan pembeli
- Item, jumlah, harga, pajak, dan total
- Referensi PO, tanggal jatuh tempo, dan syarat pembayaran
Faktur pembelian vs pesanan pembelian
Pembeli membuat pesanan pembelian sebelum pengiriman untuk mengotorisasi apa yang dapat dibeli. Pemasok membuat invoice setelah peristiwa penagihan yang disepakati untuk meminta pembayaran. Pembeli kemudian menerima dan mencatat dokumen tersebut sebagai invoice pembelian.
PO tidak membuktikan pengiriman atau pembayaran, dan invoice pembelian tidak membuktikan otorisasi. Membandingkan invoice dengan PO yang disetujui dan bukti penerimaan atau persetujuan layanan membantu mengidentifikasi perbedaan harga, jumlah, duplikat, atau pemasok.
- PO dibuat oleh pembeli
- Faktur dibuat oleh pemasok
- Faktur pembelian adalah catatan faktur masuk dari sisi pembeli
- Tanda terima atau persetujuan mengonfirmasi pasokan
Faktur pembelian vs faktur penjualan
Nama-nama tersebut menggambarkan transaksi yang sama dari sisi yang berlawanan. Bagi pemasok, dokumen tersebut adalah invoice penjualan karena mencatat penjualan dan jumlah yang harus diterima. Bagi pembeli, itu adalah invoice pembelian karena mencatat pembelian dan jumlah yang harus dibayar.
PDF tidak memerlukan dua label. Dokumen ini biasanya berjudul Invoice. Sistem akuntansi menentukan apakah dokumen tersebut dimasukkan dalam penjualan atau pembelian berdasarkan apakah bisnis menerbitkan atau menerimanya.
- Pemasok: faktur penjualan dan piutang
- Pembeli: faktur pembelian dan hutang
- Satu dokumen sumber, dua perspektif akuntansi
- Tanda terima adalah bukti pembayaran terpisah
Bagaimana pembeli memproses faktur pembelian?
Konfirmasi pemasok, nomor invoice, tanggal, perlakuan pajak, mata uang, dan detail bank. Cocokkan invoice dengan pesanan pembelian yang disetujui dan bukti pengiriman atau persetujuan layanan jika kontrol tersebut berlaku. Selesaikan pengecualian sebelum pembayaran, bukan dengan mengedit dokumen pemasok.
Catat jumlah yang disetujui dan tanggal jatuh tempo, jadwalkan pembayaran melalui proses yang berwenang, dan kaitkan referensi pembayaran kembali ke invoice. Simpan invoice asli, persetujuan, koreksi, kredit, dan catatan pembayaran selama periode yang diwajibkan oleh aturan akuntansi dan pajak yang berlaku.
- Periksa identitas, referensi, dan total
- Cocokkan bukti otorisasi dan penerimaan
- Selesaikan perbedaan sebelum pembayaran
- Tautkan persetujuan, pembayaran, dan catatan retensi
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- Persyaratan Invoice Pemerintah InggrisMencantumkan bidang faktur inti termasuk identifikasi, pihak, deskripsi, tanggal, jumlah, PPN, dan total.
- Federal Acquisition Regulation 32.905: Dokumentasi InvoiceMenyediakan contoh resmi dokumentasi faktur dan referensi yang digunakan untuk mendukung permintaan pembayaran yang tepat.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang apa itu faktur pembelian? dijelaskan
Apakah faktur pembelian sama dengan pesanan pembelian?
Tidak. Pembeli mengirimkan pesanan pembelian untuk mengotorisasi pembelian yang direncanakan. Pemasok mengirimkan faktur, yang dicatat oleh pembeli sebagai faktur pembelian.
Siapa yang membuat faktur pembelian?
Pemasok membuat faktur. Pembeli menerimanya dan mencatatnya sebagai faktur pembelian atau tagihan vendor dalam proses hutang dagangnya.
Apakah faktur pembelian membuktikan pembayaran?
Tidak. Faktur mencatat jumlah yang dibebankan atau harus dibayar. Tanda terima, catatan bank, konfirmasi pemroses, atau catatan pembayaran lainnya mengonfirmasi pelunasan.