Invoice dan tanda terima dapat menampilkan pemasok, pelanggan, item, dan jumlah yang sama, namun menjawab pertanyaan yang berbeda. Invoice menyatakan apa yang harus dibayar dan di bawah ketentuan apa. Tanda terima menyatakan apa yang telah dibayar, kapan, dan melalui metode apa.
Bisnis harus menyimpan baik permintaan maupun catatan pembayaran. Menandai invoice sebagai lunas dapat bermanfaat, namun tidak boleh menghapus tanggal jatuh tempo, jumlah, atau riwayat transaksi asli.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Ketika invoice diterbitkan | Dikirim sebelum pembayaran selesai |
| Ketika tanda terima diterbitkan | Diterbitkan setelah pembayaran |
| Informasi yang berbeda | Nomor invoice menghubungkan catatan-catatan tersebut |
| Kelola seluruh transaksi | Simpan invoice asli |
Ketika invoice diterbitkan
Penjual atau penyedia jasa menerbitkan invoice pada saat penagihan yang disepakati dalam perjanjian. Invoice dapat diterbitkan setelah pengiriman, penyelesaian pekerjaan, pencapaian milestone, atau periode layanan berulang. Dokumen ini memuat nomor unik, tanggal, pihak yang terlibat, rincian biaya, pajak, jumlah yang harus dibayar, dan ketentuan pembayaran.
Invoice menciptakan catatan piutang bagi penjual dan jumlah yang perlu ditinjau dalam proses hutang pelanggan. Invoice itu sendiri tidak membuktikan bahwa uang telah diterima.
- Dikirim sebelum pembayaran selesai
- Meminta atau mencatat jumlah yang terutang
- Memuat ketentuan pembayaran dan tanggal jatuh tempo
- Dilacak hingga lunas atau dikoreksi
Ketika tanda terima diterbitkan
Tanda terima diberikan atau dicatat setelah pembayaran. Dokumen ini mengidentifikasi transaksi dan mengonfirmasi jumlah, tanggal, serta metode pembayaran yang diterima. Untuk pembayaran sebagian, catatan harus menampilkan baik pembayaran maupun sisa saldo.
Penyedia layanan pembayaran dan bank mungkin menghasilkan konfirmasi, namun bisnis harus menentukan tanda terima apa yang diperlukan untuk pelanggan. Aturan konsumen lokal, perpajakan, dan industri dapat menentukan konten atau waktu penerbitan.
- Diterbitkan setelah pembayaran
- Mengonfirmasi jumlah dan tanggal penerimaan
- Dapat menampilkan metode pembayaran dan referensi
- Dapat mencatat saldo yang tersisa
Informasi yang berbeda
Invoice menekankan pembayaran di masa depan: tanggal jatuh tempo, metode yang diterima, ketentuan, dan saldo. Tanda terima menekankan pembayaran yang telah selesai: jumlah yang dibayar, tanggal, metode, otorisasi atau referensi, serta sisa saldo apa pun.
Keduanya harus mengidentifikasi pemasok, transaksi, dan item yang relevan. Hubungkan dengan nomor invoice. Hindari pembuatan tanda terima terpisah yang tidak dapat ditelusuri kembali ke permintaan asli.
- Nomor invoice menghubungkan catatan-catatan tersebut
- Invoice menunjukkan ketentuan jatuh tempo
- Tanda terima menunjukkan bukti pembayaran
- Keduanya mempertahankan konteks item dan pihak terkait
Kelola seluruh transaksi
Simpan invoice sebagaimana diterbitkan, catat setiap pembayaran, dan pertahankan referensi dari penyedia layanan atau bank. Ketika saldo mencapai nol, perbarui status tanpa menimpa dokumen asli. Terbitkan kredit atau koreksi melalui proses yang benar.
Berikan tanda terima atau konfirmasi pembayaran kepada klien sesuai harapan atau kewajiban. Catatan invoice dan pembayaran yang terorganisir membantu menyelesaikan pertanyaan pembayaran ganda, pengembalian dana, sengketa, dan rekonsiliasi pembukuan.
- Simpan invoice asli
- Catat pembayaran sebagian dan pembayaran akhir
- Simpan referensi pembayaran
- Berikan konfirmasi pembayaran yang jelas
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- GOV.UK: Ikhtisar Invoicing dan Pengambilan PembayaranSecara eksplisit menyatakan bahwa invoice berbeda dengan tanda terima, yang mengonfirmasi pembayaran.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang invoice atau tanda terima: apa perbedaannya?
Apakah invoice yang sudah dibayar dapat berfungsi sebagai tanda terima?
Dokumen ini dapat memberikan konfirmasi pembayaran jika secara jelas menampilkan jumlah dan tanggal pembayaran, namun persyaratan lokal atau pelanggan mungkin memerlukan tanda terima terpisah.
Apakah tanda terima dikirim sebelum pembayaran?
Sebuah tanda terima mengonfirmasi pembayaran. Sementara itu, penawaran, estimasi, faktur pro forma, tagihan, atau invoice dapat muncul sebelum pembayaran dilakukan.
Apakah pembayaran sebagian perlu mendapatkan tanda terima?
Catat setiap pembayaran dan tunjukkan saldo yang tersisa. Konfirmasi ini membantu kedua belah pihak melakukan rekonsiliasi transaksi.