Semua pembelian masuk “lain-lain” membuat laporan sulit digunakan. Terlalu banyak kategori membuat pencatatan pembelian kecil justru memakan waktu.
Mulailah dari keputusan yang ingin dibantu laporan, lalu gunakan kelompok yang konsisten dan mudah dimengerti.
Kategori pengeluaran operasional inti apa yang harus Anda gunakan?
Mulailah dengan kategori luas yang menggambarkan operasi berulang. Contoh umum meliputi periklanan, asuransi, jasa profesional, sewa, perangkat lunak, persediaan, utilitas, perbaikan, dan jasa kontraktor.
Pertahankan daftar agar cukup pendek untuk digunakan secara konsisten. Buat kategori baru hanya jika perbedaan tersebut membantu pelaporan, penganggaran, kepatuhan, atau keputusan yang benar-benar diambil oleh bisnis.
- Iklan: iklan situs web, promosi cetak, dan sponsor.
- Sewa, utilitas, dan asuransi.
- Perangkat lunak, perlengkapan, dan peralatan.
- Jasa profesional dan kontrak.
Kategori perjalanan dan kendaraan.
Biaya perjalanan mungkin mencakup transportasi, akomodasi, dan makanan yang memenuhi syarat, sementara penggunaan kendaraan lokal dapat dilacak melalui jarak tempuh atau biaya aktual. Pisahkan setiap jenis agar fakta pendukungnya lebih mudah ditinjau.
Catat tujuan bisnis, tanggal, tujuan perjalanan, peserta jika relevan, dan dokumen sumber. Bagian pribadi tidak boleh dicampur ke dalam kategori bisnis hanya karena pembayaran berasal dari akun bisnis.
- Tiket pesawat dan transportasi darat.
- Akomodasi dan makanan yang memenuhi syarat.
- Milease bisnis atau biaya kendaraan.
- Parkir, tol, dan biaya perjalanan.
Biaya langsung dan biaya tidak langsung.
Biaya langsung dapat dikaitkan dengan produk, layanan, atau pekerjaan klien, seperti bahan yang dibeli untuk satu proyek. Beban umum mendukung bisnis secara keseluruhan, seperti sewa kantor atau perangkat lunak akuntansi.
Memisahkan keduanya membantu memperkirakan margin proyek dan menetapkan harga. Gunakan tag proyek atau klien bersama kategori akun agar transaksi yang sama dapat mendukung pelaporan keuangan dan analisis biaya pekerjaan.
- Bahan untuk pekerjaan tertentu.
- Subkontraktor yang ditugaskan ke proyek.
- Biaya kantor bersama dan administrasi.
- Tag proyek di samping kategori pengeluaran.
Pertahankan daftar kategori yang konsisten.
Dokumentasikan apa yang termasuk dalam setiap kategori dan tinjau transaksi yang belum dikategorikan secara teratur. Ketika vendor yang sama muncul di beberapa kategori, klasifikasikan berdasarkan apa yang dibeli, bukan hanya nama vendor.
Tinjau daftar tersebut bersama orang yang menyiapkan akun atau laporan bisnis. Gabungkan kategori yang tidak digunakan, perbaiki kesalahan berulang, dan pertahankan tautan tanda terima sehingga setiap total yang dilaporkan dapat ditelusuri ke sumbernya.
- Tuliskan definisi singkat per kategori.
- Tinjau item yang belum dikategorikan setiap bulan.
- Klasifikasikan pembelian, bukan hanya pemasok.
- Pertahankan setiap transaksi terhubung dengan bukti.
Gunakan kategori untuk sifat biaya
Bahan, perjalanan, perangkat lunak, sewa, asuransi, pemasaran dan jasa profesional adalah contoh kategori pengelolaan, bukan daftar pajak universal.
Pilih nama yang dipahami pencatat. Jika dua kelompok sering bertumpang tindih, jelaskan atau sederhanakan agar total memiliki arti yang sama.
Pisahkan proyek dan penggantian
Taksi bisa termasuk perjalanan, proyek A, dibayar pribadi dan menunggu penggantian. Tidak diperlukan empat salinan transaksi untuk menyimpan fakta itu.
Gunakan kolom atau kemampuan sistem yang terpisah. Total perjalanan dan piutang penggantian adalah pertanyaan berbeda.
Simpan dasar penggunaan campuran
Telepon, internet, kendaraan atau peralatan bersama dapat dipakai pribadi dan usaha. Catat biaya asal serta dasar alokasinya.
Kategori tidak otomatis menentukan persentase layak. Fungsinya menyusun data, bukan membuktikan seluruh jumlah dapat dikurangkan untuk pajak.
Jangan memaksa aset menjadi belanja rutin
Barang dijual kembali, peralatan jangka panjang dan bahan habis pakai dapat memerlukan perlakuan berbeda. Pertahankan tanggal, biaya serta penggunaan atau pelepasan.
Jika belum jelas, simpan pertanyaan dengan dokumen untuk pengelola pembukuan. Kategori sembarang hanya menyembunyikan keputusan tertunda.
Catat keputusan yang sering berulang
Panduan singkat untuk pembelian rutin membantu klasifikasi tetap sama setiap bulan. Sebutkan juga informasi yang perlu disimpan.
Tambahkan aturan saat ada kebingungan nyata. Bedakan kategori laporan internal dari perlakuan akuntansi dan pajak formal.
Tinjau melalui laporan yang digunakan
Periksa isi “lain-lain” yang membesar. Gabungkan kategori kecil bila tidak membantu keputusan, sambil menjaga keterbacaan laporan lama.
Bandingkan periode sepadan dan tandai pembelian sekali. Tujuannya melihat pola, bukan membuat bagan rapi yang menyembunyikan transaksi.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Berapa banyak kategori pengeluaran yang harus digunakan oleh bisnis kecil?
Gunakan himpunan terkecil yang mendukung pelaporan dan keputusan Anda. Terlalu banyak kategori menciptakan entri yang tidak konsisten, sementara terlalu sedikit menyembunyikan pola pengeluaran yang bermakna.
Apakah kategori pengeluaran sama dengan pengurangan pajak?
Tidak. Kategori mengatur catatan; kemampuan pengurangan ditentukan oleh aturan pajak yang berlaku dan fakta dari setiap pengeluaran.
Apakah biaya klien yang dapat dikembalikan harus menjadi kategori terpisah?
Ya, ketika bisnis perlu memulihkannya. Kategori dan tag proyek khusus membantu mencocokkan biaya dengan persetujuan klien dan invoice berikutnya.