Factura de compra describe la perspectiva del comprador sobre una factura recibida. Identifica proveedor, comprador, conceptos, fechas, impuestos, total, condiciones y referencia de orden. No significa que la compra ya se haya pagado.
Una factura de proveedor por 12 unidades a $75 muestra subtotal de $900 antes de impuestos. El comprador registra $900 como compra y deuda según su método y normas; el proveedor, como venta y cuenta por cobrar.
Comparación de documentos de compra
¿En qué se diferencia una factura de compra de otros documentos?
El nombre depende de quién lo crea o registra y si autoriza, solicita o confirma pago.
| Documento | Creado por | Finalidad principal | Momento habitual |
|---|---|---|---|
| Orden de compra | Comprador | Autorizar una compra prevista | Antes del suministro |
| Factura del proveedor | Proveedor | Solicitar el pago del suministro | En el momento de facturación acordado |
| Factura de compra | El comprador registra la factura del proveedor | Registra una compra y el importe por pagar | Después de recibir la factura del proveedor |
| Factura de venta | El proveedor registra su propia factura | Registra una venta y el importe por cobrar | Cuándo se emite la factura |
| Recibo | Vendedor o proveedor de pagos | Confirmar pago | Después del pago |
¿Qué información contiene una factura de compra?
Una factura de compra suele incluir número y fecha del proveedor, identidades de ambas partes, descripciones, cantidades, precios, descuentos, impuestos, moneda, total, vencimiento e instrucciones. Los campos obligatorios dependen del lugar y la operación.
El comprador debe conservar el número original del proveedor en vez de sustituirlo por un número interno. Puede añadir por separado un identificador propio para mantener trazable la factura de origen.
- Número y fechas de la factura del proveedor
- Datos del proveedor y comprador
- Artículos, cantidades, precios, impuestos y total
- Referencia del pedido, vencimiento y condiciones de pago
Factura de compra frente a orden de compra
El comprador crea una orden antes del suministro para autorizar la compra. El proveedor crea la factura tras el hecho acordado para solicitar el pago. El comprador la recibe y registra como factura de compra.
Una orden no demuestra la entrega o el pago y una factura de compra no demuestra la autorización. Comparar factura, orden aprobada y recepción ayuda a detectar diferencias de precio, cantidad, duplicados o proveedor.
- El comprador crea el pedido de compra
- El proveedor crea la factura
- La factura de compra es el registro de factura recibida del comprador
- El recibo o la aprobación confirma la entrega
Factura de compra frente a factura de venta
Los nombres describen la misma operación desde lados opuestos. Para el proveedor es una factura de venta porque registra una venta y un cobro; para el comprador es una factura de compra porque registra una compra y un pago.
El PDF no necesita dos etiquetas. Normalmente se titula Factura. El sistema contable determina si se registra en ventas o compras según si la empresa lo emitió o lo recibió.
- Proveedor: factura de venta y cuenta por cobrar
- Comprador: factura de compra y cuenta por pagar
- Un documento de origen, dos perspectivas contables
- Un recibo es un justificante de pago independiente
¿Cómo debe tramitar un comprador una factura de compra?
Confirma proveedor, número, fechas, tratamiento fiscal, moneda, banco y cálculos. Concilia con orden aprobada y prueba de entrega o servicio cuando proceda. Resuelve excepciones antes de pagar, sin editar el documento del proveedor.
Registra importe aprobado y vencimiento, programa el pago por el proceso autorizado y vincula la referencia a la factura. Conserva factura original, aprobaciones, correcciones, abonos y pago durante el plazo contable y fiscal exigido.
- Comprueba la identidad, las referencias y los totales
- Coteja la autorización con el justificante de recepción
- Resolver diferencias antes del pago
- Relaciona los registros de aprobación, pago y retención
Fuentes oficiales
Estas referencias respaldan la información normativa. Consulta la página vigente.
- Requisitos de facturación del Gobierno británicoEnumera identificadores, partes, descripciones, fechas, importes, IVA y total.
- Reglamento Federal de Adquisiciones 32.905: documentación de facturasOfrece un ejemplo oficial de documentos y referencias para justificar una solicitud de pago.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre qué es una factura de compra
¿Una factura de compra es lo mismo que un pedido?
No. El comprador envía una orden de compra para autorizar una adquisición prevista. El proveedor envía la factura y el comprador la registra como factura de compra.
¿Quién crea una factura de compra?
El proveedor emite la factura. El comprador la recibe y la registra como factura de compra o factura de proveedor dentro de su proceso de cuentas por pagar.
¿Una factura de compra demuestra el pago?
No. Registra un cargo o deuda. Recibo, banco o procesador confirman el pago.