Faktur pro forma terlihat mirip dengan faktur, namun umumnya diterbitkan sebelum detail transaksi final lengkap. Penjual menggunakannya untuk mengomunikasikan produk yang diharapkan, jumlah, harga, pengiriman, dan ketentuan agar pembeli dapat menyetujui, mengatur pembiayaan, atau mempersiapkan langkah impor.
Dokumen ini bukan pengganti faktur komersial atau pajak final jika dokumen tersebut diperlukan. Persyaratan dan efek hukum bervariasi, terutama dalam perdagangan internasional. Berikan label yang jelas pada dokumen dan dapatkan nasihat perdagangan atau pajak untuk yurisdiksi yang terlibat.
Poin kunci
Yang perlu diketahui sekilas
| Topik | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Kapan invoice pro forma berguna | Ringkasan transaksi sebelum pengiriman |
| Apa yang harus disertakan | Label jelas “Invoice Pro Forma” |
| Invoice pro forma versus penawaran | Penawaran: ruang lingkup dan harga yang diusulkan |
| Konversi data awal dengan hati-hati | Perbarui setiap bidang sementara |
Kapan invoice pro forma berguna
Dokumen ini dapat mendukung persetujuan internal pembeli, pembayaran di muka, proses bank atau valuta asing, izin impor, atau perencanaan sebelum pengiriman. Dokumen ini juga memberikan ringkasan yang lebih mirip faktur daripada sekadar percakapan penjualan.
Penjual harus menggunakan informasi terbaik yang tersedia sambil menunjukkan apa yang masih bersifat sementara. Tanggal berlaku sangat membantu ketika harga, biaya pengiriman, nilai tukar, atau ketersediaan dapat berubah.
- Ringkasan transaksi sebelum pengiriman
- Persetujuan pembeli atau penganggaran
- Informasi pembayaran di muka
- Perencanaan impor dan logistik
Apa yang harus disertakan
Bidang umum mencakup detail penjual dan pembeli, nomor dan tanggal pro forma, deskripsi produk atau jasa, jumlah, harga satuan, total, mata uang, pajak atau biaya yang diestimasi, ketentuan pembayaran, detail pengiriman, asal, dan masa berlaku.
Untuk barang internasional, sertakan informasi pengiriman dan klasifikasi yang diminta oleh importir, forwarder kargo, bank, atau otoritas. Jangan menyajikan nilai atau kode yang diestimasi sebagai final jika masih memerlukan konfirmasi.
- Label jelas “Invoice Pro Forma”
- Para pihak, item, jumlah, dan nilai
- Mata uang, syarat, dan masa berlaku
- Informasi pengiriman dan perdagangan
Invoice pro forma versus penawaran
Kedua dokumen ini dapat menampilkan harga yang diusulkan sebelum penjualan terjadi. Penawaran sering berfungsi sebagai tawaran untuk ruang lingkup yang telah ditetapkan, sementara faktur pro forma menyajikan detail transaksi dalam format yang lebih mirip dengan faktur final yang diharapkan. Praktik industri dan wording dokumen lebih penting daripada judulnya saja.
Gunakan dokumen yang disyaratkan oleh pembeli dan prosesnya. Hindari mengirim keduanya tanpa menjelaskan hubungan mereka. Rujuk penawaran atau pesanan penjualan ketika faktur pro forma diterbitkan setelahnya.
- Penawaran: ruang lingkup dan harga yang diusulkan
- Pro forma: pernyataan transaksi awal
- Invoice komersial: dokumen penjualan internasional final
- Invoice akhir: permintaan aktual dan catatan akuntansi
Konversi data awal dengan hati-hati
Ketika transaksi selesai, buat faktur final yang diperlukan menggunakan jumlah aktual, pengiriman, harga, pajak, dan tanggal. Jangan hanya mengubah nama PDF awal jika detail telah berubah. Simpan kedua dokumen dan hubungkan mereka dengan referensi.
Konfirmasi bagaimana pembayaran di muka dicatat dan ditampilkan pada faktur final. Pocket Invoice membuat faktur PDF kustom standar; alur kerja pro forma atau komersial khusus mungkin memerlukan bidang tambahan dan tinjauan.
- Perbarui setiap bidang sementara
- Gunakan proses penomoran invoice akhir
- Terapkan uang muka dan kredit secara jelas
- Simpan catatan transaksi yang terkait
Sumber resmi
Referensi ini mendukung informasi regulasi dalam panduan ini. Periksa halaman terkini sebelum membuat keputusan.
- Administrasi Perdagangan Internasional: Dokumen Ekspor UmumMendeskripsikan invoice pro forma sebagai dokumen penawaran yang digunakan sebelum invoice komersial dalam transaksi ekspor.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang apa itu invoice pro forma?
Apakah invoice pro forma dapat dibayarkan?
Dokumen ini mungkin menyediakan informasi untuk pembayaran di muka yang disepakati, namun para pihak harus memahami bagaimana pembayaran tersebut akan muncul pada dokumen transaksi final.
Apakah invoice pro forma memerlukan nomor invoice?
Gunakan referensi yang berbeda, namun jangan sampai membingungkannya dengan urutan terkontrol untuk invoice akhir di mana aturan lokal memperlakukannya secara berbeda.
Apakah invoice pro forma mengikat secara hukum?
Dampaknya bergantung pada kata-kata, perjanjian pendukung, dan hukum setempat. Dapatkan nasihat hukum untuk transaksi spesifik.