Una factura por horas debe permitir al cliente comprobar el cargo sin leer todas las notas privadas de trabajo. Vincula tres registros: las condiciones del encargo, el parte de horas aprobado y la factura final.
Termina la revisión antes de crear líneas. Corrige duplicados, confirma estado facturable, tarifas y aprobaciones. Cambiar el origen tras facturar dificulta resolver preguntas. Conserva la versión revisada para rastrear y explicar cualquier corrección.
Puntos clave
Lo esencial de un vistazo
| Tema | Qué comprobar |
|---|---|
| Conciliar el registro de horas | Filtrar el periodo de facturación correcto |
| Calcular cargos por hora | Usar la tarifa aceptada |
| Redactar conceptos de factura útiles | Indica el servicio o la fase del proyecto |
| Envía y conserva los justificantes | Incluir número y condiciones de pago |
Conciliar el registro de horas
Selecciona los registros del cliente, proyecto y periodo de facturación correctos. Elimina los temporizadores duplicados, completa las descripciones que falten y confirma que todas las actividades incluidas están cubiertas por el acuerdo.
Antes de facturar, comprueba los límites del proyecto, las provisiones, las horas incluidas y las facturas anteriores. El total sin facturar debe representar trabajo nuevo y aprobado, no todo el tiempo registrado desde el inicio.
- Filtrar el periodo de facturación correcto
- Revisa el estado facturable y las aprobaciones
- Eliminar duplicados y solapamientos
- Excluir tiempo facturado anteriormente
Calcular cargos por hora
Multiplica la duración aprobada por la tarifa acordada de cada servicio o función. Aplica de forma coherente el incremento de facturación y la regla de redondeo, suma los totales de las líneas y comprueba los cálculos.
Trata los descuentos, las provisiones, los impuestos y los costes reembolsables como cálculos separados y claramente identificados. No cambies una tarifa por hora en la factura salvo que el cliente ya la haya aceptado.
- Usar la tarifa aceptada
- Aplicar un incremento de tiempo coherente
- Calcular cada línea por separado
- Separa los descuentos, los impuestos y los gastos
Redactar conceptos de factura útiles
Agrupa los registros según el nivel de detalle prometido al cliente. Una línea puede representar un servicio, una fase, una función o un intervalo de fechas, siempre que el cliente entienda qué se entregó.
En cada línea, muestra la descripción, las horas, la tarifa y el importe. Añade el nombre del proyecto y el periodo de servicio, y evita etiquetas imprecisas como «trabajos varios» o bloques de tiempo sin explicar.
- Indica el servicio o la fase del proyecto
- Mostrar horas y tarifa por hora
- Indica el periodo del servicio
- Usar descripciones vinculadas a resultados
Envía y conserva los justificantes
Añade el número de factura, la fecha de emisión, el vencimiento, el método y las condiciones de pago acordadas. Adjunta o enlaza el parte de horas destinado al cliente cuando sea necesario, sin incluir notas internas privadas.
Después de enviar, marca los registros originales con el número de factura y conserva la versión aprobada. Registra el pago contra la factura, sin modificar las horas facturadas para reflejar cuándo llega el dinero.
- Incluir número y condiciones de pago
- Adjuntar la información acordada
- Marcar las horas como facturadas
- Conservar el registro de origen aprobado
Fuentes oficiales
Estas referencias respaldan la información normativa. Consulta la página vigente.
- GOV.UK: información que debe incluir una facturaAyuda a mostrar descripción, fechas, importes, impuestos, total y número único.
- Departamento de Trabajo de EE. UU.: registro de horasOfrece registros de horas, tarifas, ingresos y periodo para verificar cálculos.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre cómo facturar las horas trabajadas
¿Cuánto detalle de la hoja de horas debe acompañar una factura?
Incluye el detalle exigido y suficiente para verificar el cargo. Mantén privadas notas internas y datos ajenos.
¿Una factura puede incluir varias tarifas por hora?
Sí. Usa líneas por servicio o función y muestra horas y tarifa aceptada.
¿Qué ocurre si las horas superan el presupuesto?
Explica la diferencia y obtén aprobación antes de superar el límite acordado. No sorprendas al cliente incluyendo en la factura final horas adicionales que no haya autorizado.