Un informe de gastos resulta útil cuando empleados, contratistas, propietarios o equipos pagan costes que la empresa o cliente debe revisar. La plantilla debe recopilar pruebas suficientes sin convertir cada entrega en un formulario largo.
Diseña los campos de acuerdo con la política de la organización y sus obligaciones de información. La aprobación del gasto, su tratamiento fiscal, el reembolso al trabajador y la repercusión al cliente son decisiones distintas, por lo que la plantilla debe registrar claramente cada estado. El informe también debe indicar si el gasto se pagó con dinero personal, con una tarjeta de la empresa o directamente por el cliente. Esta distinción evita que una misma transacción se reembolse, contabilice o facture más de una vez.
Puntos clave
Lo esencial de un vistazo
| Tema | Qué comprobar |
|---|---|
| Campos de cabecera del informe de gastos | Presentador y periodo del informe |
| Ejemplo de informe de gastos listo para copiar | Columnas: Fecha | Proveedor | Finalidad | Categoría | Importe | Moneda | Recibo |
| Controles de aprobación y excepciones | Estado de cumplimiento de la política |
| Concilia y archiva los informes de gastos | Contabilizar asientos aprobados |
Campos de cabecera del informe de gastos
Empieza por la persona que presenta el informe, la unidad o función, el periodo, el proyecto, el cliente cuando corresponda y la fecha de presentación. Asigna un identificador único para que las consultas y pagos se refieran a la misma versión.
Incluye el método de reembolso preferido únicamente mediante un proceso seguro y autorizado. No recopiles datos bancarios o de identidad innecesarios en un informe que vaya a compartirse ampliamente.
- Presentador y periodo del informe
- Proyecto, cliente o departamento
- Identificador único del informe
- Fechas de presentación y aprobación
Ejemplo de informe de gastos listo para copiar
Copia estas columnas y filas en una hoja de cálculo y sustituye los valores de ejemplo. Indica expresamente la moneda de la operación y el importe reembolsable; añade un campo separado para el tipo de cambio cuando la moneda del informe sea distinta.
Las tres líneas de ejemplo suman $88.15. Adjunta cada recibo a su referencia, confirma que cada concepto cumple la política y registra cualquier parte personal o no reembolsable en su propia columna sin cambiar el importe original.
- Columnas: Fecha | Proveedor | Finalidad | Categoría | Importe | Moneda | Recibo
- 2026-07-03 | Metro Rail | Viaje al cliente | Transporte local | 48.00 | USD | R-104
- 2026-07-04 | Paper Supply Co. | Material de taller | Oficina | 23.40 | USD | R-105
- 2026-07-05 | Aparcamiento urbano | Reunión con cliente | Aparcamiento | 16.75 | USD | R-106
- Total del informe: $88.15 | Excepciones: ninguna | Aprobación: pendiente
Controles de aprobación y excepciones
Indica si el gasto cumple la política, necesita una explicación o requiere aprobación especial. Las excepciones habituales incluyen recibos ausentes, importes superiores al límite, partes personales, entregas tardías y viajes no autorizados.
La persona que aprueba debe comprobar la finalidad empresarial, los justificantes, los cálculos y la asignación al proyecto. La aprobación confirma la revisión, pero no determina por sí sola el tratamiento fiscal ni convierte en válido un coste no permitido.
- Estado de cumplimiento de la política
- Motivo y prueba de la excepción
- Nombre y decisión del aprobador
- Historial visible de correcciones
Concilia y archiva los informes de gastos
Tras la aprobación, registra el gasto y el reembolso con referencias al informe. Si el cliente va a devolver un coste, indica también si se ha añadido a la factura correcta.
Conserva juntos el informe, los recibos, la aprobación y los justificantes de pago. Limita el acceso según la función de cada persona y respeta el plazo de conservación exigido para esos registros y esa jurisdicción.
- Contabilizar asientos aprobados
- Registrar el pago del reembolso
- Registrar costes facturables al cliente
- Archiva juntos el informe y los justificantes
Fuentes oficiales
Estas referencias respaldan la información normativa. Consulta la página vigente.
- Registros del IRS para pequeñas empresasExplica registros de ingresos, gastos, nóminas y justificantes que organiza un informe.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre el ejemplo y la plantilla de informe de gastos
¿Cada gasto necesita un informe independiente?
No. Un informe puede cubrir un periodo o viaje con una línea y recibo por operación.
¿Cómo se deben mostrar los gastos en moneda extranjera?
Registra importe y moneda originales, conversión o cargo de tarjeta y moneda de reembolso.
¿Qué ocurre después de aprobar un informe de gastos?
Registra el asiento, realiza reembolso autorizado, vincula costes facturables y conserva aprobación.