报价时说明约定
说明商品或服务、数量、单价、付款约定，方便客户确定范围和费用。
小型企业开票与报价软件
谈好一笔业务的价格，还需要开票、收款、记录支出。用 Pocket Invoice 保存客户信息和常用商品或服务，下次开单更方便。每笔付款各自记录，月底对账，查查哪些收完了，哪些还有余额。
按业务进展准备单据
交付后核对发票
利用保存的客户和项目资料，根据这次实际交付，调整明细和金额。
收到款项后登记
分别记录部分付款、全部付清的情况，看看每张发票还剩多少未付款。
老客户再来，不必重新抄资料
账户保存了联系方式、常用服务，曾经的单据也在。下次合作，选取现有资料，再检查这次的内容、价格、日期。手机上准备的账单，回到电脑上还能查看和整理。
一张发票要说清这次收什么钱
客户名称和账单地址，发票号和日期，商品或服务、数量、金额、税费、总额、付款期限，都需要对应这次交易。加上公司名、联系方式和标识，客户转发单据后，负责付款的人也能看出是谁开的单。
实际交付可能与报价时不同，需要在开票前再次核对。预付款、分多次付款要各自记录，发票总额不能代替实际收款记录。
制作发票 →
需求、成本与重复业务分别处理
报价以后客户改需求
数目、范围或价格改变，就更新报价，请客户确认，最后按实际交付准备发票。
一笔收入也有对应支出
统计采购、交通、外包成本，计算收益时避免只看发票金额。
熟悉的客户再次合作
再次合作的客户，使用已存的联系方式和常用项目，确认这次工作和价格，避免重复填写。
营业额、利润与老板收入要分开算
小型企业涉及的行业很多。不能以平均工资概括所有的老板。营业额是指销售商品或提供服务的金额。从营业额中扣除采购成本、人员费用、租金等经营成本，剩下的便是经营利润。
开票不等于已收到钱。考虑个人可取收入，要参考客户付款、待付供应商款、后续经营开支以及税金。
使用利润率计算器核实收入与成本，然后根据实际收款安排资金。在美国，自雇业务的净利润计算方式是业务收入减去业务支出；其他地区按当地税务规定处理。
美国经营净利润与税务资料：美国税务局自雇者税务中心。
开票和定价常用工具
小型企业开票常见问题
只做一张 PDF，还是用账户长期管理？
只需要填写、下载一张 PDF，可以用免费发票工具。经常给同个客户开票，或要保留商品、服务项目以及费用和付款记录，可以用 Pocket Invoice 管理。Web 端可把确认过的估价变成发票。收到多少钱、经营花费多少钱，还是要记清楚，才好核对收支。
客户只付了一部分，怎样记录？
发票对应实际交易。收到付款，直接记录已收金额；没收到的，记作余额。税务方面，根据你所在地区的要求处理。
报价修改后，需要重新确认吗？
范围、数量、价格有改变，需要先修改报价，再让客户确认，然后根据实际交付开票。
没有企业标识，能开票吗？
可以。先把企业全称以及联系方式写全，有了自己的标识之后，再加进单据。
每月都给同一客户开票，要从头填写吗？
直接用已存的客户资料，常用项目也可以继续用。但是，每次实际提供的服务、金额、日期，还是需要确认。