Panduan ini berfokus pada penyimpanan catatan federal AS untuk individu yang bekerja mandiri. Persyaratan negara bagian, lokal, internasional, pekerjaan, perizinan, hibah, kontrak, dan industri mungkin memerlukan dokumen atau periode yang berbeda.
Sistem catatan dapat berupa kertas atau elektronik selama menunjukkan pendapatan dan pengeluaran dengan jelas serta melestarikan bukti yang diperlukan. Ini adalah pendidikan umum, bukan keputusan penyimpanan atau rekomendasi pajak untuk seorang freelancer individu.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Catatan pendapatan dan pelanggan | Faktur dan catatan penjualan |
| Catatan pengeluaran dan tujuan bisnis | Bukti nota rincian dan pembayaran |
| Aset, pembayaran pajak, dan pelaporan | Bukti pembelian dan peningkatan aset |
| Pilih kontrol retensi dan penyimpanan | Retensi terkait tujuan setiap catatan |
Catatan pendapatan dan pelanggan
Simpan invoice, tanda terima, laporan dari penyedia pembayaran, setoran bank, kontrak, dan pernyataan pelanggan yang mengidentifikasi sumber dan jumlah pendapatan bisnis. Rekonsiliasi agar setoran, biaya, pengembalian dana, dan transfer tidak tertukar satu sama lain.
Simpan Formulir 1099 dan pernyataan informasi lainnya, namun jangan berasumsi mereka adalah catatan pendapatan lengkap. Buku catatan bisnis harus mencerminkan semua pendapatan yang dapat dilaporkan sesuai aturan yang berlaku, termasuk jumlah yang tidak ditampilkan pada formulir.
- Faktur dan catatan penjualan
- Laporan bank dan pemroses
- Kontrak, kredit, dan pengembalian dana
- Formulir 1099 dan rekonsiliasi
Catatan pengeluaran dan tujuan bisnis
Simpan tanda terima rinci, tagihan, pernyataan, cek yang dibatalkan, laporan pengeluaran, dan bukti pembayaran. Catat tanggal, jumlah, vendor, kategori, tujuan bisnis, serta klien atau proyek jika relevan.
Beberapa pengeluaran memerlukan fakta tambahan, seperti jarak tempuh, tujuan perjalanan, peserta, penggunaan bisnis, atau alokasi antara aktivitas pribadi dan bisnis. Gunakan panduan otoritas terbaru untuk item spesifik tersebut daripada hanya mengandalkan tanda terima.
- Bukti nota rincian dan pembayaran
- Tujuan bisnis dan kategori
- Rincian jarak tempuh dan perjalanan
- Alokasi pribadi dan bisnis
Aset, pembayaran pajak, dan pelaporan
Untuk peralatan, kendaraan, dan aset lainnya, simpan catatan pembelian, peningkatan, depresiasi, penggunaan bisnis, penjualan, dan pembuangan. Catatan ini dapat tetap relevan melampaui tahun pembelian karena mendukung basis dan perhitungan selanjutnya.
Simpan konfirmasi pajak estimasi, pembayaran perpanjangan, laporan yang telah diajukan, jadwal, pilihan, amendemen, pemberitahuan, dan korespondensi. Simpan salinan yang telah diajukan secara final dan catatan yang digunakan untuk menyiapkannya, bukan hanya draf dari perangkat lunak pajak.
- Bukti pembelian dan peningkatan aset
- Catatan depresiasi dan penggunaan bisnis
- Pembayaran pajak estimasi dan lainnya
- Laporan yang diajukan, pemberitahuan, dan amendemen
Pilih kontrol retensi dan penyimpanan
Otoritas pajak menyatakan bahwa periode penyimpanan bergantung pada tindakan, pengeluaran, atau peristiwa yang dicatat dokumen tersebut, dan catatan harus disimpan selama diperlukan untuk membuktikan pendapatan atau pengurangan. Catatan mengenai pekerjaan, aset, dan lainnya dapat mengikuti jadwal yang berbeda.
Terapkan jadwal dokumentasi setelah memeriksa semua otoritas terkait dan masalah yang terbuka. Lindungi identitas wajib pajak dan data keuangan dengan kontrol akses, cadangan yang andal, dan proses yang menjaga keterbacaan catatan elektronik selama periode penyimpanan.
- Retensi terkait tujuan setiap catatan
- Periode lebih lama untuk aset jika diperlukan
- Akses terbatas dan penyimpanan aman
- Proses pencadangan dan pengambilan yang teruji
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- Penyimpanan Catatan IRS untuk Bisnis Kecil.Menjelaskan catatan yang diperlukan untuk menunjukkan pendapatan bisnis, pengeluaran, aset, dan transaksi penggajian.
- Publikasi IRS 583: Memulai Bisnis dan Menyimpan CatatanMenyediakan panduan federal terperinci mengenai buku, dokumen sumber, periode akuntansi, dan retensi catatan untuk bisnis baru.
- Instruksi IRS Schedule CMengidentifikasi informasi pendapatan, biaya, dan pengeluaran yang dilaporkan oleh pemilik tunggal pada Schedule C.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang catatan pajak yang harus disimpan freelancer
Apakah laporan bank cukup untuk membuktikan pengeluaran freelancer?
Dokumen tersebut menunjukkan aktivitas pembayaran, namun mungkin tidak mengidentifikasi apa yang dibeli atau tujuan bisnisnya. Simpan nota rincian dan fakta pendukung lainnya jika diperlukan.
Apakah freelancer harus menyimpan faktur setelah pembayaran?
Ya. Faktur membantu mengidentifikasi sumber pendapatan, aktivitas pelanggan, kredit, dan rekonsiliasi pembayaran, serta dapat mendukung jumlah yang dilaporkan.
Berapa lama freelancer harus menyimpan catatan pajak?
Hal ini bergantung pada apa yang didukung oleh setiap catatan dan aturan federal, negara bagian, lokal, dan lainnya yang berlaku. Tinjau panduan otoritas terbaru untuk dokumen spesifik tersebut.