Esta guía se centra en la conservación de registros federales de EE. UU. para trabajadores por cuenta propia. Los requisitos estatales, locales, internacionales, laborales, de licencias, subvenciones, contratos o sectoriales pueden exigir documentos distintos o plazos más largos.
Un sistema de registros puede ser físico o electrónico si muestra claramente ingresos y gastos y conserva las pruebas exigidas. Esta información es educativa, no una decisión de conservación ni una recomendación fiscal individual.
Puntos clave
Lo esencial de un vistazo
| Tema | Qué comprobar |
|---|---|
| Registros de ingresos y clientes | Facturas y registros de ventas |
| Registros de gastos y finalidad empresarial | Recibo detallado y justificante de pago |
| Activos, pagos fiscales y declaraciones | Justificantes de compra y mejora de activos |
| Elige controles de conservación y almacenamiento | Conservación vinculada a la finalidad de cada registro |
Registros de ingresos y clientes
Conserva facturas, recibos, informes del procesador, depósitos bancarios, contratos y extractos de clientes que identifiquen el origen y el importe de los ingresos. Concílialos para no confundir depósitos, comisiones, reembolsos y transferencias.
Conserva los formularios 1099 y otras declaraciones informativas, pero no supongas que contienen todos los ingresos. Los libros deben reflejar todos los ingresos declarables conforme a las normas, incluidos los no mostrados en un formulario.
- Facturas y registros de ventas
- Extractos bancarios y del procesador
- Contratos, abonos y reembolsos
- Formularios 1099 y conciliaciones
Registros de gastos y finalidad empresarial
Conserva recibos detallados, facturas, extractos, cheques cancelados, informes de gastos y justificantes de pago. Registra la fecha, el importe, el proveedor, la categoría, la finalidad empresarial y, cuando corresponda, el cliente o proyecto.
Algunos gastos requieren datos adicionales, como kilometraje, finalidad del viaje, participantes, uso empresarial o reparto entre actividad personal y profesional. Utiliza las directrices vigentes del IRS para ese concepto, no solo el recibo.
- Recibo detallado y justificante de pago
- Finalidad empresarial y categoría
- Datos de kilometraje y desplazamientos
- Distribución personal y empresarial
Activos, pagos fiscales y declaraciones
Para equipos, vehículos y otros activos, conserva registros de compra, mejoras, depreciación, uso empresarial, venta y disposición. Pueden seguir siendo relevantes después del año de compra porque respaldan la base y cálculos posteriores.
Conserva confirmaciones de impuestos estimados, pagos de prórrogas, declaraciones presentadas, anexos, elecciones, rectificaciones, avisos y correspondencia. Guarda la copia final presentada y los registros usados para prepararla, no solo un borrador del software.
- Justificantes de compra y mejora de activos
- Registros de depreciación y uso empresarial
- Pagos de impuestos estimados y otros
- Declaraciones presentadas, notificaciones y rectificaciones
Elige controles de conservación y almacenamiento
El IRS indica que la conservación depende de la acción, gasto o hecho documentado y que los registros deben guardarse mientras sean necesarios para demostrar ingresos o deducciones. Los registros laborales, de activos y otros pueden tener plazos distintos.
Aplica un calendario documentado tras consultar a las autoridades pertinentes y revisar los asuntos abiertos. Protege los identificadores fiscales y datos financieros con controles de acceso, copias fiables y un proceso que mantenga legibles los registros durante todo el plazo.
- Conservación vinculada a la finalidad de cada registro
- Un plazo mayor para activos cuando sea necesario
- Acceso restringido y almacenamiento seguro
- Proceso probado de copia de seguridad y recuperación
Fuentes oficiales
Estas referencias respaldan la información normativa. Consulta la página vigente.
- Registros del IRS para pequeñas empresasExplica los registros necesarios para ingresos, gastos, activos y nóminas.
- Publicación 583 del IRS: iniciar una empresa y conservar registrosOfrece orientación federal sobre libros, justificantes, periodos y conservación para nuevas empresas.
- Instrucciones del Anexo C del IRSIdentifica ingresos, costes y gastos que los autónomos declaran en el Anexo C.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre los registros fiscales que deben conservar los autónomos
¿Los extractos bancarios bastan para justificar gastos de autónomos?
Muestran la actividad de pago, pero quizá no indiquen qué se compró ni su finalidad empresarial. Conserva recibos detallados y otros justificantes cuando sea necesario.
¿Los autónomos deben conservar las facturas después del pago?
Sí. Las facturas identifican ingresos, actividad, créditos y conciliación y respaldan importes.
¿Cuánto tiempo debe conservar sus registros fiscales un autónomo?
Depende de lo que acredite cada registro y de las normas federales, estatales, locales y demás disposiciones aplicables. Consulta las directrices vigentes de la autoridad competente para ese documento.