La misma actividad puede ser facturable en un encargo y no en otro. Una llamada inicial puede incluirse en una tarifa fija, cobrarse por horas o tratarse como venta. El alcance firmado y las condiciones determinan la clasificación.
No descartes el tiempo no facturable. La administración, las propuestas, las correcciones, la formación y la coordinación interna también consumen capacidad. Medirlas explica por qué una buena tarifa nominal puede dar una tarifa efectiva mucho menor.
Puntos clave
Lo esencial de un vistazo
| Tema | Qué comprobar |
|---|---|
| ¿Qué son las horas facturables? | Trabajo sobre entregables acordados |
| ¿Qué son las horas no facturables? | Preparación de ventas y propuestas |
| Clasificar actividades ambiguas | Comprueba primero el alcance por escrito |
| Usa ambos totales para mejorar los precios | Medir el tiempo total de ejecución |
¿Qué son las horas facturables?
Las horas facturables son el tiempo dedicado a actividades que el cliente aceptó pagar. Algunos ejemplos habituales son la creación de entregables, las reuniones aprobadas, la investigación, la ejecución y las revisiones incluidas en el alcance.
La clasificación debe decidirse según las condiciones del encargo, no mediante una suposición general. Registra la actividad y el resultado para que quien revise pueda ver por qué ese tiempo corresponde al cliente.
- Trabajo sobre entregables acordados
- Reuniones con clientes aprobadas
- Investigación específica del proyecto
- Revisiones o asistencia autorizadas
¿Qué son las horas no facturables?
Las horas no facturables son tiempo de trabajo que no se cobra a un cliente concreto. Suelen incluir marketing, contabilidad, formación profesional, administración general y tiempo dedicado a corregir errores de la propia empresa.
Algunos trabajos no facturables apoyan indirectamente un proyecto del cliente. Asígnalos al proyecto cuando resulte útil, pero márcalos como no facturables para mejorar el análisis de costes sin que aparezcan en la factura.
- Preparación de ventas y propuestas
- Administración general de la empresa
- Formación no solicitada por un cliente
- Corrección de errores internos evitables
Clasificar actividades ambiguas
Las reuniones, los desplazamientos, la comunicación y las revisiones suelen generar dudas. Resuélvelas en la propuesta o contrato indicando qué está incluido, qué se cobra por separado y cuándo hace falta aprobación.
Cuando surja una actividad imprevista, detente y coméntala antes de considerarla facturable. La aprobación escrita evita sorpresas al cliente y protege a la empresa frente a trabajos adicionales sin cobrar.
- Comprueba primero el alcance por escrito
- Aplicar la política de facturación acordada
- Consulta antes de superar los límites incluidos
- Documentar cada excepción aprobada
Usa ambos totales para mejorar los precios
Divide los ingresos del proyecto entre todo el tiempo dedicado a entregarlo, no solo las horas facturadas, para calcular la tarifa horaria efectiva. Así verás si la coordinación, las revisiones o la administración reducen el valor del encargo.
Revisa los patrones de proyectos similares. Quizá necesites un alcance más claro, otra tarifa, un cargo separado para trabajos recurrentes o un proceso más eficiente, en vez de intentar facturar cada actividad interna.
- Medir el tiempo total de ejecución
- Calcular la tarifa efectiva por hora
- Identificar trabajo recurrente no pagado
- Ajustar alcance, proceso o precio
Fuentes oficiales
Estas referencias respaldan la información normativa. Consulta la página vigente.
- SBA de EE. UU.: Punto de equilibrioExplica cómo costes fijos y variables afectan precios, rentabilidad y equilibrio.
- Departamento de Trabajo de EE. UU.: guía de referencia de la FLSADefine las horas trabajadas de los empleados cubiertos y resume los requisitos de registro laboral.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre horas facturables y no facturables
¿Las reuniones con clientes siempre son facturables?
No. Solo se pueden facturar cuando el acuerdo indica que son cobrables o cuando el cliente aprueba el cargo conforme a una política establecida.
¿Las horas no facturables deben aparecer en una factura?
Normalmente no como cargo. Una empresa puede mostrar un concepto incluido con coste cero cuando resulte útil, pero la presentación debe ser clara y estar acordada.
¿Por qué registrar el tiempo en trabajos a precio fijo?
El tiempo total muestra la tarifa efectiva del proyecto, la precisión de la estimación y los costes de ejecución ocultos, aunque al cliente no se le facture por horas.