Sebuah template harus mengurangi pekerjaan berulang tanpa membawa data klien lama ke dalam invoice baru. Desain paling aman memisahkan informasi bisnis permanen dari bidang yang harus berubah untuk setiap transaksi. Template juga membuat pemeriksaan wajib terlihat sebelum dokumen dikirim.
Anda dapat membuat template di editor dokumen, spreadsheet, sistem akuntansi, atau aplikasi invoice. Alat yang digunakan kurang penting dibandingkan akurasi perhitungan, output yang jelas, penomoran yang andal, dan catatan yang dapat diulang dari versi final.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Tambahkan informasi bisnis permanen | Identitas bisnis dan logo |
| Buat bidang transaksi | Nomor invoice, tanggal penerbitan, dan tanggal jatuh tempo |
| Bangun bagian item dan total | Deskripsi item atau layanan |
| Tambahkan ketentuan dan uji hasilnya | Bahasa tanggal jatuh tempo dan pembayaran |
Tambahkan informasi bisnis permanen
Tempatkan nama bisnis, logo, alamat, email, telepon, situs web, serta identitas pendaftaran atau pajak yang wajib ada dalam header yang stabil. Gunakan identitas hukum atau perdagangan yang sesuai untuk transaksi tersebut. Jika Anda menjalankan lebih dari satu perusahaan, pertahankan template yang disetujui terpisah untuk masing-masing.
Tambahkan metode pembayaran standar, alamat pengiriman pembayaran, dan informasi kontak ringkas untuk pertanyaan penagihan. Tinjau detail permanen setidaknya setiap kali terjadi perubahan pada rekening bank, registrasi pajak, alamat perusahaan, atau aset merek. Instruksi pembayaran lama dapat menimbulkan penundaan dan risiko keamanan.
- Identitas bisnis dan logo
- Detail kontak dan pendaftaran
- Instruksi pembayaran yang disetujui
- Kontak penagihan standar
Buat bidang transaksi
Sediakan bidang berlabel untuk nomor invoice, tanggal terbit, tanggal jatuh tempo, mata uang, nama dan alamat pelanggan, proyek atau pesanan pembelian, serta periode layanan atau pengiriman. Buat placeholder terlihat jelas dalam template kerja, namun pastikan tidak ada teks placeholder yang muncul di PDF akhir.
Gunakan proses penomoran di luar desain visual agar dua orang tidak dapat membuat nomor yang sama. Tentukan siapa yang menetapkan nomor, bagaimana invoice dibatalkan dicatat, dan apakah setiap profil bisnis menggunakan urutan terpisah sesuai persyaratan setempat.
- Nomor invoice, tanggal penerbitan, dan tanggal jatuh tempo
- Detail tagihan pelanggan
- Referensi proyek, pesanan, dan periode layanan
- Mata uang dan informasi pajak yang berlaku
Bangun bagian item dan total
Gunakan kolom untuk deskripsi, jumlah atau jam kerja, tarif atau harga satuan, pajak jika diperlukan, dan total per baris. Kunci rumus atau biarkan sistem menghitungnya. Sediakan lebar yang cukup untuk deskripsi layanan dan pastikan penyelarasan angka tetap jelas meskipun nilai menjadi besar.
Buat blok total untuk subtotal, diskon, pajak, uang muka, kredit, dan jumlah yang harus dibayar. Uji kasus nol pajak, beberapa tarif pajak jika relevan, diskon, kredit negatif, daftar panjang, dan beberapa halaman. Kasus tepi mengungkap masalah template sebelum klien nyata melihatnya.
- Deskripsi item atau layanan
- Kuantitas, tarif, dan total per baris
- Subtotal, diskon, pajak, dan kredit
- Jumlah akhir yang harus dibayar yang mencolok
Tambahkan ketentuan dan uji hasilnya
Sertakan area syarat pembayaran yang ringkas dan ruang untuk catatan khusus transaksi. Syarat standar harus sesuai dengan perjanjian dan aturan setempat. Hindari teks terlalu kecil atau blok hukum besar yang mengaburkan tindakan pembayaran; lampirkan syarat terperinci secara terpisah jika diperlukan.
Buat invoice sampel untuk layanan singkat, proyek panjang multi-halaman, dan pelanggan dengan detail alamat yang panjang. Tinjau hasil tampilan di ponsel, desktop, cetak, dan PDF. Pocket Invoice menyertakan template profesional yang dapat disesuaikan dengan informasi bisnis dan diekspor sebagai PDF.
- Bahasa tanggal jatuh tempo dan pembayaran
- Ruang untuk catatan dan referensi
- Output yang dapat dibaca di perangkat seluler dan cetak
- Ceklis akhir sebelum setiap pengiriman
Terapkan panduan ini dalam praktik
Templat dan alat untuk alur kerja ini
Gunakan sumber daya yang sesuai dengan pekerjaan yang perlu Anda estimasi, dokumentasikan, atau invoice.
Perpustakaan template invoice profesional
Pilih tata letak industri dan unduh file Word, Excel, atau PDF yang dapat diisi.
Sumber daya terbuka Templat invoiceTemplate invoice Google Docs dan Sheets
Unduh file DOCX atau XLSX untuk diimpor ke Google Docs atau Google Sheets.
Sumber daya terbuka Templat invoiceTemplate invoice Word
Unduh file invoice DOCX yang dapat diedit untuk sebelas industri.
Sumber daya terbukaSumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- GOV.UK: Informasi yang Harus Dimuat dalam InvoiceMendaftar detail permanen dan spesifik transaksi yang harus diakomodasi oleh template invoice yang dapat digunakan kembali.
- Komisaris Bisnis Kecil Inggris: Pastikan Invoice Anda Dapat DibayarMendukung penyederhanaan template sambil menyertakan informasi pembayaran, tanggal jatuh tempo, pesanan pembelian, dan penyelesaian pekerjaan.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang cara membuat template invoice
Bisakah saya membuat template invoice di spreadsheet?
Ya. Lindungi rumus, kendalikan penomoran, uji hasil PDF, dan simpan salinan tidak dapat diedit dari setiap invoice yang dikirim.
Bidang apa yang tidak boleh disalin dari invoice lama?
Pastikan detail klien, nomor invoice, tanggal, item, pajak, kredit, saldo, pesanan pembelian, dan referensi pembayaran diverifikasi untuk setiap transaksi.
Berapa banyak template invoice yang saya butuhkan?
Gunakan set terkecil yang mencakup perbedaan nyata seperti identitas perusahaan, mata uang, bahasa, perlakuan pajak, atau jenis layanan utama.