Introduce la distancia de trabajo y la tarifa aplicable. Añade por separado aparcamiento y peajes para calcular el kilometraje, los extras y el reembolso total.
Calcula la distancia profesional por la tarifa introducida y añade estacionamiento y peajes autorizados. La tarifa depende del contrato, política o régimen aplicable; la página no rastrea viajes ni decide su elegibilidad.
Elige millas o kilómetros de acuerdo con la tarifa. La moneda controla la presentación, no realiza cambio de divisas.
Usa únicamente distancia profesional autorizada y tarifa vigente en la fecha del viaje. Separa trayectos privados y desplazamientos habituales no elegibles.
Introduce estacionamiento y peajes por separado, conserva recibos y evita duplicar gastos ya cubiertos por la tarifa de distancia.
Comprueba importe de distancia, gastos, total y costo efectivo por unidad. Guarda fechas, motivo, ruta y aprobación en tus registros; aquí no se exporta un diario de viajes.
120 millas a 0,70 dan 84. Con estacionamiento 12 y peajes 8, el total es 104. El costo efectivo de 0,8667 por milla incluye esos gastos particulares y no debe convertirse en tarifa base del siguiente viaje.
No se lee el odómetro, se rastrea el vehículo ni se determina automáticamente deducibilidad fiscal u obligación de pago del empleador.
1 milla equivale a 1,609344 kilómetros. Convertir la distancia exige convertir inversamente la tarifa para conservar el importe.
| Conversión | Relación |
|---|---|
| Millas a kilómetros | km = millas × 1,609344; tarifa/km = tarifa/milla ÷ 1,609344 |
| Kilómetros a millas | millas = km ÷ 1,609344; tarifa/milla = tarifa/km × 1,609344 |
100 millas a 0,80 producen 80. Son 160,9344 km a aproximadamente 0,497096954 por km, también unos 80. Mantén precisión y redondea el importe final según la moneda.
Si la política establece tarifas propias para cada unidad, usa esos valores reales y no una equivalencia supuesta. Cambiar moneda no convierte los importes.
Para gastos internacionales, aplica fuera de esta herramienta el método de cambio de tu organización y registra fecha y fuente de la tasa.
El empleador, cliente o régimen fiscal puede fijar la tarifa. El estándar profesional del IRS estadounidense no es un pago mínimo universal ni aplica a todos los países.
| Período de tarifa profesional IRS | USD por milla |
|---|---|
| 2025 | 0,70 |
| Enero–junio de 2026 | 0,725 |
| Julio–diciembre de 2026 | 0,76 |
Los valores se contrastaron con la tabla del IRS; confirma de nuevo fechas y régimen antes de utilizarlos. Si un período cruza un cambio, separa las distancias correspondientes en vez de usar la tarifa nueva para todo.
Para otra jurisdicción o tarifa empresarial, verifica también categoría del vehículo, umbrales anuales y tramos. La calculadora no aplica automáticamente tarifas escalonadas.
Confirma primero lo que permite tu política. Esta tabla organiza la revisión, pero no concluye el tratamiento fiscal o laboral de un viaje concreto.
| Concepto | Qué confirmar |
|---|---|
| Viajes entre clientes o sitios | Motivo profesional, origen, destino y aprobación |
| Desplazamiento habitual al trabajo | No incluirlo automáticamente como viaje profesional |
| Desvío privado | Separarlo de la distancia profesional |
| Estacionamiento y peajes | Elegibilidad y recibos; introducir aparte |
| Combustible, mantenimiento y vehículo | Verificar qué cubre ya la tarifa y evitar duplicados |
| Tiempo de viaje | La facturación por horas es distinta al costo del vehículo |
Puede haber límites de vehículo, ruta, importe o aprobación. Si usas gastos reales del vehículo, registra esa base sin añadir también el reembolso estándar por los mismos costos.
Una cifra como «120 millas» no explica el propósito del viaje. Registra a tiempo los datos que permiten vincularlo con un proyecto y justificarlo.
