Empieza con el acuerdo, presupuesto o pedido aprobado. La factura debe reflejar lo que realmente se suministró y el precio acordado, incluidos los cambios aceptados.
Un proceso constante reduce errores y facilita la aprobación del cliente. Adapta estos pasos generales a las normas de tu jurisdicción.
1. Identifica el documento y las partes
Indica que se trata de una factura, asigna un número único y añade las fechas de emisión y vencimiento. Utiliza una secuencia coherente para localizar cada documento.
Incluye nombre, dirección, contacto e identificadores fiscales necesarios de empresa y cliente. Añade una referencia de proyecto, pedido o presupuesto cuando ayude a la revisión.
- Título y número de factura
- Emisión y vencimiento
- Datos completos del proveedor
- Datos del cliente y referencia
2. Desglosa y calcula la operación
Crea una línea por producto, servicio, fase o periodo. Escribe descripción, cantidad, unidad y tarifa para que el cliente pueda verificar el cálculo.
Calcula base, descuentos, impuestos, abonos y total en la moneda correcta. Revisa los elementos inusuales aunque la aplicación realice los cálculos.
- Descripción precisa de cada línea
- Cantidad, unidad y precio
- Base, descuentos e impuestos
- Total y moneda
3. Explica el pago, revisa y envía
Indica una fecha concreta, métodos aceptados y datos necesarios para pagar. Anticipos, plazos, descuentos o recargos deben estar acordados y cumplir la normativa.
Comprueba datos, fechas, números, líneas y totales y previsualiza el PDF. Envíalo al destinatario acordado y guarda exactamente esa versión.
- Fecha de vencimiento concreta
- Instrucciones de pago completas
- Revisión del PDF final
- Registro de envío y archivo
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear una factura sin número?
La numeración única es una práctica esencial y puede ser obligatoria. Confirma la secuencia y los requisitos aplicables a tu empresa.
¿Cuándo se debe enviar una factura?
Envíala en el momento acordado, por ejemplo tras la entrega, en un hito del proyecto o al inicio del periodo de facturación.
¿Hay que guardar una copia?
Sí. Conserva la versión enviada y sus documentos de respaldo durante el plazo que exijan las normas contables y fiscales.