Nilai dan uraian sudah benar, tetapi pelanggan mengatakan dokumen belum memenuhi kebutuhan pajak. Persoalannya sering terletak pada tujuan serta aturan, bukan desain.
Invoice komersial dapat tumpang tindih dengan dokumen pajak, tetapi judul atau kolom tambahan tidak otomatis membuat keduanya setara.
Tujuan masing-masing faktur
Faktur biasa mengkomunikasikan tagihan dagang dan permintaan pembayaran. Hal ini membantu pihak-pihak mencatat apa yang disuplai, harga yang disepakati, jumlah yang terutang, dan batas waktu pembayaran.
Faktur pajak juga berfungsi sebagai catatan pajak yang didefinisikan. Tergantung pada sistem, hal ini dapat mendukung pelaporan pemasang pajak dan klaim pelanggan atas PPN masukan atau perlakuan pajak lainnya.
- Faktur biasa mencatat tagihan komersial
- Faktur pajak mengikuti aturan dokumen perpajakan
- Keduanya dapat mendukung pembayaran dan akuntansi
- Tujuan pajak bergantung pada hukum setempat
Perbedaan bidang yang diwajibkan
Faktur dagang umumnya mencakup detail pihak, nomor faktur, tanggal, deskripsi, kuantitas, harga, total, dan syarat pembayaran. Aturan bisnis atau kontrak mungkin memerlukan informasi tambahan.
Faktur pajak mungkin memerlukan nomor registrasi pajak, tanggal penyediaan, jumlah bersih berdasarkan tarif pajak, jumlah pajak, jumlah kotor, kata-kata khusus, identifikasi pelanggan, atau metode penomoran berurutan. Kehilangan bidang dapat memengaruhi penggunaan dokumen untuk perpajakan.
- Identifikasi pendaftaran pajak
- Nilai kena pajak berdasarkan tarif
- Jumlah pajak dan mata uang yang diwajibkan
- Kata-kata khusus atau penomoran
Kapan masing-masing dokumen digunakan
Penjual yang tidak terdaftar, transaksi bebas, penjualan konsumen, atau transaksi di luar persyaratan faktur pajak mungkin menggunakan faktur biasa atau tanda terima, tunduk pada aturan dagang dan konsumen setempat.
Pemasang pajak terdaftar mungkin memerlukan faktur pajak lengkap atau disederhanakan untuk transaksi yang dicakup. Jenis pelanggan, jumlah, tempat penyediaan, pembebasan, pajak balik, dan aturan sektor dapat mengubah dokumen mana yang tepat.
- Status pendaftaran penjual
- Pelanggan dan jenis transaksi
- Nilai dan tempat penyerahan
- Pengecualian atau skema khusus
Koreksi dan pengendalian catatan
Koreksi dagang harus mempertahankan tautan jelas ke tagihan dan perjanjian klien asli. Untuk faktur pajak, otoritas mungkin menetapkan bidang nota kredit, kata-kata koreksi, urutan, penyesuaian pelaporan, dan retensi.
Jangan menimpa dokumen secara diam-diam setelah diterbitkan atau dilaporkan. Simpan dokumen asli, koreksi, persetujuan jika relevan, dan entri akuntansi yang terhubung sehingga seluruh riwayat dapat ditinjau.
- Rujuk faktur asli
- Gunakan proses kredit nota yang diwajibkan
- Sesuaikan catatan pajak secara konsisten
- Pertahankan riwayat dokumen
Mulai dari fungsi masing-masing
Invoice komersial menjelaskan transaksi dan meminta atau mencatat pembayaran. Dokumen pajak suatu sistem dapat mendukung pencatatan atau klaim tambahan.
Satu dokumen kadang memenuhi kedua tujuan bila seluruh syarat terpenuhi. Kolom pajak sendiri tidak membuktikan kelayakan penerbit atau jalur resmi.
Bandingkan persyaratan, bukan penampilan
Registrasi, transaksi, kolom serta saluran penerbitan dapat penting. PDF profesional tetap bisa tidak sesuai untuk kebutuhan pajak penerima.
| Pertanyaan | Kebutuhan komersial | Tambahan untuk pajak |
|---|---|---|
| Penerbit | Penjual sebenarnya | Kelayakan dan registrasi |
| Isi | Pekerjaan, nilai dan pembayaran | Pajak serta pernyataan wajib |
| Penerbitan | Cara disepakati | Saluran khusus bila diwajibkan |
| Fungsi | Pemeriksaan dan pembayaran | Catatan atau klaim tertentu |
Hubungkan semua dokumen transaksi
Penawaran, purchase order, invoice, dokumen pajak dan kuitansi dapat merujuk satu transaksi. Gunakan referensi proyek atau pesanan agar tidak dicatat sebagai beberapa penjualan.
Nyatakan status pembayaran pada dokumen pelengkap. Pelanggan perlu tahu apakah hanya untuk arsip atau masih memiliki saldo.
Tanyakan kekurangan secara spesifik
Nomor pajak hilang, klaim biaya ditolak dan pajak salah adalah masalah berbeda. Konfirmasi negara, tujuan dan jenis dokumen yang diminta.
Periksa registrasi serta transaksi sebelum mengubah. Gunakan sistem resmi bila diwajibkan dan jangan menjanjikan templat umum memenuhi seluruh negara.
Jelaskan istilah lintas bahasa
Invoice, kuitansi dan dokumen pajak dapat dimengerti berbeda antarnegara. Jelaskan apakah yang diberikan rincian komersial, konfirmasi bayar atau dokumen resmi suatu sistem.
Di Indonesia, kebutuhan Faktur Pajak tidak otomatis dipenuhi oleh PDF invoice biasa. Aturan serta tujuan sebenarnya menentukan dokumen tambahan.
Gunakan pesan untuk memperoleh fakta
Permintaan pelanggan membantu memahami kebutuhan, tetapi tidak membuktikan Anda berhak menerbitkan semua jenis dokumen.
Saya memahami Anda juga membutuhkan dokumen untuk pajak. Mohon konfirmasi negara atau sistem serta informasi atau jenis dokumen yang diminta. Saya akan memeriksanya terhadap transaksi dan registrasi kami. Dokumen ini terkait invoice [nomor], dengan status [lunas/sisa jumlah].
Pertanyaan lain yang mungkin muncul
Bisakah faktur biasa memuat pajak?
Dokumen tersebut dapat menampilkan pajak, namun apakah ia memenuhi syarat sebagai dokumen pajak yang diperlukan bergantung pada aturan setempat dan apakah semua informasi dan proses yang diperlukan telah terpenuhi.
Bisakah bisnis menerbitkan faktur pajak jika belum terdaftar?
Jangan menyajikan dokumen sebagai faktur pajak resmi atau memungut pajak tanpa mengonfirmasi otorisasi sesuai sistem yang berlaku.
Apakah tanda terima sama dengan salah satu faktur?
Tanda terima umumnya mencatat pembayaran, sementara faktur meminta atau mencatat jumlah yang terutang. Beberapa sistem mengizinkan tanda terima atau faktur disederhanakan untuk transaksi yang didefinisikan.