Ya tienes las horas, pero pasarlas a factura exige escoger el detalle. El cliente necesita entender el cargo sin recibir todas tus notas internas.
Parte del período y el acuerdo, y agrupa las horas para que el cálculo se pueda seguir.
Conciliar el registro de horas
Selecciona los registros del cliente, proyecto y periodo de facturación correctos. Elimina los temporizadores duplicados, completa las descripciones que falten y confirma que todas las actividades incluidas están cubiertas por el acuerdo.
Antes de facturar, comprueba los límites del proyecto, las provisiones, las horas incluidas y las facturas anteriores. El total sin facturar debe representar trabajo nuevo y aprobado, no todo el tiempo registrado desde el inicio.
- Filtrar el periodo de facturación correcto
- Revisa el estado facturable y las aprobaciones
- Eliminar duplicados y solapamientos
- Excluir tiempo facturado anteriormente
Calcular cargos por hora
Multiplica la duración aprobada por la tarifa acordada de cada servicio o función. Aplica de forma coherente el incremento de facturación y la regla de redondeo, suma los totales de las líneas y comprueba los cálculos.
Trata los descuentos, las provisiones, los impuestos y los costes reembolsables como cálculos separados y claramente identificados. No cambies una tarifa por hora en la factura salvo que el cliente ya la haya aceptado.
- Usar la tarifa aceptada
- Aplicar un incremento de tiempo coherente
- Calcular cada línea por separado
- Separa los descuentos, los impuestos y los gastos
Redactar conceptos de factura útiles
Agrupa los registros según el nivel de detalle prometido al cliente. Una línea puede representar un servicio, una fase, una función o un intervalo de fechas, siempre que el cliente entienda qué se entregó.
En cada línea, muestra la descripción, las horas, la tarifa y el importe. Añade el nombre del proyecto y el periodo de servicio, y evita etiquetas imprecisas como «trabajos varios» o bloques de tiempo sin explicar.
- Indica el servicio o la fase del proyecto
- Mostrar horas y tarifa por hora
- Indica el periodo del servicio
- Usar descripciones vinculadas a resultados
Envía y conserva los justificantes
Añade el número de factura, la fecha de emisión, el vencimiento, el método y las condiciones de pago acordadas. Adjunta o enlaza el parte de horas destinado al cliente cuando sea necesario, sin incluir notas internas privadas.
Después de enviar, marca los registros originales con el número de factura y conserva la versión aprobada. Registra el pago contra la factura, sin modificar las horas facturadas para reflejar cuándo llega el dinero.
- Incluir número y condiciones de pago
- Adjuntar la información acordada
- Marcar las horas como facturadas
- Conservar el registro de origen aprobado
Seleccionar período y trabajo aprobado
Confirma facturación semanal, mensual o por hito. Excluye registros ya usados y distingue los pendientes de aprobación o discutidos.
Escribe el período aunque el importe se repita: ayuda a relacionar presupuesto y pagos anteriores.
Calcular tarifas por separado
Cuatro horas de diseño a 220 son 880; 1,5 de reunión a 180 son 270. El subtotal ilustrativo es 1.150 si ambas actividades se acordaron como facturables.
No multipliques todas las horas por una media inexplicada. Separa tareas o personas cuando afecten la tarifa.
| Trabajo | Horas | Tarifa | Importe |
|---|---|---|---|
| Diseño | 4 | 220 | 880 |
| Reunión | 1,5 | 180 | 270 |
| Subtotal antes de impuestos | 5,5 | — | 1.150 |
Convertir minutos correctamente
90 minutos son 1,5 horas. La escritura 1:30 no equivale a 1,30 decimal. Comprueba el formato del programa.
Aplica mínimos y redondeos acordados conservando la duración real pertinente. No elijas la regla al final.
Resumir con un anexo pertinente
Puedes agrupar mantenimiento del mes al mismo precio y detallar fechas en una hoja. Sus sumas deben coincidir.
Incluye solo datos del cliente y excluye notas privadas. Una referencia conecta anexo y factura sin llenar la página principal.
Aplicar fijos y anticipos
Separa cuota fija y horas adicionales aprobadas. Muestra anticipos, créditos y saldo; explica uso y resto de una bolsa según el acuerdo.
No reinicies un saldo prepagado cada mes ni restes varias veces el mismo anticipo. Mantén horas, cargos y crédito relacionados.
Resolver la pregunta concreta
Pide fecha, tarea o tarifa cuestionada y muestra el registro y acuerdo. Corrige errores con historial claro.
Marca horas facturadas y registra pagos para evitar duplicados y recordatorios con saldo antiguo.
Otras preguntas habituales
¿Cuánto detalle de la hoja de horas debe acompañar una factura?
Incluye el detalle exigido y suficiente para verificar el cargo. Mantén privadas notas internas y datos ajenos.
¿Una factura puede incluir varias tarifas por hora?
Sí. Usa líneas por servicio o función y muestra horas y tarifa aceptada.
¿Qué ocurre si las horas superan el presupuesto?
Explica la diferencia y obtén aprobación antes de superar el límite acordado. No sorprendas al cliente incluyendo en la factura final horas adicionales que no haya autorizado.