Biaya yang dapat diganti terjadi ketika satu pihak membayar biaya bisnis yang memenuhi syarat dan pihak lain diharapkan untuk membayarkannya kembali. Contohnya termasuk perjalanan yang disetujui, bahan khusus klien, biaya pengarsipan, atau pembelian kontraktor yang dilakukan untuk proyek.
Perlakuan akuntansi dan perpajakan bergantung pada hubungan, kebijakan, dan yurisdiksi. Panduan ini menjelaskan proses pencatatan umum, bukan kesimpulan mengenai pendapatan, pengurangan, penggajian, atau pajak untuk pengaturan tertentu. Pertahankan identitas pembayar asli dan pihak yang bertanggung jawab atas pembayaran kembali agar terlihat sepanjang proses. Hal ini memungkinkan rekonsiliasi biaya, persetujuan, invoice, dan pembayaran tanpa memperlakukan penggantian sebagai transaksi ganda.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Konfirmasi kelayakan sebelum pengeluaran | Kategori yang memenuhi syarat dan tujuan bisnis |
| Tangkap pengeluaran asli | Lengkapi detail transaksi |
| Minta atau buat invoice untuk pengembalian dana | Gunakan saluran pengiriman yang disepakati |
| Rekonsiliasi pembayaran kembali dengan biaya | Samakan pembayaran kembali dengan sumbernya |
Konfirmasi kelayakan sebelum pengeluaran
Tentukan pengeluaran mana yang dapat diganti, batas pengeluaran, persetujuan yang diperlukan, standar tanda terima, tenggat waktu pengajuan, dan apakah markup diperbolehkan. Tuliskan pengecualian khusus proyek secara tertulis.
Ketika biaya berada di luar kebijakan biasa, dapatkan persetujuan sebelum pembelian. Persetujuan harus mengidentifikasi barang, alasan bisnis, jumlah yang diharapkan, dan orang atau klien yang bertanggung jawab atas pembayaran kembali.
- Kategori yang memenuhi syarat dan tujuan bisnis
- Batas jumlah dan pemilik persetujuan
- Tanda terima wajib atau bukti lainnya
- Aturan markup dan pengiriman
Tangkap pengeluaran asli
Catat tanggal, vendor, barang, jumlah, mata uang, pajak, metode pembayaran, proyek, dan tujuan bisnis. Pertahankan tanda terima yang terinci dan persetujuan tertulis jika diperlukan.
Pisahkan bagian pribadi dan biaya untuk klien yang berbeda. Satu tagihan kartu dapat dialokasikan ke berbagai catatan, tetapi alokasi dan total sumber harus tetap terlihat.
- Lengkapi detail transaksi
- Dokumen sumber yang diuraikan
- Proyek atau penugasan klien
- Alokasi terpisah yang didokumentasikan
Minta atau buat invoice untuk pengembalian dana
Ajukan biaya melalui laporan pengeluaran yang disepakati atau tambahkan ke invoice klien sebagai baris terpisah. Gunakan deskripsi dan jumlah yang sama dengan sumber yang disetujui kecuali jika ada aturan markup atau konversi yang diterima.
Jangan menyembunyikan biaya yang dapat diganti di dalam biaya layanan ketika perjanjian mengharapkan itemisasi. Tampilkan periode yang dicakup, referensi pendukung, perlakuan pajak yang berlaku, dan total yang harus dibayar dengan jelas.
- Gunakan saluran pengiriman yang disepakati
- Rujuk tanda terima dan persetujuan
- Tampilkan konversi atau markup dengan jelas
- Hindari permintaan pengembalian dana ganda
Rekonsiliasi pembayaran kembali dengan biaya
Ketika pembayaran kembali diterima, cocokkan dengan pengeluaran asli, laporan, atau baris invoice. Catat jumlah parsial, ditolak, atau disesuaikan tanpa menghapus biaya asli.
Tinjau pengeluaran yang dapat diganti yang belum diselesaikan secara teratur. Selesaikan bukti yang hilang, pengajuan terlambat, dan sengketa klien sementara transaksi masih mudah diselidiki, lalu pertahankan catatan lengkap.
- Samakan pembayaran kembali dengan sumbernya
- Catat jumlah sebagian atau yang ditolak
- Tinjau saldo yang belum diselesaikan
- Simpan bukti biaya dan pembayaran kembali
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- Publikasi IRS 583: Memulai Bisnis dan Menyimpan CatatanMenjelaskan bagaimana pengeluaran bisnis dan dokumen pendukungnya harus dicatat dan disimpan.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang apa itu pengeluaran bisnis yang dapat dikembalikan?
Apakah pengeluaran yang dikembalikan selalu netral pajak?
Perlakuan bergantung pada kesepakatan, dokumentasi, yurisdiksi, dan aturan yang berlaku. Konsultasikan dengan penasihat yang kompeten mengenai fakta spesifik Anda.
Bisakah bisnis menambahkan markup pada biaya yang dapat dikembalikan?
Hanya jika kesepakatan mengizinkan. Tampilkan perhitungan dengan jelas dan tentukan perlakuan akuntansi serta pajak yang berlaku.
Haruskah pengeluaran yang dapat dikembalikan memiliki tanda terima?
Gunakan tanda terima terinci atau bukti yang diperlukan lainnya sesuai kebijakan dan aturan yang berlaku. Pertahankan persetujuan dan tujuan bisnis bersama dokumen tersebut.