Anda menyebutnya invoice, pelanggan menyebutnya bill. Dalam percakapan sehari-hari, keduanya sering merujuk dokumen yang sama.
Perbedaannya lebih berguna dari sudut penjual dan pembeli: uang yang akan diterima dibanding uang yang harus dibayar.
Apa yang biasanya dikomunikasikan oleh invoice
Invoice umumnya diterbitkan oleh penjual atau penyedia jasa untuk meminta pembayaran setelah barang dikirim, jasa diselesaikan, atau kontrak mencapai tahap penagihan. Dokumen ini sering menyertakan nomor unik, rincian biaya, tanggal, syarat pembayaran, serta detail pemasok dan pelanggan.
Invoice mendukung piutang bagi penjual. Hal ini memungkinkan bisnis melacak apa yang telah ditagih, apa yang belum dibayar, serta pembayaran mana yang terkait dengan transaksi tertentu. Pelanggan dapat memasukkan dokumen yang sama ke dalam hutang sebagai tagihan vendor.
- Diterbitkan oleh pemasok kepada pelanggan
- Sering diuraikan dan bernomor
- Dapat memungkinkan pembayaran pada tanggal di masa depan
- Dicatat sebagai piutang oleh penjual
Apa yang biasanya dikomunikasikan oleh bill
Tagihan sering menekankan kewajiban pelanggan untuk membayar, kadang secara langsung. Restoran, utilitas, loket perbaikan, dan firma profesional semuanya dapat menggunakan kata ini. Tagihan bisa sangat rinci, namun penggunaan sehari-hari sering mengasosiasikannya dengan saldo yang disajikan untuk pembayaran.
Perspektif sangat penting. Invoice dari pemasok dapat menjadi tagihan dalam sistem pembukuan pelanggan. Transaksi mendasar tidak berubah hanya karena pembeli menggunakan label berbeda. Alur kerja akuntansi sering menggunakan istilah tagihan vendor untuk invoice pemasok yang diterima.
- Sering dilihat dari perspektif pelanggan
- Dapat jatuh tempo segera atau sesuai ketentuan yang dinyatakan
- Dapat mewakili invoice pemasok yang masuk
- Dicatat sebagai utang oleh pembeli
Bagaimana bill, invoice, dan tanda terima berbeda
Invoice atau tagihan umumnya meminta pembayaran atau menyatakan jumlah yang harus dibayar. Tanda terima mengonfirmasi bahwa pembayaran telah dilakukan. Pernyataan ringkasan merangkum beberapa transaksi, saldo, atau pembayaran dalam periode tertentu. Pesanan pembelian dikirim oleh pembeli untuk mengotorisasi pesanan sebelum pemasok menerbitkan invoice.
Satu transaksi dapat menghasilkan semua dokumen ini. Pembeli mengirim pesanan pembelian, penjual mengirimkan barang dan menerbitkan invoice, pembeli mencatat tagihan dan melakukan pembayaran, serta penjual menerbitkan atau mencatat tanda terima. Referensi unik memungkinkan para pihak menghubungkan urutan tersebut.
- Pesanan pembelian: mengotorisasi pembelian yang direncanakan
- Invoice atau bill: permintaan atau catatan pembayaran yang jatuh tempo
- Tanda terima: mengonfirmasi pembayaran
- Keterangan: meringkas aktivitas akun
Pilih dokumen yang paling jelas bagi klien
Gunakan istilah invoice untuk jasa profesional dan penagihan bisnis-ke-bisnis ketika klien mengharapkan rincian, nomor invoice, dan syarat pembayaran. Gunakan istilah tagihan jika itu adalah bahasa yang sudah lazim digunakan pelanggan, namun tetap sertakan informasi yang diperlukan untuk pembayaran dan pencatatan yang akurat.