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Fecha | 21 de septiembre de 2026 |
| Vehículo o persona | Vehículo V02 |
| Ruta | Punto de salida y destino |
| Motivo profesional | Trabajo del proyecto S18 |
| Odómetro | Lecturas de salida y regreso |
| Distancia y unidad | 120 millas |
| Tarifa y período | Valor aplicado y fechas de vigencia |
| Recibos | Estacionamiento y peajes |
| Aprobación o referencia | E0921 y confirmación |
Conserva política, acuerdos y razones de correcciones según las obligaciones aplicables. La calculadora no crea ni exporta ese registro por ti.
No incluyas datos personales innecesarios en la factura del cliente; conserva las pruebas completas en registros internos. Un recibo acredita un pago, pero no siempre el motivo profesional del viaje. La página no guarda historial del odómetro ni proporciona aprobación de un responsable.
Puedes sumar distancias con la misma tarifa, moneda y reglas. Separa las que tengan tarifas, fechas o condiciones de clientes diferentes.
80 millas a 0,725 son 58 y 120 millas a 0,76 son 91,20: total 149,20. Aplicar 0,76 a las 200 daría 152 y usaría indebidamente la tarifa nueva en el período anterior.
Conserva cada trayecto y evita sumar recibos dos veces. Usa tu hoja de cálculo o sistema de gastos para conciliar el total.
Reembolsar a un empleado, llevar registros fiscales del propietario y cobrar viajes a un cliente son usos diferentes. El cálculo no demuestra una deducción, una obligación del empleador ni un precio aceptado por el cliente.
En un presupuesto o factura, indica motivo, distancia, tarifa y gastos. Registra el tiempo de viaje cobrado por horas en una hoja de horas, sin mezclar tiempo y costo del vehículo.
La página muestra importes, sin exportar diarios PDF/CSV ni presentar solicitudes de gastos automáticamente. Guarda el detalle aprobado en tus propios registros.
Cifras ilustrativas, no precios de mercado. Sustitúyalas por sus costes y medidas reales.
El contrato del ejemplo permite 120 millas a 0,70, más estacionamiento 12 y peajes 8. Distancia: 84; extras: 20; total: 104.
El costo efectivo de 0,8667 por milla incluye esos extras. 0,70 es una tarifa contractual ilustrativa, no el estándar actual para cualquier viaje.
240 km a 0,50 dan 120. Añade estacionamiento 15 y peajes 5: total 140, equivalente a unos 0,5833 por km con gastos.
Distancia y tarifa usan kilómetros; no apliques directamente una tarifa por milla a esos números.
El ejemplo supone que corresponde el estándar profesional IRS: 80 millas en el primer semestre y 120 en el segundo.
| Período | Distancia | Tarifa | Importe |
|---|---|---|---|
| Enero–junio | 80 millas | 0,725 | 58,00 |
| Julio–diciembre | 120 millas | 0,76 | 91,20 |
149,20 de distancia más 10 de gastos permitidos suman 159,20. La aplicabilidad del régimen depende de la política y los hechos concretos.
La de tu política, contrato o régimen aplicable a la fecha del viaje. Una cifra de otro país o año no es automáticamente obligatoria.
Sí, convirtiendo distancia y tarifa juntas. 1 milla son 1,609344 km; la tarifa por km es la tarifa por milla dividida entre 1,609344.
No. Solo modifica la presentación. Convierte previamente los gastos con la fecha y tasa de cambio que use tu negocio.
Comprueba qué cubre ya la tarifa. El cálculo por distancia suele cubrir costos de funcionamiento; no dupliques combustible o mantenimiento incluidos.
Confirma que sean elegibles, introdúcelos por separado y guarda recibos. Se añaden al total sin cambiar la tarifa base.
No. Desplazamientos habituales, lugares temporales y viajes profesionales dependen de reglas y circunstancias. Confirma la elegibilidad primero.
Divide el total con estacionamiento y peajes por la distancia. Describe ese viaje y no fija la tarifa base del próximo.
Calcula la distancia de cada período a su tasa y suma, conservando fechas. No uses la última tasa para todo el historial.
No. Aquí solo se calculan importes. Fechas, motivo, odómetro, recibos y aprobaciones se guardan por separado.
Con Pocket Invoice, detalle el trabajo, los precios y las condiciones de pago para su cliente.
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