Anda ingat membeli barangnya, bahkan tokonya. Menemukan kuitansi tiga bulan kemudian lebih sulit ketika bukti tersebar di kertas, email dan aplikasi.
Sistem sederhana sudah cukup bila penyimpanannya konsisten dan setiap bukti terhubung dengan transaksi.
Ambil tanda terima pada saat pembelian
Simpan tanda terima elektronik atau foto dokumen kertas sebelum dokumen tersebut hilang. Pastikan vendor, tanggal, item, jumlah, pajak, dan informasi pembayaran dapat dibaca.
Untuk makanan, perjalanan, hadiah, atau biaya lain di mana konteks penting, tambahkan tujuan bisnis dan peserta yang relevan segera. Jangan mengandalkan ingatan di akhir bulan.
- Ambil dokumen secara lengkap
- Pastikan setiap bidang dapat dibaca
- Catat tujuan bisnis
- Lindungi informasi pembayaran yang sensitif
Cocokkan tanda terima dengan transaksi
Hubungkan setiap tanda terima dengan transaksi terkait bank, kartu, kas, atau pengembalian dana. Periksa jumlah dan tanggal, dengan memperhitungkan tip, konversi mata uang, atau penyelesaian kartu yang tertunda jika diperlukan.
Kertas pernyataan kartu membuktikan bahwa pembayaran telah terjadi, namun mungkin tidak menunjukkan apa yang dibeli atau alasannya. Simpan tanda terima yang terperinci ketika detail tersebut mendukung klasifikasi, pengembalian dana kepada klien, garansi, atau pelaporan.
- Cocokkan tanggal, vendor, dan total
- Selesaikan tagihan ganda atau yang hilang
- Catat pembayaran tunai secara terpisah
- Simpan detail pembelian yang terperinci
Beri nama dan kategorikan file tanda terima
Gunakan nama file konsisten yang memuat tanggal, nama vendor, dan jumlah atau identifikasi transaksi. Simpan tanda terima sekali, lalu gunakan tag atau tautan untuk kategori, proyek, dan klien, bukan membuat beberapa salinan yang tidak terkontrol.
Terapkan kategori pengeluaran yang sama yang digunakan dalam catatan akuntansi. Ketika sebuah tanda terima mencakup beberapa kategori atau proyek, pisahkan transaksi tersebut dan simpan satu dokumen sumber yang terhubung ke setiap alokasi.
- Gunakan format tanggal yang konsisten
- Sertakan nama vendor dan identifikasi transaksi
- Berikan tag kategori, proyek, dan klien
- Dokumentasikan alokasi terpisah
Tinjau dan simpan catatan
Tinjau transaksi yang tidak cocok dan tanda terima yang tidak terbaca setidaknya setiap bulan. Konfirmasi bahwa pengembalian dana, retur, kredit, dan pembelian yang dibatalkan terhubung ke catatan asli, bukan diperlakukan sebagai aktivitas terpisah.
Simpan catatan dengan aman menggunakan kontrol akses dan cadangan yang sesuai dengan informasi tersebut. Periode retensi bervariasi, sehingga ikuti aturan yang terkait dengan retur, aset, catatan karyawan, kontrak, atau peristiwa lain yang didukung oleh tanda terima tersebut.
- Tinjau dokumen yang hilang setiap bulan
- Tautkan pengembalian dana ke pembelian asli
- Batasi akses ke catatan keuangan
- Terapkan jadwal retensi yang benar
Simpan dokumen utuh saat masih terbaca
Foto perlu memperlihatkan pemasok, tanggal, rincian dan jumlah. Periksa fokus serta cahaya; potongan total saja tidak menjelaskan barang yang dibeli.
Untuk email atau platform, simpan berkas atau salinan yang dapat digunakan. Tautan akun bisa hilang setelah ditutup; pertahankan dokumen asli jika diwajibkan.
Hubungkan dengan satu transaksi
Catat tanggal, pemasok, mata uang, jumlah dan tujuan usaha, termasuk proyek atau penggantian bila relevan. Keterangan singkat sering lebih membantu daripada nama berkas panjang.
Untuk pembelian campuran, identifikasi bagian usaha beserta dasarnya. Jangan menghapus bagian lain hingga dokumen menjadi menyesatkan.
Pilih penamaan yang mudah dicari
Pola tanggal, pemasok dan jumlah dapat dipakai dalam folder tahunan atau sistem akuntansi. Konsistensi lebih penting daripada struktur sangat rinci.
Hindari nomor rekening lengkap serta data pribadi tidak perlu pada nama berkas. Atur akses dokumen pekerja dan pelanggan sesuai kebutuhan.
Pisahkan bukti yang masih hilang
Buat daftar singkat transaksi tanpa kuitansi atau tujuan jelas. Cari email, riwayat pesanan atau minta salinan pemasok.
Mutasi bank membantu membuktikan pembayaran tetapi belum tentu menggantikan semua dokumen wajib. Jangan membuat kuitansi seolah-olah berasal dari pemasok.
Pastikan arsip benar-benar dapat dibuka
Sediakan cadangan dan periksa beberapa berkas penting. Foto buram atau pintasan rusak tidak menjadi arsip yang berguna.
Tentukan akses saat anggota tim keluar. Ketika pindah sistem, ekspor lampiran serta hubungan transaksi agar konteksnya tetap tersedia.
Periksa kebutuhan penyimpanan sebelum menghapus
Pajak, kontrak, aset dan sengketa bisa membutuhkan periode berbeda. Jangan memakai satu jumlah tahun untuk semua dokumen.
Bersihkan duplikasi tanpa merusak bukti wajib. Bila boleh dibuang, tangani kertas dan salinan digital sesuai sensitivitas informasinya.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Apakah salinan digital dari tanda terima bisnis dapat diterima?
Seringkali iya, namun salinan harus tetap akurat, dapat dibaca, dan tersedia sesuai aturan yang berlaku. Periksa persyaratan yurisdiksi dan industri tertentu.
Apa yang harus saya lakukan ketika tanda terima bisnis hilang?
Minta penggantian dari vendor dan dokumentasikan transaksi serta tujuan bisnis. Jangan membuat atau mengubah dokumen agar terlihat seperti tanda terima asli.
Berapa lama tanda terima bisnis harus disimpan?
Periode ini bergantung pada apa yang didukung oleh tanda terima tersebut dan hukum yang berlaku. Untuk catatan pajak federal AS, IRS menyarankan untuk menyimpan catatan selama diperlukan untuk membuktikan item dalam pengembalian pajak.