Una estimación describe el trabajo y precio previstos; una factura solicita el pago del trabajo o hito ya cobrable. Convertir una en otra exige revisar la información, no limitarse a cambiar el encabezado.
Conserva número, versión, aprobación, cambios y prueba del anticipo. Explican por qué la factura coincide, queda por debajo o incluye una diferencia aprobada. La conciliación final evita cobrar dos veces anticipos, hitos o abonos.
Puntos clave
Lo esencial de un vistazo
| Tema | Qué comprobar |
|---|---|
| Confirmar la estimación aprobada | Número y versión del presupuesto aceptado |
| Concilia el trabajo y los cambios aprobados | Entregables y cantidades completados |
| Preparar el cálculo de la factura | Cargos finales desglosados |
| Referenciar y enviar ambos registros | Referencias de factura y estimación |
Confirmar la estimación aprobada
Localiza la versión aceptada por el cliente y confirma el alcance, las cantidades, las tarifas, las hipótesis, las exclusiones, el calendario y la estructura de pagos. No utilices un borrador anterior ni una estimación vencida que no se haya confirmado de nuevo.
Comprueba qué autorizó realmente la aceptación. Algunas estimaciones aprueban el proyecto completo; otras solo autorizan una evaluación, un anticipo, una compra o un hito antes de confirmar el precio restante.
- Número y versión del presupuesto aceptado
- Fecha y método de aprobación registrados
- Alcance e hito autorizados
- Tarifas y estructura de pago acordadas
Concilia el trabajo y los cambios aprobados
Compara cada concepto estimado con el trabajo terminado, las cantidades entregadas, los materiales aceptados y el tiempo facturable. Elimina el trabajo no realizado y sustituye los importes provisionales por cálculos justificados.
Añade trabajo adicional solo cuando haya seguido el proceso de cambios. Indica la orden, la estimación revisada, la aprobación por correo u otro registro aceptado para que el cliente vincule el cargo con una decisión previa.
- Entregables y cantidades completados
- Importe final de mano de obra o servicio
- Sustituciones y cambios aprobados
- Trabajo eliminado o aplazado
Preparar el cálculo de la factura
Crea líneas de factura que correspondan a la visión del proyecto que tiene el cliente. Utiliza descripciones, cantidades, tarifas y totales claros, y calcula después los descuentos e impuestos aplicables según la operación final.
Aplica los anticipos, provisiones, abonos o facturas de hitos anteriores como líneas separadas. El cliente debe ver el cargo bruto, los importes ya pagados o abonados y el saldo exacto que debe ahora.
- Cargos finales desglosados
- Descuentos e impuestos aplicables
- Depósitos y pagos anteriores
- Saldo pendiente actual
Referenciar y enviar ambos registros
Añade el número de factura, la fecha de emisión, el vencimiento, las condiciones de pago y el método aceptado. Indica directamente en la factura el número de la estimación y las aprobaciones de cambios correspondientes.
Cuando el importe final difiera sustancialmente de la estimación, incluye una conciliación breve antes de enviarlo. Conserva la factura y sus registros originales y registra el pago contra la factura sin editar la estimación aceptada.
- Referencias de factura y estimación
- Fecha de vencimiento y método de pago
- Explicación de diferencias importantes
- Historial conservado de aprobaciones y cambios
Fuentes oficiales
Estas referencias respaldan la información normativa. Consulta la página vigente.
- Comisionado británico de pequeñas empresas: facilita el pago de tu facturaRecomienda que el importe coincida con lo acordado y que trabajo y pedido se indiquen con claridad.
- Reglamento Federal de Adquisiciones: tipos de modificaciones contractualesDistingue modificaciones bilaterales negociadas de órdenes unilaterales y otros cambios.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre cómo convertir un presupuesto en factura
¿El total de una factura puede superar el presupuesto?
Puede ocurrir cuando la estimación advertía de la incertidumbre o el cliente aprobó cambios, pero la diferencia debe ajustarse al acuerdo y explicarse antes de convertirse en una sorpresa.
¿Se debe adjuntar el presupuesto a la factura?
Adjúntala o enlázala cuando resulte útil o sea obligatorio. Como mínimo, indica el número de la estimación aceptada para que el cliente pueda localizar el documento original.
¿Qué ocurre con el anticipo en la factura final?
Muestra el anticipo como pago o crédito según el tratamiento acordado y deja saldo claro.