Folder penuh dengan gambar belum merupakan catatan tanda terima yang terorganisir. Anda perlu menghubungkan setiap dokumen dengan tanggal, vendor, jumlah, pembayaran, kategori, dan alasan bisnis agar dapat mendukung pembukuan atau menjawab pertanyaan di kemudian hari.
IRS mengizinkan sistem pencatatan yang sesuai dengan bisnis selama sistem tersebut menunjukkan pendapatan dan pengeluaran dengan jelas, namun catatan spesifik dan periode penyimpanan bergantung pada peristiwa dan aturan yang berlaku. Konfirmasi persyaratan untuk lokasi dan jenis bisnis Anda.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Ambil tanda terima pada saat pembelian | Ambil dokumen secara lengkap |
| Cocokkan tanda terima dengan transaksi | Cocokkan tanggal, vendor, dan total |
| Beri nama dan kategorikan file tanda terima | Gunakan format tanggal yang konsisten |
| Tinjau dan simpan catatan | Tinjau dokumen yang hilang setiap bulan |
Ambil tanda terima pada saat pembelian
Simpan tanda terima elektronik atau foto dokumen kertas sebelum dokumen tersebut hilang. Pastikan vendor, tanggal, item, jumlah, pajak, dan informasi pembayaran dapat dibaca.
Untuk makanan, perjalanan, hadiah, atau biaya lain di mana konteks penting, tambahkan tujuan bisnis dan peserta yang relevan segera. Jangan mengandalkan ingatan di akhir bulan.
- Ambil dokumen secara lengkap
- Pastikan setiap bidang dapat dibaca
- Catat tujuan bisnis
- Lindungi informasi pembayaran yang sensitif
Cocokkan tanda terima dengan transaksi
Hubungkan setiap tanda terima dengan transaksi terkait bank, kartu, kas, atau pengembalian dana. Periksa jumlah dan tanggal, dengan memperhitungkan tip, konversi mata uang, atau penyelesaian kartu yang tertunda jika diperlukan.
Kertas pernyataan kartu membuktikan bahwa pembayaran telah terjadi, namun mungkin tidak menunjukkan apa yang dibeli atau alasannya. Simpan tanda terima yang terperinci ketika detail tersebut mendukung klasifikasi, pengembalian dana kepada klien, garansi, atau pelaporan.
- Cocokkan tanggal, vendor, dan total
- Selesaikan tagihan ganda atau yang hilang
- Catat pembayaran tunai secara terpisah
- Simpan detail pembelian yang terperinci
Beri nama dan kategorikan file tanda terima
Gunakan nama file konsisten yang memuat tanggal, nama vendor, dan jumlah atau identifikasi transaksi. Simpan tanda terima sekali, lalu gunakan tag atau tautan untuk kategori, proyek, dan klien, bukan membuat beberapa salinan yang tidak terkontrol.
Terapkan kategori pengeluaran yang sama yang digunakan dalam catatan akuntansi. Ketika sebuah tanda terima mencakup beberapa kategori atau proyek, pisahkan transaksi tersebut dan simpan satu dokumen sumber yang terhubung ke setiap alokasi.
- Gunakan format tanggal yang konsisten
- Sertakan nama vendor dan identifikasi transaksi
- Berikan tag kategori, proyek, dan klien
- Dokumentasikan alokasi terpisah
Tinjau dan simpan catatan
Tinjau transaksi yang tidak cocok dan tanda terima yang tidak terbaca setidaknya setiap bulan. Konfirmasi bahwa pengembalian dana, retur, kredit, dan pembelian yang dibatalkan terhubung ke catatan asli, bukan diperlakukan sebagai aktivitas terpisah.
Simpan catatan dengan aman menggunakan kontrol akses dan cadangan yang sesuai dengan informasi tersebut. Periode retensi bervariasi, sehingga ikuti aturan yang terkait dengan retur, aset, catatan karyawan, kontrak, atau peristiwa lain yang didukung oleh tanda terima tersebut.
- Tinjau dokumen yang hilang setiap bulan
- Tautkan pengembalian dana ke pembelian asli
- Batasi akses ke catatan keuangan
- Terapkan jadwal retensi yang benar
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- Penyimpanan Catatan IRS untuk Bisnis Kecil.Mengidentifikasi tanda terima, invoice, dan dokumen pendukung lainnya sebagai catatan yang dihasilkan oleh transaksi bisnis.
- Publikasi IRS 583: Memulai Bisnis dan Menyimpan CatatanMemberikan panduan utama tentang mengatur buku dan melestarikan dokumen sumber untuk bisnis kecil.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang cara mengatur tanda terima bisnis
Apakah salinan digital dari tanda terima bisnis dapat diterima?
Seringkali iya, namun salinan harus tetap akurat, dapat dibaca, dan tersedia sesuai aturan yang berlaku. Periksa persyaratan yurisdiksi dan industri tertentu.
Apa yang harus saya lakukan ketika tanda terima bisnis hilang?
Minta penggantian dari vendor dan dokumentasikan transaksi serta tujuan bisnis. Jangan membuat atau mengubah dokumen agar terlihat seperti tanda terima asli.
Berapa lama tanda terima bisnis harus disimpan?
Periode ini bergantung pada apa yang didukung oleh tanda terima tersebut dan hukum yang berlaku. Untuk catatan pajak federal AS, IRS menyarankan untuk menyimpan catatan selama diperlukan untuk membuktikan item dalam pengembalian pajak.