Pelanggan sudah membayar lalu meminta kuitansi, padahal invoice telah dikirim. Mereka mungkin membutuhkan bukti uang diterima, bukan rincian tagihan saja.
Memisahkan kedua tujuan ini membuat uang muka, pembayaran sebagian dan pengembalian lebih mudah ditelusuri.
Ketika invoice diterbitkan
Penjual atau penyedia jasa menerbitkan invoice pada saat penagihan yang disepakati dalam perjanjian. Invoice dapat diterbitkan setelah pengiriman, penyelesaian pekerjaan, pencapaian milestone, atau periode layanan berulang. Dokumen ini memuat nomor unik, tanggal, pihak yang terlibat, rincian biaya, pajak, jumlah yang harus dibayar, dan ketentuan pembayaran.
Invoice menciptakan catatan piutang bagi penjual dan jumlah yang perlu ditinjau dalam proses hutang pelanggan. Invoice itu sendiri tidak membuktikan bahwa uang telah diterima.
- Dikirim sebelum pembayaran selesai
- Meminta atau mencatat jumlah yang terutang
- Memuat ketentuan pembayaran dan tanggal jatuh tempo
- Dilacak hingga lunas atau dikoreksi
Ketika tanda terima diterbitkan
Tanda terima diberikan atau dicatat setelah pembayaran. Dokumen ini mengidentifikasi transaksi dan mengonfirmasi jumlah, tanggal, serta metode pembayaran yang diterima. Untuk pembayaran sebagian, catatan harus menampilkan baik pembayaran maupun sisa saldo.
Penyedia layanan pembayaran dan bank mungkin menghasilkan konfirmasi, namun bisnis harus menentukan tanda terima apa yang diperlukan untuk pelanggan. Aturan konsumen lokal, perpajakan, dan industri dapat menentukan konten atau waktu penerbitan.
- Diterbitkan setelah pembayaran
- Mengonfirmasi jumlah dan tanggal penerimaan
- Dapat menampilkan metode pembayaran dan referensi
- Dapat mencatat saldo yang tersisa
Informasi yang berbeda
Invoice menekankan pembayaran di masa depan: tanggal jatuh tempo, metode yang diterima, ketentuan, dan saldo. Tanda terima menekankan pembayaran yang telah selesai: jumlah yang dibayar, tanggal, metode, otorisasi atau referensi, serta sisa saldo apa pun.
Keduanya harus mengidentifikasi pemasok, transaksi, dan item yang relevan. Hubungkan dengan nomor invoice. Hindari pembuatan tanda terima terpisah yang tidak dapat ditelusuri kembali ke permintaan asli.
- Nomor invoice menghubungkan catatan-catatan tersebut
- Invoice menunjukkan ketentuan jatuh tempo
- Tanda terima menunjukkan bukti pembayaran
- Keduanya mempertahankan konteks item dan pihak terkait
Kelola seluruh transaksi
Simpan invoice sebagaimana diterbitkan, catat setiap pembayaran, dan pertahankan referensi dari penyedia layanan atau bank. Ketika saldo mencapai nol, perbarui status tanpa menimpa dokumen asli. Terbitkan kredit atau koreksi melalui proses yang benar.
Berikan tanda terima atau konfirmasi pembayaran kepada klien sesuai harapan atau kewajiban. Catatan invoice dan pembayaran yang terorganisir membantu menyelesaikan pertanyaan pembayaran ganda, pengembalian dana, sengketa, dan rekonsiliasi pembukuan.
- Simpan invoice asli
- Catat pembayaran sebagian dan pembayaran akhir
- Simpan referensi pembayaran
- Berikan konfirmasi pembayaran yang jelas
Ikuti pembayaran sebagian
Invoice 1.200 menunjukkan tagihan awal. Pembayaran 400 dicatat sebagai penerimaan dengan sisa 800; pembayaran berikutnya mengurangi saldo tanpa penjualan baru.
Jika invoice diperbarui, bedakan jumlah asal, diterima dan tersisa. Pelanggan tidak perlu menebak angka mana yang masih harus dibayar.
Nyatakan pembayaran yang dikonfirmasi
Sertakan pihak, tanggal, jumlah, mata uang dan referensi invoice. Nomor kuitansi serta metode bayar membantu pencarian tanpa membuka data keuangan berlebihan.
Jelaskan bila pembayaran hanya sebagian. Dokumen pajak atau kuitansi tertentu mungkin memiliki syarat tambahan.
| Informasi | Kegunaan |
|---|---|
| Tanggal dan jumlah | Mengonfirmasi penerimaan |
| Referensi invoice | Menghubungkan pembayaran |
| Mata uang dan metode | Menjelaskan transaksi |
| Sisa saldo | Membedakan sebagian dari lunas |
Pahami batas bukti bank
Mutasi bank menunjukkan perpindahan uang tetapi mungkin tidak menjelaskan barang atau tujuan usaha. Simpan bersama invoice serta bukti relevan.
Tangkapan layar transfer bisa menunjukkan instruksi atau status tertunda. Periksa penerimaan sebelum menyatakan dana sudah masuk.
Hubungkan pengembalian ke transaksi asal
Jika 1.200 dibayar lalu 200 dikembalikan, simpan urutan tagihan, penerimaan dan pengembalian. Gunakan dokumen penyesuaian yang sesuai.
Mengubah kuitansi lama menjadi 1.000 tanpa keterangan menghapus sejarah. Orang lain perlu dapat memahami apa yang benar-benar terjadi.
Berikan dokumen sesuai kebutuhan
Gunakan invoice untuk meminta pembayaran dan konfirmasi untuk uang diterima. Invoice bertanda lunas bisa melayani keduanya bila memenuhi kebutuhan penerima.
Tanyakan apakah untuk penggantian biaya, pembukuan atau pajak. Ini menghindari penerbitan berkas baru yang tetap tidak menjawab permintaan.
Jangan mencatat penerimaan sebagai penjualan kedua
Referensi harus menghubungkan dokumen satu transaksi. Kuitansi membuktikan pembayaran, bukan otomatis tambahan pendapatan di luar invoice.
Jika satu transfer mencakup beberapa invoice, alokasikan jelas. Jumlah diterima dan diterapkan harus dapat dicocokkan, termasuk selisihnya.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Apakah invoice yang sudah dibayar dapat berfungsi sebagai tanda terima?
Dokumen ini dapat memberikan konfirmasi pembayaran jika secara jelas menampilkan jumlah dan tanggal pembayaran, namun persyaratan lokal atau pelanggan mungkin memerlukan tanda terima terpisah.
Apakah tanda terima dikirim sebelum pembayaran?
Sebuah tanda terima mengonfirmasi pembayaran. Sementara itu, penawaran, estimasi, faktur pro forma, tagihan, atau invoice dapat muncul sebelum pembayaran dilakukan.
Apakah pembayaran sebagian perlu mendapatkan tanda terima?
Catat setiap pembayaran dan tunjukkan saldo yang tersisa. Konfirmasi ini membantu kedua belah pihak melakukan rekonsiliasi transaksi.