Total jarak tanpa rincian perjalanan sulit diverifikasi. Catatan yang berguna adalah rangkaian perjalanan bisnis yang terkait dengan tanggal, lokasi, tujuan, dan jarak, ditambah bukti kendaraan dan odometer yang diperlukan oleh metode yang berlaku.
Panduan ini menggunakan contoh pencatatan sesuai peraturan federal Amerika Serikat. Kelayakan, aturan perjalanan, tarif, metode, dan persyaratan penyimpanan berubah sesuai yurisdiksi dan tahun pajak. Tinjau panduan resmi terbaru atau konsultasikan dengan profesional yang kompeten sebelum mengklaim jumlah tertentu.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Informasi yang harus dicatat untuk setiap perjalanan | Tanggal perjalanan dan kendaraan |
| Pisahkan perjalanan bisnis dan pribadi | Identifikasi perjalanan rutin ke tempat kerja |
| Dukung log jarak tempuh | Odometer awal dan akhir |
| Tinjau jarak tempuh sebelum pelaporan | Tinjau log setiap bulan |
Informasi yang harus dicatat untuk setiap perjalanan
Catat tanggal, titik awal, tujuan, tujuan bisnis, dan jumlah mil untuk setiap perjalanan bisnis. Identifikasi klien, proyek, pertemuan, pengiriman, atau aktivitas lain yang menjelaskan mengapa perjalanan tersebut dilakukan.
Buat entri pada saat perjalanan atau segera setelahnya. Kalender atau invoice dapat mendukung tujuan, namun harus terhubung dengan buku catatan jarak yang lengkap, bukan menggantikan catatan jarak per perjalanan.
- Tanggal perjalanan dan kendaraan
- Titik asal dan tujuan
- Tujuan bisnis atau proyek
- Jarak tempuh bisnis yang ditempuh
Pisahkan perjalanan bisnis dan pribadi
Pisahkan penggunaan pribadi dan perjalanan komuter dari perjalanan bisnis yang memenuhi syarat sesuai aturan yang berlaku. Jangan mengklasifikasikan setiap perjalanan yang dilakukan selama hari kerja sebagai jarak bisnis.
Ketika satu perjalanan mencakup kedua tujuan, dokumentasikan rute dan alokasi. Simpan penjelasan bersama perjalanan tersebut agar klasifikasi dapat ditinjau kemudian tanpa mengandalkan ingatan.
- Identifikasi perjalanan rutin ke tempat kerja
- Pisahkan perjalanan pribadi yang menyimpang
- Dokumentasikan perjalanan dengan tujuan ganda
- Gunakan aturan klasifikasi yang konsisten
Dukung log jarak tempuh
Catat odometer kendaraan pada awal dan akhir tahun atau periode penggunaan bisnis yang relevan jika diperlukan. Simpan catatan pembelian, sewa, pemeliharaan, bahan bakar, asuransi, tol, dan parkir yang mendukung metode yang dipilih.
Data rute atau GPS dapat membantu menghitung jarak, namun tinjau akurasi dan privasi data tersebut. Tujuan bisnis tetap memerlukan deskripsi yang bermakna, dan rute otomatis tidak boleh secara diam-diam menimpa entri yang telah disetujui.
- Odometer awal dan akhir
- Catatan kepemilikan atau sewa kendaraan
- Tanda terima yang diperlukan oleh metode yang dipilih
- Tinjau bukti rute dan jarak
Tinjau jarak tempuh sebelum pelaporan
Rekonsiliasi jarak bulanan dengan kalender, kunjungan klien, invoice, dan catatan perjalanan lainnya. Selidiki perjalanan ganda, jarak yang tidak mungkin, tujuan yang hilang, dan celah waktu panjang sementara rincian masih tersedia.
Saat pelaporan, terapkan aturan dan tarif terbaru untuk yurisdiksi dan tahun yang relevan. Simpan log asli, perhitungan, dan dokumen pendukung daripada hanya menyimpan total akhir.
- Tinjau log setiap bulan
- Selesaikan tujuan dan jarak yang hilang
- Terapkan tahun dan metode yang benar
- Simpan perhitungan dan catatan sumber
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- Tarif Standar Jarak Tempuh IRSMenerbitkan tarif standar jarak tempuh federal yang berlaku berdasarkan tahun pajak dan kategori penggunaan.
- Publikasi IRS 463: Perjalanan, Hadiah, dan Pengeluaran KendaraanJelaskan pembuktian jarak tempuh, metode pengeluaran kendaraan, dan catatan yang diperlukan untuk pengurangan perjalanan bisnis.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang bagaimana bisnis kecil seharusnya melacak jarak tempuh?
Apakah log jarak tempuh yang dihasilkan aplikasi sudah cukup sendiri?
Dapat mendukung catatan, namun tinjau perjalanan, tambahkan tujuan bisnis, perbaiki klasifikasi, dan simpan bukti lain yang diperlukan oleh aturan yang berlaku.
Apakah parkir dan tol harus dimasukkan dalam jarak tempuh?
Catat secara terpisah dengan tanda terima. Perlakuan mereka mungkin berbeda dari perhitungan jarak tempuh, jadi ikuti panduan terbaru untuk metode yang dipilih.
Seberapa sering log jarak tempuh harus diperbarui?
Catat perjalanan secara bersamaan dan tinjau setidaknya setiap bulan. Menunggu hingga akhir tahun membuat rute dan tujuan bisnis lebih sulit untuk direkonstruksi dengan akurat.