Una orden de compra resulta más útil antes de que el proveedor empiece, cuando todavía se pueden aclarar cantidades, entrega y precio. Después de recibir los productos, una descripción vaga cuesta más corregir.
El documento puede ser sencillo: una instrucción clara para el proveedor y una constancia fiable de lo autorizado para tu equipo.
Diseñar el encabezado de la orden de compra
Titula el documento «Orden de compra» y añade un número único, fecha de emisión, datos del comprador y proveedor, direcciones de facturación y entrega y solicitante. Incluye los códigos de contrato, proyecto, departamento o presupuesto utilizados.
Utiliza campos en lugar de colocar texto libremente para no omitir información obligatoria. El nombre del proveedor debe coincidir con su registro aprobado. Distingue el lugar de entrega de la dirección de facturación.
- Número de pedido único y fecha de emisión
- Datos de comprador y proveedor aprobado
- Direcciones de facturación y entrega
- Solicitante, aprobador, proyecto y departamento
Crear campos de conceptos y totales
Usa líneas para descripción, código del proveedor cuando proceda, cantidad, unidad, precio, tratamiento fiscal y total. Describe servicios mediante alcance o hito, no etiquetas vagas. Adjunta especificaciones o declaración de trabajo si la tabla no basta.
Muestra el subtotal, los descuentos, el transporte, los impuestos y el total autorizado. Si el precio es estimado o tiene un límite máximo, indícalo claramente. El proveedor no debe tener que adivinar si la cantidad o el precio pueden variar.
- Descripción del concepto o servicio
- Cantidad, unidad y precio acordado
- Transporte, descuento, impuesto y total
- Limitación de moneda y precio
Añadir condiciones de entrega y comerciales
Indica la fecha y el lugar de entrega solicitados, el método de envío o término comercial acordado, el contacto y los requisitos de aceptación. Para servicios, utiliza fechas de inicio y fin, hitos u horas programadas.
Indica las condiciones de pago aceptadas por el proveedor, los datos obligatorios de la factura y el proceso de cambios. Una orden no debe sustituir silenciosamente un contrato negociado. Si existe un acuerdo marco, identifícalo y aclara la jerarquía.
- Fecha, lugar e instrucciones de entrega
- Requisitos de aceptación o inspección
- Condiciones de pago acordadas
- Referencias de contrato y cambios
Controlar aprobación y cotejo
Crea un área de aprobación con nombres, funciones, fechas y pruebas. No permitas copiar el número o la aprobación de una orden antigua en otra nueva. Guarda las versiones revisadas y comunica los cambios al proveedor antes de la entrega.
Cuando llegue la factura, concilia proveedor, orden, recepción o aprobación, cantidades, precios, impuestos y total. Las diferencias deben resolverse, no ocultarse. Esta relación entre orden, recepción y factura permite pagar con precisión.
- Aprobador autorizado y fecha
- Secuencia numérica controlada
- Historial de revisiones
- Cotejo de OC, recepción y factura
Partir de una compra aprobada
Incluye proveedor, comprador, número y fecha, direcciones de entrega y facturación y contacto. Si recepción y aprobación del pago corresponden a personas distintas, acláralo.
Copiar el presupuesto ahorra tiempo, pero comprueba que cantidades, opciones y condiciones son las que realmente deseas contratar.
Escribir líneas que puedan comprobarse al recibir
Diez sillas a 120 y una entrega acordada de 80 suman 1.280 antes de impuestos. Añade modelo o características cuando «sillas» no identifica suficientemente el producto.
Especifica montaje incluido y usa unidades coherentes. Una caja de diez no equivale a diez cajas; orden, confirmación y factura deben describir lo mismo.
| Compra ilustrativa | Cantidad | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Silla especificada | 10 | 120 | 1.200 |
| Entrega acordada | 1 | 80 | 80 |
| Subtotal antes de impuestos | — | — | 1.280 |
Definir las condiciones prácticas de entrega
Indica fecha o ventana, lugar y acceso pertinente. Pueden hacer falta contacto en destino, instrucciones de descarga o aviso previo.
Si sustituciones o entregas parciales exigen aprobación, identifica quién la da. Así recepción no acepta un cambio que compras no pretendía autorizar.
Confirmar y controlar revisiones
Pide aceptación y que se indiquen diferencias de precio, disponibilidad o plazo. Enviar la orden no siempre aporta la certeza que asume el calendario; el efecto depende del acuerdo y la ley.
Para cambios, identifica la versión y conserva la anterior. Varias copias sin distinguir pueden provocar entregas o cargos duplicados.
Usar la orden al recibir el suministro
Registra qué llegó, cuándo y en qué estado. Comunica faltas o daños según lo acordado. En servicios, registra aceptación del hito o período.
Compara después factura, orden y recepción. Ocho unidades recibidas de diez requieren una explicación acorde con el plan de entrega y pago.
Cerrar sin perder lo pendiente
Relaciona factura, créditos y pagos previos y guarda la referencia de transferencia. La orden conecta documentos sin convertirse en un segundo número de factura.
Mantén visibles cantidades no entregadas, cargos discutidos y devoluciones esperadas. Pagar una factura no siempre termina toda la compra.
Otras preguntas habituales
¿Quién crea una orden de compra?
El comprador lo crea para autorizar; el proveedor lo menciona en envíos y facturas.
¿Un pedido de compra es una factura?
No. El pedido autoriza antes de comprar o entregar; el proveedor factura para cobrar.
¿Se puede usar una hoja de cálculo para pedidos de compra?
Sí, con numeración, aprobaciones, fórmulas, acceso, revisiones y registros controlados. Equipos grandes pueden necesitar otro sistema.