采购订单与发票的关键区别

采购订单与发票的区别。

采购订单与发票有何区别？

两份文件可能列明相同项目，但买卖双方会在交易的不同阶段使用它们。

问题	采购订单	发票
由谁发送？	买方发送给供应商。	卖方发送给买方。
何时使用？	在工作、发货或采购承诺之前。	交付后、达成里程碑或其他约定的计费事件发生时。
其目的是什么？	授权并定义计划采购。	请求支付已提供的商品或服务。
匹配什么内容？	经批准的供应商、项目、数量、价格及交付条款。	实际项目、税费、总额及采购订单或收据引用。
能否证明付款？	否	否。收据或付款记录才能确认付款。

谁发送采购订单，谁发送发票？

买方创建并批准采购订单后发送给供应商。该单据明确供应商、所需商品或服务、数量、价格、交付方式及条款，并可能从部门或项目预算中扣款。

在约定的计费事件发生后，供应商为买方开具发票。该单据明确交易详情、应付金额、税费、付款条款及付款指引。如需，供应商应引用买方的采购订单。

• 采购订单：由买方发送给供应商。
• 发票：卖方发送给买方。
• 采购订单控制授权。
• 发票请求付款。

各文档何时出现？

采购订单通常在发货或服务开始前生成，作为供应商已获批准订单的凭证。变更需通过修订后的采购订单或既定的变更流程进行记录。

发票通常在交付、完成、周期性结算或约定的里程碑后开具。若合同允许，定金和预付款也可提前开具。开票时间应遵循商业协议。

• 采购订单：承诺、工作或交付之前。
• 交付后的收据或服务确认。
• 在约定的计费事件时开具发票。
• 匹配并审批后付款。

采购订单与发票如何匹配？

两票匹配是将发票与采购订单进行比对；三票匹配还需核对货物已收到或服务已批准的凭证。审核人员需检查供应商、商品、数量、价格、税费、运费、总额及引用信息。

差异可能源于经批准的变更或部分交付，但必须记录在案。供应商不得修改采购订单，授权记录应由买方掌控。

• 首先核对供应商与采购订单引用。
• 数量与价格匹配。
• 收据或审批匹配。
• 记录允许的偏差或例外情况。

采购发票与采购订单有何不同？

是的。采购发票是买方记录收到的供应商发票，用于采购业务。它仍属于发票，而非采购订单。由供应商开具发票，买方在应付账款中将其记录为采购发票或供应商账单。

采购订单在前，体现买方批准的内容；采购发票在后，体现供应商的收费。买方在付款前需将收到的发票与采购订单及收货凭证进行比对。如需了解收货后的具体字段与流程，请参阅单独的采购发票指南。

• 采购订单：供货前的买方授权。
• 供应商发票：卖方请求付款。
• 采购发票：买方对收到发票的记录
• 审批前匹配所有记录。

应如何关联这些记录？

请使用独立的采购订单号和发票号。将批准的订单、修订版、收货凭证、发票、付款记录及往来函件集中存储或通过引用关联，从而建立可追溯的采购至付款全流程记录。

并非所有小额采购都需要正式采购订单，但企业应明确何时必须使用。供应商在开始工作前，应询问新客户是否有采购订单要求，以避免可预防的发票被拒。

• 请分别维护受控的采购订单与发票编号序列。
• 采购订单阈值或政策要求。
• 发票引用已接受的采购订单。
• 关联订单、收据、发票和付款。

官方来源

这些参考内容支持本指南中的监管信息。做出决定前，请查阅最新页面。

• 联邦采购条例 13.302-1：采购订单规定采购订单需明确订购数量或范围、交付时间及检验安排。
• 联邦采购条例 32.905：发票文档列出联邦合同下建立合规付款请求所需的发票文档要素。

常见问题

关于采购订单与发票关键区别的问题

能否在没有采购订单的情况下开具发票？

可以，除非买方或合同明确要求采购订单。供应商应在交付工作前确认客户的流程。

采购订单是否意味着付款已完成？

否。采购订单仅授权计划采购。付款通常在交付、开票、审核及审批后进行。

若发票金额超出采购订单怎么办？

请暂停并解决差异。买方可能需要经批准的采购订单变更，供应商则应提供授权增量的凭证。