Pedido de compra frente a factura: diferencias principales

¿Quién envía el pedido de compra y quién la factura?

El comprador crea y aprueba una orden y la envía al proveedor. Identifica al proveedor, los bienes o servicios solicitados, cantidades, precios, entrega y condiciones. Puede cargarse al presupuesto de un departamento o proyecto.

El proveedor crea una factura para el comprador después del hecho de facturación acordado. Identifica la operación, el importe, los impuestos, las condiciones y las instrucciones de pago. Debe indicar la orden de compra cuando sea obligatorio.

• Pedido de compra: el comprador se lo envía al proveedor
• Factura: el vendedor se la envía al comprador
• La OC controla la autorización
• La factura solicita el pago

¿Cuándo aparece cada documento?

Una orden de compra suele emitirse antes del envío de los bienes o del inicio de los servicios. Acredita ante el proveedor que el pedido está aprobado. Los cambios deben documentarse con una orden revisada o un proceso aceptado.

Una factura se emite después de la entrega, la finalización, un periodo recurrente o un hito acordado. Los anticipos pueden facturarse antes cuando lo permita el contrato. El momento debe ajustarse al acuerdo comercial.

• Pedido de compra: antes del compromiso, trabajo o entrega
• Recepción o aprobación del servicio tras la entrega
• Factura en el momento acordado
• Pago tras la comprobación y aprobación

¿Cómo se cotejan los pedidos de compra y las facturas?

La conciliación de dos vías compara la factura con la orden de compra. La de tres vías añade la prueba de recepción o aprobación. Se comprueban proveedor, concepto, cantidad, precio, impuestos, transporte, total y referencias.

Las diferencias pueden ser legítimas, como un cambio aprobado o una entrega parcial, pero deben documentarse. El proveedor no debe modificar la orden de compra: el comprador controla su propio registro de autorización.

• Comprueba primero el proveedor y la referencia del pedido
• Coincidencia de cantidad y precio
• Coincidencia de recibo o aprobación
• Tolerancia o excepción documentada

¿Una factura de compra es distinta de un pedido de compra?

Sí. Una factura de compra es el registro del comprador de una factura de proveedor recibida por una adquisición. Sigue siendo factura, no orden. El proveedor la envía y el comprador la registra en cuentas por pagar.

La orden llega antes y muestra lo aprobado; la factura de compra, lo cobrado por el proveedor. El comprador compara factura, orden y recepción antes de pagar. Consulta la guía de facturas de compra para campos y proceso posterior.

• Pedido de compra: autorización del comprador antes del suministro
• Factura del proveedor: solicitud de pago del vendedor
• Factura de compra: registro del comprador de esa factura recibida
• Cotejar todos los registros antes de aprobar

¿Cómo debes relacionar los registros?

Utiliza números distintos para las órdenes de compra y las facturas. Guarda juntos el pedido aprobado, las revisiones, la recepción, la factura, el pago y la correspondencia, o vincúlalos mediante referencias. Así obtendrás un registro trazable desde la compra hasta el pago.

No todas las compras pequeñas necesitan una orden formal, pero la empresa debe definir cuándo se exige. Los proveedores deben preguntar a los clientes nuevos por este requisito antes de empezar para evitar rechazos de factura.

• Mantén secuencias controladas independientes para pedidos y facturas
• Umbral o política de OC obligatoria
• La factura hace referencia a la OC aceptada
• Pedido, recepción, factura y pago vinculados

Ver la secuencia completa de compra

El comprador autoriza y puede emitir una orden; el proveedor entrega y factura; el comprador comprueba lo pedido, recibido y cobrado antes de pagar.

Un presupuesto puede preceder a la orden. Relaciona referencias y alcance para que administración no dependa de una explicación nueva del equipo del proyecto.

Entender la comprobación entre tres registros

Se comparan orden, recepción y factura. Si se piden diez sillas, llegan ocho y se facturan diez, hay que aclarar si falta una entrega, existe un error u otro acuerdo.

En servicios, un hito aprobado puede ser la prueba pertinente. No hace falta inventar un albarán físico para imitar una compra de productos.

Una orden puede dar lugar a varias facturas

Un proyecto largo o entregas por partes pueden facturarse en etapas. Cada documento debe indicar referencia y período, cantidad o hito correspondiente.

Controla lo ya facturado y el importe autorizado restante. Aprende antes si el sistema del comprador exige líneas específicas: un total correcto puede detenerse si no se relaciona con la orden.

Aprobar los cambios también en el circuito de compra

El acuerdo del contacto de proyecto quizá deba reflejarse en una orden revisada u otra autorización. Pregunta cómo funciona, en vez de suponer que un correo cubre todas las necesidades internas.

Muestra el extra y conserva su aprobación. No escondas cargos nuevos en líneas antiguas para ajustarte a una orden desactualizada.

Preguntar antes de comenzar

¿Se emitirá orden? ¿Quién la autoriza? ¿Qué referencia necesita la factura? ¿Hay alta de proveedor o portal? Estas respuestas suelen caber en un intercambio breve.

Si hay urgencia y la orden aún no está lista, aclara el acuerdo autorizado y cómo seguirá el documento. Quien pide trabajo no siempre tiene autoridad de compra ilimitada.

Resolver la causa de una devolución

Pregunta qué no coincide: referencia, cantidad, precio, aceptación o autorización restante. Aporta la prueba o corrige el error concreto.

Si nunca se exigió una orden, explica el acuerdo y busca con el cliente su vía legítima de tramitación. No inventes un número para rellenar un campo ni reenvíes el mismo archivo sin resolver el motivo.