什么是采购发票？详解

采购单据对比。

采购发票与相关单据有何区别？

文件名称取决于创建者、记录者以及该文件是用于授权、请求还是确认付款。

单据	由...创建	主要目的	通常时间
采购订单	买方	授权计划采购。	供货前
供应商发票	供应商	请求供货付款。	在约定的计费事件发生时。
采购发票	买方记录供应商发票。	记录采购及应付金额。	收到供应商发票后。
销售发票	供应商自行记录其发票。	记录销售及应收金额。	发票开具时。
收据	卖方或支付提供商。	确认付款	付款后

采购发票包含哪些信息？

采购发票通常包含供应商发票号、开票日期、双方法定或商业名称、商品描述、数量、单价、折扣、税费、币种、总额、到期日及付款说明。必填字段视所在地和交易类型而定。

买方应保留供应商的原始编号，不要将其替换为内部发票号。可以单独添加内部文档 ID，以确保源发票保持可追溯性。

• 供应商发票编号及日期。
• 供应商与买方详情。
• 商品、数量、价格、税费及总额。
• 采购订单编号、到期日及付款条款。

采购发票与采购订单对比。

买方在供货前创建采购订单以授权采购内容。供应商在约定的计费事件发生后开具发票以请求付款。买方随后接收并将该单据记录为采购发票。

采购订单无法证明交付或付款，采购发票也无法证明授权。将发票与已批准的采购订单及收货单或服务批准单进行比对，有助于识别价格、数量、重复或供应商差异。

• 采购订单由买方创建。
• 发票由供应商创建。
• 采购发票是买方的入账发票记录。
• 收据或审批确认供货。

采购发票与销售发票对比。

这些名称从对立角度描述同一交易。对供应商而言，该单据为销售发票，记录销售及应收金额；对买方而言，则为采购发票，记录采购及应付金额。

PDF 无需双重标签，通常标题为“发票”。会计系统根据企业是发出还是接收该单据，决定将其记入销售或采购账目。

• 供应商：销售发票与应收账款。
• 买方：采购发票与应付账款。
• 同一源文件，两种会计视角
• 收据是独立的付款证明。

买方应如何处理采购发票？

核对供应商、发票号、日期、税务处理、币种、银行信息以及计算结果。将发票与已批准的采购订单及交付或服务批准凭证进行匹配（如适用）。在付款前解决差异，而非修改供应商文档。

记录批准金额和到期日，通过授权流程安排付款，并将付款参考号关联回发票。根据适用的会计和税务规则，保留原始发票、审批记录、更正单、贷项通知单及付款凭证至规定期限。

• 核对身份、编号及总额。
• 核对授权与收货凭证。
• 付款前解决差异。
• 关联审批、付款与留存记录。

官方来源

这些参考内容支持本指南中的监管信息。做出决定前，请查阅最新页面。

• 英国政府发票要求列出核心发票字段，包括标识符、各方信息、描述、日期、金额、增值税及总额。
• 联邦采购条例 32.905：发票文档提供官方示例，展示发票文档及支持合规付款请求所引用的依据。

常见问题

关于什么是采购发票的疑问详解

采购发票与采购订单相同吗？

否。买方发送采购订单以授权计划采购。供应商随后发送发票，买方将其记录为采购发票。

谁创建采购发票？

由供应商创建发票。买方收到后，在应付账款流程中将其记录为采购发票或供应商账单。

采购发票能证明付款吗？

否。它仅记录应付金额。收据、银行记录、支付处理器确认或其他付款凭证才用于确认结算。