Al comparar orden y factura, el comprador envía la orden antes de comprar y el vendedor la factura en el momento acordado. Ambas pueden listar conceptos y precios, pero la orden registra autorización y la factura lo adeudado.
Por ejemplo, PO-104 autoriza 12 unidades a $75, $900 antes de impuestos. La factura INV-208 debe referir PO-104 y mostrar 12 unidades, precio de $75, impuestos y vencimiento. Conciliar campos detecta compras no autorizadas, duplicados y errores.
Orden de compra frente a factura
¿Cuál es la diferencia entre un pedido de compra y una factura?
Pueden mostrar los mismos artículos, pero comprador y vendedor los usan en momentos distintos.
| Pregunta | Orden de compra | Factura |
|---|---|---|
| ¿Quién lo envía? | El comprador se lo envía al proveedor. | El vendedor se la envía al comprador. |
| ¿Cuándo se utiliza? | Antes del trabajo, el envío o el compromiso de compra. | Tras la entrega, un hito u otro momento de facturación acordado. |
| ¿Cuál es su finalidad? | Autoriza y define una compra prevista. | Solicita el pago de los bienes o servicios suministrados. |
| ¿Qué se coteja? | Proveedor, artículos, cantidades, precios y condiciones de entrega aprobados. | Artículos reales, impuestos, totales y referencias del pedido o recibo. |
| ¿Demuestra el pago? | N.º | No. Un recibo o registro de pago confirma el pago. |
¿Quién envía el pedido de compra y quién la factura?
El comprador crea y aprueba una orden y la envía al proveedor. Identifica al proveedor, los bienes o servicios solicitados, cantidades, precios, entrega y condiciones. Puede cargarse al presupuesto de un departamento o proyecto.
El proveedor crea una factura para el comprador después del hecho de facturación acordado. Identifica la operación, el importe, los impuestos, las condiciones y las instrucciones de pago. Debe indicar la orden de compra cuando sea obligatorio.
- Pedido de compra: el comprador se lo envía al proveedor
- Factura: el vendedor se la envía al comprador
- La OC controla la autorización
- La factura solicita el pago
¿Cuándo aparece cada documento?
Una orden de compra suele emitirse antes del envío de los bienes o del inicio de los servicios. Acredita ante el proveedor que el pedido está aprobado. Los cambios deben documentarse con una orden revisada o un proceso aceptado.
Una factura se emite después de la entrega, la finalización, un periodo recurrente o un hito acordado. Los anticipos pueden facturarse antes cuando lo permita el contrato. El momento debe ajustarse al acuerdo comercial.
- Pedido de compra: antes del compromiso, trabajo o entrega
- Recepción o aprobación del servicio tras la entrega
- Factura en el momento acordado
- Pago tras la comprobación y aprobación
¿Cómo se cotejan los pedidos de compra y las facturas?
La conciliación de dos vías compara la factura con la orden de compra. La de tres vías añade la prueba de recepción o aprobación. Se comprueban proveedor, concepto, cantidad, precio, impuestos, transporte, total y referencias.
Las diferencias pueden ser legítimas, como un cambio aprobado o una entrega parcial, pero deben documentarse. El proveedor no debe modificar la orden de compra: el comprador controla su propio registro de autorización.
- Comprueba primero el proveedor y la referencia del pedido
- Coincidencia de cantidad y precio
- Coincidencia de recibo o aprobación
- Tolerancia o excepción documentada
¿Una factura de compra es distinta de un pedido de compra?
Sí. Una factura de compra es el registro del comprador de una factura de proveedor recibida por una adquisición. Sigue siendo factura, no orden. El proveedor la envía y el comprador la registra en cuentas por pagar.
La orden llega antes y muestra lo aprobado; la factura de compra, lo cobrado por el proveedor. El comprador compara factura, orden y recepción antes de pagar. Consulta la guía de facturas de compra para campos y proceso posterior.
- Pedido de compra: autorización del comprador antes del suministro
- Factura del proveedor: solicitud de pago del vendedor
- Factura de compra: registro del comprador de esa factura recibida
- Cotejar todos los registros antes de aprobar
¿Cómo debes relacionar los registros?
Utiliza números distintos para las órdenes de compra y las facturas. Guarda juntos el pedido aprobado, las revisiones, la recepción, la factura, el pago y la correspondencia, o vincúlalos mediante referencias. Así obtendrás un registro trazable desde la compra hasta el pago.
No todas las compras pequeñas necesitan una orden formal, pero la empresa debe definir cuándo se exige. Los proveedores deben preguntar a los clientes nuevos por este requisito antes de empezar para evitar rechazos de factura.
- Mantén secuencias controladas independientes para pedidos y facturas
- Umbral o política de OC obligatoria
- La factura hace referencia a la OC aceptada
- Pedido, recepción, factura y pago vinculados
Fuentes oficiales
Estas referencias respaldan la información normativa. Consulta la página vigente.
- Reglamento Federal de Adquisiciones 13.302-1: pedidos de compraIndica que los pedidos especifican cantidad o alcance, entrega e inspección.
- Reglamento Federal de Adquisiciones 32.905: documentación de facturasEnumera documentos de factura necesarios para solicitar pagos en contratos federales.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre las diferencias entre pedido y factura
¿Se puede emitir una factura sin pedido de compra?
Sí, salvo que comprador o contrato exijan pedido. Confirma el proceso antes de trabajar.
¿Un pedido de compra significa que ya se ha pagado?
No. Autoriza una compra prevista. El pago suele seguir a entrega, factura, revisión y aprobación.
¿Qué ocurre si la factura supera el pedido?
Detén y resuelve la diferencia. Puede requerirse cambio de pedido y justificante de adiciones.