发票和收据可能显示相同的供应商、客户、商品及金额，但回答的问题不同。发票说明需支付多少及在何种条款下；收据说明已支付多少、何时支付以及通过何种方式支付。

企业应同时保留请求记录与付款记录。标记发票已付款虽有用，但不应抹除原始到期日、金额或交易历史。

要点

一目了然的关键信息

主题需要检查的内容
发票开具时在付款完成前发出
收据开具时付款后发出
存在差异的信息发票号关联相关记录
管理完整交易保留原始发票

发票开具时

卖方或服务提供方在协议约定的计费时点开具发票。该时点可能是交付后、完成后、达到里程碑时，或周期性服务期间。发票包含唯一编号、日期、双方信息、分项费用、税费、应付金额及条款。

发票为卖方生成应收账款记录，并在客户的应付账款流程中提供待核对的金额。发票本身并不能证明款项已被收到。

  • 在付款完成前发出
  • 请求或记录应付金额
  • 包含付款条款和到期日
  • 跟踪直至结清或更正

收据开具时

收据在付款后提供或记录。它标识交易并确认收到的金额、日期及方式。对于部分付款，记录应同时显示已付款项和剩余余额。

支付处理商和银行可能生成确认单，但企业应自行决定所需的客户-facing 收据。当地消费者、税务及行业规则可能规定其内容或出具时间。

  • 付款后发出
  • 确认实收金额和日期
  • 可显示付款方式和参考信息
  • 可记录剩余余额

存在差异的信息

发票强调未来付款：到期日、接受方式、条款及余额。收据强调已完成付款：已付金额、日期、方式、授权或凭证，以及剩余余额。

两者均应明确供应商、交易及关联项目，并通过发票号建立关联。避免生成无法追溯至原始请求的独立收据。

  • 发票号关联相关记录
  • 发票显示付款条款
  • 收据提供付款凭证
  • 两者均保留项目与交易方上下文

管理完整交易

保存已开具的发票，记录每笔付款，并保留支付处理方或银行凭证。当余额归零时，更新状态但不得覆盖原始文件。如需开具贷项通知单或进行更正，请通过正规流程处理。

在预期或要求时向客户提供收据或付款确认。规范的发票和付款记录有助于解决重复付款、退款、争议及账务核对问题。

  • 保留原始发票
  • 记录部分付款和最终付款
  • 保留付款参考
  • 提供清晰的付款确认

官方来源

这些参考内容支持本指南中的监管信息。做出决定前，请查阅最新页面。

常见问题

关于发票与收据的区别问题

已付发票能否作为收据使用？

收据若清晰显示金额与付款日期，可提供付款确认，但当地规定或客户要求可能仍需单独开具收据。

收据会在付款前发出吗？

收据确认付款。报价单、估价单、形式发票、账单或发票可能出现在付款之前。

部分付款是否应开具收据？

记录每笔付款并显示剩余余额。确认函有助于双方核对交易。