承包商常需平衡现场作业、差旅、材料、分包商及客户变更等多项工作。高效的时间记录系统应能贴近作业现场记录工时，同时避免使每次录入都成为行政负担。
从业务实际所需的记录入手。客户开票、员工薪酬、项目成本核算及合规记录的要求各不相同。请向各管辖区的官方机构或顾问确认雇佣及记录保存义务。明确每种流程的控制记录，避免将客户发票误作工资单或法律要求的员工记录。
要点
一目了然的关键信息
| 主题 | 需要检查的内容 |
|---|---|
| 设计项目结构 | 唯一的客户与项目标识 |
| 准确记录现场工时 | 在接近工作时记录 |
| 将人工与其他成本分开 | 按费率计算的人工工时 |
| 将工时与项目成本及发票关联 | 对比预估与实际人工 |
设计项目结构
为每个项目创建独立项目，并划分为实用的阶段或成本代码。结构应与估价单高度匹配，以便对比计划与实际工时。
在估价单、工时记录、变更单及发票中保持名称一致。这可防止同一项工作在项目审查时因标签细微差异而被分散记录。
- 唯一的客户与项目标识
- 阶段、工种或成本代码
- 员工或分包商分配
- 标准与特殊费率类别
准确记录现场工时
在到达、离开或双方约定的其他作业节点记录时间。包含工作地点与任务，仅在必要时收集位置数据，并确保披露及处理符合相关规则。
主管应及时审查漏打卡、重叠工时、差旅、休息及意外加班。更正记录应保持可见，并由负责该记录的人员审批。
- 在接近工作时记录
- 分配正确的项目与任务
- 描述已完成的活动
- 审查更正与例外
将人工与其他成本分开
工时记录应区分人工、材料、设备、里程及可报销费用。每项成本均可按协议约定的定价与审批方式处理。
识别非计费性质的返工、培训、估价及行政工时，即使这些内容不向客户展示。这些成本影响利润率，并可能暴露重复出现的质量或规划问题。
- 按费率计算的人工工时
- 材料与设备分开列示
- 经批准的差旅或里程
- 非计费返工与间接费用
将工时与项目成本及发票关联
按阶段对比实际工时与估价单。在项目实施期间审查差异，以便在最终开票前解决范围变更、生产力问题或假设错误。
使用经客户确认的可计费工时生成发票行，并保留底层明细。切勿默认所有付费工时均可向客户收费；请严格遵循合同及经批准的变更。
- 对比预估与实际人工
- 审批可计费客户条目
- 创建明细发票行
- 完工后审查利润率
将指南付诸实践
适用于该工作流的模板与工具
使用匹配您估价、文档或开票需求的资源。
官方来源
这些参考内容支持本指南中的监管信息。做出决定前，请查阅最新页面。
- 美国劳工部：工时记录要求建立受保员工所需的核心每日工时、每周工时、费率及收入记录。
- 联邦采购条例：施工进度款将施工付款申请与明细工作、分包商金额、支持数据及经批准的进度关联。
常见问题
关于承包商工时记录的常见问题
承包商是否应记录差旅工时？
在影响员工记录、项目成本或客户计费时进行记录。是否计费取决于适用规则与协议。
一名员工能否在多个项目上记录工时？
可以。每个工时块应分配至正确的项目与任务，避免工时重复，确保项目成本准确。
承包商工时应多久审批一次？
每日审查异常项，并在薪酬发放或开票前完成正式审批。流程应预留时间修正记录，避免延误付款。