Facturas y recibos pueden mostrar el mismo proveedor, cliente, conceptos e importe, pero responden a preguntas distintas. La factura indica qué debe pagarse y en qué condiciones; el recibo, qué se pagó, cuándo y por qué método.
Las empresas deben conservar tanto la solicitud como el registro del pago. Marcar una factura como pagada puede ser útil, pero no debe borrar el vencimiento, el importe ni el historial original de la operación.
Puntos clave
Lo esencial de un vistazo
| Tema | Qué comprobar |
|---|---|
| Cuándo se emite una factura | Enviada antes de completar el pago |
| Cuándo se emite un recibo | Emitido después del pago |
| Información que cambia | El número de factura conecta los registros |
| Gestionar toda la operación | Conservar la factura original |
Cuándo se emite una factura
El vendedor o proveedor emite la factura en el hecho definido en el acuerdo: entrega, finalización, hito o periodo recurrente. Incluye número único, fechas, partes, cargos detallados, impuestos, importe pendiente y condiciones.
La factura crea una cuenta por cobrar para el vendedor y un importe que el cliente debe revisar en su proceso de cuentas por pagar. Por sí sola no demuestra que se haya recibido el dinero.
- Enviada antes de completar el pago
- Solicita o registra un importe pendiente
- Incluye las condiciones y la fecha de pago
- Controlada hasta liquidación o corrección
Cuándo se emite un recibo
Un recibo se entrega o registra después del pago. Identifica la operación y confirma el importe, la fecha y el método recibido. En pagos parciales, debe mostrar tanto el pago como el saldo restante.
Los procesadores de pago y los bancos pueden generar confirmaciones, pero cada empresa debe decidir qué recibo necesita entregar al cliente. Las normas locales de consumo, fiscales y sectoriales pueden definir su contenido o momento de emisión.
- Emitido después del pago
- Confirma el importe y fecha recibidos
- Puede mostrar el método y la referencia de pago
- Puede registrar un saldo restante
Información que cambia
Una factura se centra en el pago futuro: vencimiento, métodos aceptados, condiciones y saldo. Un recibo se centra en el pago realizado: importe, fecha, método, autorización o referencia y cualquier saldo restante.
Ambos documentos deben identificar al proveedor, la operación y los conceptos pertinentes. Vincúlalos mediante el número de factura. Evita crear un recibo independiente que no pueda relacionarse con la solicitud original.
- El número de factura conecta los registros
- La factura muestra las condiciones de vencimiento
- El recibo demuestra el pago
- Ambos conservan el contexto de los artículos y las partes
Gestionar toda la operación
Guarda la factura tal como se emitió, registra cada pago y conserva las referencias del procesador o banco. Cuando el saldo llegue a cero, actualiza el estado sin sobrescribir el original. Emite abonos o correcciones mediante el proceso adecuado.
Entrega al cliente un recibo o una confirmación de pago cuando se espere o sea obligatorio. Unos registros ordenados de facturas y pagos ayudan a resolver duplicidades, reembolsos, disputas y conciliaciones contables.
- Conservar la factura original
- Registrar pagos parciales y finales
- Conservar referencias de pago
- Proporcionar una confirmación clara de pago
Fuentes oficiales
Estas referencias respaldan la información normativa. Consulta la página vigente.
- GOV.UK: resumen sobre facturación y cobroAclara que una factura no equivale a un recibo, que confirma el pago.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre la diferencia entre factura y recibo
¿Una factura pagada puede servir como recibo?
Puede servir como confirmación del pago si muestra claramente el importe y la fecha, aunque la normativa local o los requisitos del cliente pueden exigir un recibo separado.
¿Se envía un recibo antes del pago?
No. Un recibo confirma pago; oferta, presupuesto, pro forma, cuenta o factura pueden precederlo.
¿Se debe emitir un recibo por los pagos parciales?
Registra cada pago y saldo. La confirmación ayuda a ambas partes a conciliar.