Una orden de compra registra lo que autoriza el comprador: proveedor, conceptos o servicios, cantidades, precios, entrega y condiciones. Da una referencia al proveedor y ayuda al comprador a controlar el gasto y conciliar facturas posteriores.
Una plantilla debe facilitar la aprobación, no limitarse a parecer formal. Define quién puede crear y aprobar órdenes, cómo se asignan los números, cuándo un cambio exige revisión y cómo se guarda el documento final.
Puntos clave
Lo esencial de un vistazo
| Tema | Qué comprobar |
|---|---|
| Diseñar el encabezado de la orden de compra | Número de pedido único y fecha de emisión |
| Crear campos de conceptos y totales | Descripción del concepto o servicio |
| Añadir condiciones de entrega y comerciales | Fecha, lugar e instrucciones de entrega |
| Controlar aprobación y cotejo | Aprobador autorizado y fecha |
Diseñar el encabezado de la orden de compra
Titula el documento «Orden de compra» y añade un número único, fecha de emisión, datos del comprador y proveedor, direcciones de facturación y entrega y solicitante. Incluye los códigos de contrato, proyecto, departamento o presupuesto utilizados.
Utiliza campos en lugar de colocar texto libremente para no omitir información obligatoria. El nombre del proveedor debe coincidir con su registro aprobado. Distingue el lugar de entrega de la dirección de facturación.
- Número de pedido único y fecha de emisión
- Datos de comprador y proveedor aprobado
- Direcciones de facturación y entrega
- Solicitante, aprobador, proyecto y departamento
Crear campos de conceptos y totales
Usa líneas para descripción, código del proveedor cuando proceda, cantidad, unidad, precio, tratamiento fiscal y total. Describe servicios mediante alcance o hito, no etiquetas vagas. Adjunta especificaciones o declaración de trabajo si la tabla no basta.
Muestra el subtotal, los descuentos, el transporte, los impuestos y el total autorizado. Si el precio es estimado o tiene un límite máximo, indícalo claramente. El proveedor no debe tener que adivinar si la cantidad o el precio pueden variar.
- Descripción del concepto o servicio
- Cantidad, unidad y precio acordado
- Transporte, descuento, impuesto y total
- Limitación de moneda y precio
Añadir condiciones de entrega y comerciales
Indica la fecha y el lugar de entrega solicitados, el método de envío o término comercial acordado, el contacto y los requisitos de aceptación. Para servicios, utiliza fechas de inicio y fin, hitos u horas programadas.
Indica las condiciones de pago aceptadas por el proveedor, los datos obligatorios de la factura y el proceso de cambios. Una orden no debe sustituir silenciosamente un contrato negociado. Si existe un acuerdo marco, identifícalo y aclara la jerarquía.
- Fecha, lugar e instrucciones de entrega
- Requisitos de aceptación o inspección
- Condiciones de pago acordadas
- Referencias de contrato y cambios
Controlar aprobación y cotejo
Crea un área de aprobación con nombres, funciones, fechas y pruebas. No permitas copiar el número o la aprobación de una orden antigua en otra nueva. Guarda las versiones revisadas y comunica los cambios al proveedor antes de la entrega.
Cuando llegue la factura, concilia proveedor, orden, recepción o aprobación, cantidades, precios, impuestos y total. Las diferencias deben resolverse, no ocultarse. Esta relación entre orden, recepción y factura permite pagar con precisión.
- Aprobador autorizado y fecha
- Secuencia numérica controlada
- Historial de revisiones
- Cotejo de OC, recepción y factura
Fuentes oficiales
Estas referencias respaldan la información normativa. Consulta la página vigente.
- Reglamento Federal de Adquisiciones: definición de pedido de compraDefine el pedido como oferta de compra de suministros o servicios bajo condiciones.
- Reglamento Federal de Adquisiciones: contenido de los pedidos de compraExige que los pedidos indiquen cantidad o alcance, plazo de entrega y controles.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre cómo crear una plantilla de pedido de compra
¿Quién crea una orden de compra?
El comprador lo crea para autorizar; el proveedor lo menciona en envíos y facturas.
¿Un pedido de compra es una factura?
No. El pedido autoriza antes de comprar o entregar; el proveedor factura para cobrar.
¿Se puede usar una hoja de cálculo para pedidos de compra?
Sí, con numeración, aprobaciones, fórmulas, acceso, revisiones y registros controlados. Equipos grandes pueden necesitar otro sistema.