Jangan kirimkan tagihan dan invoice untuk permintaan yang sama kecuali alur kerja Anda secara jelas membedakan keduanya. Dokumen ganda dapat dibayar dua kali atau tertunda sementara klien menyelidiki. Pocket Invoice membuat invoice bernomor dan terinci yang dapat Anda ekspor sebagai PDF kustom.
- Ikuti bahasa industri yang diterima
- Gunakan satu permintaan pembayaran utama
- Gunakan tanda pengenal yang konsisten di semua sistem
- Terbitkan tanda terima atau catat pembayaran setelahnya
Lihat satu transaksi dari dua sisi
Invoice penjualan menunjukkan piutang Anda. Di pembeli, berkas yang sama bisa dicatat sebagai tagihan pemasok. Dua sebutan itu bukan dua transaksi.
Untuk pemeliharaan senilai 900, Anda memantau penerimaan sementara pembeli memantau persetujuan dan pembayaran. Nomor invoice menghubungkan keduanya.
Istilah sehari-hari bukan batas hukum universal
Restoran atau utilitas sering menggunakan bill, sedangkan layanan profesional menggunakan invoice. Kebiasaan tersebut berbeda menurut tempat dan industri.
Periksa jumlah, periode, jatuh tempo dan instruksi. Judul saja tidak menentukan kapan wajib bayar atau apakah memenuhi ketentuan pajak.
Rekening koran pelanggan bisa berupa ringkasan
Statement dapat merangkum invoice, pembayaran dan saldo tanpa menciptakan pembelian baru. Cocokkan nomor sebelum mencatat jumlahnya.
Jika invoice 300 dan 500 disertai pembayaran 300, saldo tersisa 500. Mencatat ringkasan sebagai tagihan tambahan akan menggandakan kewajiban.
Perhatikan periode tagihan berulang
Sewa, langganan atau jasa rutin harus menyebut periode. Jumlah identik bisa merupakan bulan berikutnya atau dokumen ganda.
Pembayaran otomatis masih perlu diperiksa untuk kegagalan, perubahan harga, pembatalan dan pengembalian. Kartu tersimpan bukan bukti tagihan telah dibayar.
Ambil tindakan sesuai fungsi dokumen
Tagihan pemasok diperiksa sebelum disetujui. Invoice Anda dipantau penerimaannya; kuitansi dihubungkan ke pembayaran, dan nota kredit ke penyesuaian.
| Dokumen | Tindakan |
|---|---|
| Tagihan pemasok | Periksa, setujui dan jadwalkan |
| Statement | Cocokkan rincian serta pembayaran |
| Kuitansi | Hubungkan ke transaksi dibayar |
| Nota kredit | Sesuaikan saldo terkait |
Gunakan kategori aplikasi berdasarkan peran
Sales Invoices dan Bills biasanya membedakan piutang pelanggan dari utang pemasok. Memasukkan dokumen sama ke keduanya dapat menyesatkan catatan.
Saat membagikan, tambahkan konteks “invoice kami untuk September” atau “tagihan pemasok sudah dibayar”. Konteks lebih membantu daripada memaksakan satu istilah.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Apakah bill sama dengan invoice?
Kata-kata tersebut sering merujuk pada jumlah yang sama yang harus dibayar, namun invoice biasanya menggambarkan permintaan rinci dari pemasok, sementara bill dapat menggambarkan kewajiban pelanggan atau invoice yang masuk.
Apakah bill dapat memiliki ketentuan pembayaran?
Ya. Bill dapat menyatakan tanggal jatuh tempo di masa depan dan ketentuan rinci. Label tersebut tidak mencegah dokumen tersebut memuat informasi yang sama dengan invoice.
Apakah saya perlu tanda terima setelah invoice dibayar?
Catatan pembayaran berguna bagi kedua belah pihak. Tergantung pada metode pembayaran dan persyaratan lokal, hal itu bisa berupa tanda terima, invoice yang sudah dibayar, atau konfirmasi sistem.