什么是电子发票？

要点

一目了然的关键信息

主题	需要检查的内容
PDF 发票与结构化电子发票。	PDF：供人工审阅的可视化文档。
优势与运营变更。	交付与确认更快捷。
检查法律和客户要求。	必需标准与网络。
谨慎采用电子发票。	映射并验证必要数据。

PDF 发票与结构化电子发票。

PDF 保留视觉布局，便于人工阅读。它可通过电子邮件发送或从门户下载。除非数据嵌入被认可的标准，否则接收方可能需手动录入或扫描字段至会计系统。

结构化电子发票以机器可读格式呈现供应商、客户、发票号、商品、税额和总额等字段。它可能通过网络或政府平台传输，并在接受前接受业务规则校验。

• PDF：供人工审阅的可视化文档。
• 结构化发票：机器可读字段。
• 门户发票：录入或上传至客户系统。
• 混合格式可结合数据与可视化呈现。

优势与运营变更。

电子工作流可减少邮费、手动录入、文件丢失和处理时间。验证功能可在发票进入付款队列前，识别缺失的订单号、无效的税字段或计算差异。

自动化也提高了数据质量的重要性。错误的客户标识或税号会导致即时拒收。企业需要受控的主数据、拒收处理流程，以及专人负责解决错误，而非默认传输即代表接受。

• 交付与确认更快捷。
• 减少人工录入。
• 自动验证与匹配。
• 处理状态更清晰。

检查法律和客户要求。

部分司法管辖区强制要求特定的电子发票格式、清算系统、数字签名或留存规则。大型客户可能要求供应商门户或网络，即使法律未作规定。企业对企业、企业对政府以及消费者交易的规则可能各不相同。

发送前请确认格式、交付渠道、必要标识、税务内容、币种、附件、更正方式及记录保存要求。涉及国家请参考最新官方指引或咨询合格顾问。

• 必需标准与网络。
• 供应商与客户标识。
• 税务申报或核销流程。
• 保存与审计访问。

谨慎采用电子发票。

将当前发票字段映射至目标标准，清洗客户数据，并与小范围用户测试接受度。确定如何处理被拒、已取消及已更正的发票。在适当情况下，为员工和客户保留可读版本。

Pocket Invoice 为 iOS、Android 和 Web 工作流导出专业的 PDF 发票。PDF 可能满足客户的电子计费流程，但若未满足特定的强制标准，不应将其描述为合规的结构化电子发票。

• 映射并验证必要数据。
• 使用真实客户场景进行试点。
• 监控接受与拒绝情况。
• 保留发票及处理证据。

官方来源

这些参考内容支持本指南中的监管信息。做出决定前，请查阅最新页面。

• 欧盟委员会：什么是电子发票？电子发票指可自动传输、接收和处理的结构化发票数据，区别于 PDF 图像。
• 美国国税局：自动化记录确认机器可读会计记录和电子交易数据可作为必需业务记录。

常见问题

关于电子发票的疑问？

PDF 是否属于电子发票？

日常使用中通常可以，但在监管或采购场景下，电子发票可能需要结构化机器可读数据，而非仅 PDF 文件。

通过电子邮件发送发票是否证明对方已接受？

否。交付、接收、验证和审批属于不同状态。请确认接收方流程并保留状态证据。

各国是否使用相同的电子发票格式？

否。标准、网络、税务规则和强制要求各不相同。请针对每笔交易和司法管辖区审查最新要求。