Llega una factura de proveedor y el importe parece conocido. Cuando hay mucho trabajo, resulta tentador pasarla directamente a pagos.
Antes, relaciónala con lo que el negocio pidió y recibió. El documento registra el cargo del proveedor, pero todavía necesita comprobación, aprobación y seguimiento.
¿Qué información contiene una factura de compra?
Una factura de compra suele incluir número y fecha del proveedor, identidades de ambas partes, descripciones, cantidades, precios, descuentos, impuestos, moneda, total, vencimiento e instrucciones. Los campos obligatorios dependen del lugar y la operación.
El comprador debe conservar el número original del proveedor en vez de sustituirlo por un número interno. Puede añadir por separado un identificador propio para mantener trazable la factura de origen.
- Número y fechas de la factura del proveedor
- Datos del proveedor y comprador
- Artículos, cantidades, precios, impuestos y total
- Referencia del pedido, vencimiento y condiciones de pago
Factura de compra frente a orden de compra
El comprador crea una orden antes del suministro para autorizar la compra. El proveedor crea la factura tras el hecho acordado para solicitar el pago. El comprador la recibe y registra como factura de compra.
Una orden no demuestra la entrega o el pago y una factura de compra no demuestra la autorización. Comparar factura, orden aprobada y recepción ayuda a detectar diferencias de precio, cantidad, duplicados o proveedor.
- El comprador crea el pedido de compra
- El proveedor crea la factura
- La factura de compra es el registro de factura recibida del comprador
- El recibo o la aprobación confirma la entrega
Factura de compra frente a factura de venta
Los nombres describen la misma operación desde lados opuestos. Para el proveedor es una factura de venta porque registra una venta y un cobro; para el comprador es una factura de compra porque registra una compra y un pago.
El PDF no necesita dos etiquetas. Normalmente se titula Factura. El sistema contable determina si se registra en ventas o compras según si la empresa lo emitió o lo recibió.
- Proveedor: factura de venta y cuenta por cobrar
- Comprador: factura de compra y cuenta por pagar
- Un documento de origen, dos perspectivas contables
- Un recibo es un justificante de pago independiente
¿Cómo debe tramitar un comprador una factura de compra?
Confirma proveedor, número, fechas, tratamiento fiscal, moneda, banco y cálculos. Concilia con orden aprobada y prueba de entrega o servicio cuando proceda. Resuelve excepciones antes de pagar, sin editar el documento del proveedor.
Registra importe aprobado y vencimiento, programa el pago por el proceso autorizado y vincula la referencia a la factura. Conserva factura original, aprobaciones, correcciones, abonos y pago durante el plazo contable y fiscal exigido.
- Comprueba la identidad, las referencias y los totales
- Coteja la autorización con el justificante de recepción
- Resolver diferencias antes del pago
- Relaciona los registros de aprobación, pago y retención
Leerla desde el lado comprador
El proveedor la llama factura de venta; para ti es de compra o de proveedor. Los nombres no justifican registrar dos veces la misma operación.
Comprueba proveedor, número, fecha, moneda, bienes o servicios y condiciones. Relaciona proyecto o departamento para entender después el coste.
Verificar proveedor y datos de pago
Compara con quien realmente contrataste. Un cambio inesperado de cuenta debe confirmarse mediante un contacto conocido, no solo con los datos del mensaje nuevo.
El nombre de un proveedor auténtico puede acompañar instrucciones desconocidas. Conserva la confirmación apropiada y sigue la aprobación del negocio antes de transferir.
Relacionar pedido, recepción y factura
Si pediste diez unidades, recibiste ocho y te cobran diez, aclara si falta una entrega o hay un error. No basta con que el precio unitario resulte familiar.
En servicios, confirma período o hito con quien aceptó el trabajo. La orden prueba autorización, no siempre que todo lo facturado se haya realizado.
Separar aprobación y pago
Recibida, en revisión, aprobada, programada y pagada son etapas distintas. Marcar como pagada al aprobar oculta una deuda; pagar una ya liquidada crea otro problema.
Registra aprobación, fecha prevista y referencia real. Si una transferencia cubre varias piezas, distribuye el importe entre los saldos correctos.
Clasificar por la naturaleza del coste
Puede tratarse de existencias, coste de proyecto, gasto corriente o activo según los hechos y reglas. El título del documento no decide el tratamiento.
Guarda descripción y finalidad. Si dudas sobre un equipo, consulta a quien lleva las cuentas en lugar de elegir una categoría solo para vaciar la bandeja.
Aplicar créditos y devoluciones a la compra original
Un retorno o ajuste puede originar nota de crédito o reembolso. Relaciónalo con la factura y actualiza lo pendiente.
Al recibir un estado de cuenta, concilia sus referencias. Registrar el resumen como otra compra puede duplicar costes que ya estaban incluidos.
Otras preguntas habituales
¿Una factura de compra es lo mismo que un pedido?
No. El comprador envía una orden de compra para autorizar una adquisición prevista. El proveedor envía la factura y el comprador la registra como factura de compra.
¿Quién crea una factura de compra?
El proveedor emite la factura. El comprador la recibe y la registra como factura de compra o factura de proveedor dentro de su proceso de cuentas por pagar.
¿Una factura de compra demuestra el pago?
No. Registra un cargo o deuda. Recibo, banco o procesador confirman el pago.