Membayar biaya kecil untuk pelanggan terasa lebih mudah daripada menghentikan pekerjaan untuk membahasnya. Kesulitan muncul saat pelanggan menganggap biaya itu sudah termasuk.
Biaya yang dapat diganti mengikuti kesepakatan atau kebijakan, bukti dan persetujuan. Tidak semua belanja selama bekerja otomatis memenuhi syarat.
Konfirmasi kelayakan sebelum pengeluaran
Tentukan pengeluaran mana yang dapat diganti, batas pengeluaran, persetujuan yang diperlukan, standar tanda terima, tenggat waktu pengajuan, dan apakah markup diperbolehkan. Tuliskan pengecualian khusus proyek secara tertulis.
Ketika biaya berada di luar kebijakan biasa, dapatkan persetujuan sebelum pembelian. Persetujuan harus mengidentifikasi barang, alasan bisnis, jumlah yang diharapkan, dan orang atau klien yang bertanggung jawab atas pembayaran kembali.
- Kategori yang memenuhi syarat dan tujuan bisnis
- Batas jumlah dan pemilik persetujuan
- Tanda terima wajib atau bukti lainnya
- Aturan markup dan pengiriman
Tangkap pengeluaran asli
Catat tanggal, vendor, barang, jumlah, mata uang, pajak, metode pembayaran, proyek, dan tujuan bisnis. Pertahankan tanda terima yang terinci dan persetujuan tertulis jika diperlukan.
Pisahkan bagian pribadi dan biaya untuk klien yang berbeda. Satu tagihan kartu dapat dialokasikan ke berbagai catatan, tetapi alokasi dan total sumber harus tetap terlihat.
- Lengkapi detail transaksi
- Dokumen sumber yang diuraikan
- Proyek atau penugasan klien
- Alokasi terpisah yang didokumentasikan
Minta atau buat invoice untuk pengembalian dana
Ajukan biaya melalui laporan pengeluaran yang disepakati atau tambahkan ke invoice klien sebagai baris terpisah. Gunakan deskripsi dan jumlah yang sama dengan sumber yang disetujui kecuali jika ada aturan markup atau konversi yang diterima.
Jangan menyembunyikan biaya yang dapat diganti di dalam biaya layanan ketika perjanjian mengharapkan itemisasi. Tampilkan periode yang dicakup, referensi pendukung, perlakuan pajak yang berlaku, dan total yang harus dibayar dengan jelas.
- Gunakan saluran pengiriman yang disepakati
- Rujuk tanda terima dan persetujuan
- Tampilkan konversi atau markup dengan jelas
- Hindari permintaan pengembalian dana ganda
Rekonsiliasi pembayaran kembali dengan biaya
Ketika pembayaran kembali diterima, cocokkan dengan pengeluaran asli, laporan, atau baris invoice. Catat jumlah parsial, ditolak, atau disesuaikan tanpa menghapus biaya asli.
Tinjau pengeluaran yang dapat diganti yang belum diselesaikan secara teratur. Selesaikan bukti yang hilang, pengajuan terlambat, dan sengketa klien sementara transaksi masih mudah diselidiki, lalu pertahankan catatan lengkap.
- Samakan pembayaran kembali dengan sumbernya
- Catat jumlah sebagian atau yang ditolak
- Tinjau saldo yang belum diselesaikan
- Simpan bukti biaya dan pembayaran kembali
Sepakati sebelum membelanjakan
Tentukan jenis biaya, batas, pelulus, bukti dan tenggat. Untuk pelanggan, jelaskan apakah termasuk harga atau diteruskan dengan metode tertentu.
Pembelian besar atau tidak biasa perlu keputusan khusus. Persetujuan perjalanan umum belum tentu mencakup tiket premium atau tambahan malam.
Hubungkan biaya dengan klaim
Simpan pemasok, tanggal, jumlah, mata uang, tujuan dan proyek beserta kuitansi serta pembayaran. Tautan mencegah pengajuan ulang melalui laporan lain.
Tampilkan bagian pribadi atau tidak layak terpisah. Perjalanan bisnis tidak otomatis membuat seluruh isi kuitansi boleh diganti.
Tampilkan di invoice sesuai kesepakatan
Biaya bisa menjadi rincian tersendiri atau lampiran. Sebutkan sifatnya, referensi persetujuan serta markup bila memang diizinkan dan disepakati.
Pajak atas biaya yang ditagihkan kembali dapat berbeda dari pajak pemasok. Kata “penggantian” saja tidak menentukan perlakuannya.
Perhitungkan uang muka dan pembayaran langsung
Kurangi uang muka yang terkait saat mencocokkan biaya. Pengeluaran dibayar perusahaan dapat dilaporkan tanpa mengganti pekerja sekali lagi.
Biaya pribadi layak 600 dikurangi uang muka 200 menyisakan 400 tanpa penyesuaian lain. Simpan seluruh tahap agar aliran uang terlihat.
Cari alasan sengketa
Kelayakan, persetujuan, bukti, waktu dan jumlah memerlukan tanggapan berbeda. Tanyakan alasan spesifik sebelum mengirim ulang dokumen.
Jangan mengubah fakta agar tampak memenuhi kebijakan. Pengecualian yang tepat perlu keputusan pihak berwenang melalui proses terkait.
Pantau penggantian secara terpisah
Dicatat dan disetujui belum berarti dibayar. Simpan jumlah diminta, disetujui, diterima serta sisa.
Tinjau klaim terbuka agar tidak hilang di antara biaya rutin. Perbaiki petunjuk persetujuan bila persoalan yang sama terus berulang.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Apakah pengeluaran yang dikembalikan selalu netral pajak?
Perlakuan bergantung pada kesepakatan, dokumentasi, yurisdiksi, dan aturan yang berlaku. Konsultasikan dengan penasihat yang kompeten mengenai fakta spesifik Anda.
Bisakah bisnis menambahkan markup pada biaya yang dapat dikembalikan?
Hanya jika kesepakatan mengizinkan. Tampilkan perhitungan dengan jelas dan tentukan perlakuan akuntansi serta pajak yang berlaku.
Haruskah pengeluaran yang dapat dikembalikan memiliki tanda terima?
Gunakan tanda terima terinci atau bukti yang diperlukan lainnya sesuai kebijakan dan aturan yang berlaku. Pertahankan persetujuan dan tujuan bisnis bersama dokumen tersebut.