Un informe de gastos debería facilitar tanto solicitar el dinero como revisarlo. Si cada línea provoca una pregunta sobre su motivo, falta contexto.
Céntrate en operación, finalidad, prueba e importe solicitado, distinguiendo lo gastado de lo reembolsable según el acuerdo.
Campos de cabecera del informe de gastos
Empieza por la persona que presenta el informe, la unidad o función, el periodo, el proyecto, el cliente cuando corresponda y la fecha de presentación. Asigna un identificador único para que las consultas y pagos se refieran a la misma versión.
Incluye el método de reembolso preferido únicamente mediante un proceso seguro y autorizado. No recopiles datos bancarios o de identidad innecesarios en un informe que vaya a compartirse ampliamente.
- Presentador y periodo del informe
- Proyecto, cliente o departamento
- Identificador único del informe
- Fechas de presentación y aprobación
Ejemplo de informe de gastos listo para copiar
Copia estas columnas y filas en una hoja de cálculo y sustituye los valores de ejemplo. Indica expresamente la moneda de la operación y el importe reembolsable; añade un campo separado para el tipo de cambio cuando la moneda del informe sea distinta.
Las tres líneas de ejemplo suman $88.15. Adjunta cada recibo a su referencia, confirma que cada concepto cumple la política y registra cualquier parte personal o no reembolsable en su propia columna sin cambiar el importe original.
- Columnas: Fecha | Proveedor | Finalidad | Categoría | Importe | Moneda | Recibo
- 2026-07-03 | Metro Rail | Viaje al cliente | Transporte local | 48.00 | USD | R-104
- 2026-07-04 | Paper Supply Co. | Material de taller | Oficina | 23.40 | USD | R-105
- 2026-07-05 | Aparcamiento urbano | Reunión con cliente | Aparcamiento | 16.75 | USD | R-106
- Total del informe: $88.15 | Excepciones: ninguna | Aprobación: pendiente
Controles de aprobación y excepciones
Indica si el gasto cumple la política, necesita una explicación o requiere aprobación especial. Las excepciones habituales incluyen recibos ausentes, importes superiores al límite, partes personales, entregas tardías y viajes no autorizados.
La persona que aprueba debe comprobar la finalidad empresarial, los justificantes, los cálculos y la asignación al proyecto. La aprobación confirma la revisión, pero no determina por sí sola el tratamiento fiscal ni convierte en válido un coste no permitido.
- Estado de cumplimiento de la política
- Motivo y prueba de la excepción
- Nombre y decisión del aprobador
- Historial visible de correcciones
Concilia y archiva los informes de gastos
Tras la aprobación, registra el gasto y el reembolso con referencias al informe. Si el cliente va a devolver un coste, indica también si se ha añadido a la factura correcta.
Conserva juntos el informe, los recibos, la aprobación y los justificantes de pago. Limita el acceso según la función de cada persona y respeta el plazo de conservación exigido para esos registros y esa jurisdicción.
- Contabilizar asientos aprobados
- Registrar el pago del reembolso
- Registrar costes facturables al cliente
- Archiva juntos el informe y los justificantes
Usar una fila por gasto identificable
Incluye fecha, proveedor, descripción, categoría, moneda, importe, pago y justificante. Añade persona, período y proyecto donde sean útiles.
Si un recibo tiene partidas con tratamiento distinto, explica el reparto. No registres el total y cada artículo otra vez como gastos independientes.
Separar dinero personal y pagos de empresa
Una compra con tarjeta de empresa puede declararse para contabilidad sin solicitar devolución. Distingue lo pagado personalmente y las cantidades anticipadas.
420 de gastos personales elegibles menos 150 adelantados dejan 270 por reembolsar. Los gastos ya pagados por la empresa no se suman otra vez.
| Ejemplo | Importe |
|---|---|
| Gastos elegibles pagados personalmente | 420 |
| Anticipo recibido | −150 |
| Reembolso pendiente | 270 |
Explicar la finalidad sin escribir un diario
«Viaje» es una categoría; identifica reunión, visita o proyecto. Si se repercutirá al cliente, añade autorización y referencia.
Sé breve y factual. Incluye nombres o datos sensibles solo cuando sean necesarios y tratados apropiadamente.
Aplicar criterios coherentes a moneda y kilometraje
Guarda moneda e importe original, base de conversión y suma reclamada. Sigue el criterio aplicable en vez de elegir el cambio más favorable después.
Para distancia, registra trayectos elegibles, unidades y tarifa. Comprueba qué cubre antes de añadir combustible u otros importes que podrían duplicar el coste.
Mostrar aprobación y ajustes
Distingue solicitado, aprobado, corregido y pagado. Una línea rechazada debe tener motivo y, si procede, información que permita revisarla.
Conserva versión presentada y modificaciones. La persona debe entender por qué recibió una suma diferente, no descubrir una reducción inexplicada.
Cerrar con el pago real
Relaciona transferencia e informe y registra fecha e importe. Mantén visibles partidas aplazadas o discutidas: aprobar no equivale a pagar.
Tras varios ciclos, simplifica campos inútiles y aclara dudas repetidas. Una solicitud pequeña legítima no necesita convertirse en un trámite desproporcionado.
Otras preguntas habituales
¿Cada gasto necesita un informe independiente?
No. Un informe puede cubrir un periodo o viaje con una línea y recibo por operación.
¿Cómo se deben mostrar los gastos en moneda extranjera?
Registra importe y moneda originales, conversión o cargo de tarjeta y moneda de reembolso.
¿Qué ocurre después de aprobar un informe de gastos?
Registra el asiento, realiza reembolso autorizado, vincula costes facturables y conserva aprobación.